agendapunt 10 (rechtmatigheidsverantwoording).pdf
Een raadslid stelde op 22 december 2022 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Woudenberg.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Beantwoording vragen SGP-fractie over agendapunt 11 (rechtmatigheidsverantwoording) Raadscommissievergadering van: 06 – 12 – 2022 Om een vlotte verwerking van alle vragen van alle fracties mogelijk te maken, hebben wij bij het invullen van dit format de volgende verzoeken: Wilt u a.u.b. gebruik maken van dít format en dit format NIET aanpassen door bijv. kolommen toe te voegen Levert u de vragen a.u.b. zo beknopt mogelijk aan | in lettertype Verdana 9 | a.u.b. één vraag per rij Gebruikt u a.u.b. voor ieder agendapunt een afzonderlijk formulier, zodat wij de vragen & antwoorden later bij het desbetreffende agendapunt kunnen opslaan Vraag
Antwoord
In hoeverre houdt de accountant toezicht op de naleving (proces) van het interne controleplan en het controleprotocol en in hoeverre beoordeeld de accountant de uitkomsten van deze (V)IC?
Onze accountant heeft het interne controleplan en het controleprotocol beoordeeld en waar nodig aangevuld. De naleving en de uitkomsten hiervan neemt de accountant mee bij de interim controle en de jaarrekeningcontrole.
Er wordt een verantwoordingsgrens van 1% op de totale lasten in de begroting voorgesteld. Is het gebruikelijk zuiver dit criterium te handteren zonder een aanvullend relatief of absoluut criterium op individuele fouten/onzekerheden?
Het is gebruikelijk dat alle gemeenten een verantwoordingsgrens hanteren van 1% of hoger. Als gemeente wil je altijd onrechtmatigheden en onzekerheden tot een minimum beperken. Nu de verantwoordelijkheid bij het college ligt is het vooral van belang dat indien onrechtmatigheden of onzekerheden zich voordoen dat hierover transparant wordt gerapporteerd en wordt gekeken hoe dit in het vervolg kan worden voorkomen.
Pagina 12 van het interne controleplan geeft de meest materiële processen en het bijbehorende risicoprofiel aan. Wat zijn de belangrijkste factoren die een rol spelen in de totstandkoming van het risicoprofiel?
De hoogte van de geldstromen en de manier waarop deze processen zijn ingericht.
Het risicoprofiel is afgestemd met de accountant.
In het interne controleplan is een beoordeling gemaakt van het risicoprofiel van de meest materiële processen. Welke beheersingsmaatregelen worden toegepast bij ambtenaren die zowel VIC als proceseigenaar van één of meerdere materiële processen zijn?
Indien van een materieel proces de VIC ook proceseigenaar is dan zal intern gekeken worden of een andere interne controlefunctionaris aanvullende controles kan doen.
Indien dit niet lukt dan zal de accountant aanvullende controles doen bij dat betreffende proces.
In het interne controleplan wordt met name aandacht geschonken aan de hard controls. Op welke wijze worden soft controls (cultuur, houding, gedrag) ook daadwerkelijk toegepast, verbeterd en getoetst?
De rapportages over de bevindingen bij de interne controles gaan naar de directie.
Indien bepaalde bevindingen raakvlak hebben met de softcontrols dan wordt dit besproken met de directie en waar nodig opgepakt.
Is het mogelijk een track-changes of compare van de huidige versus nieuwe financiële verordening te ontvangen?
In het raadsvoorstel is aangegeven dat we de oude financiële verordening erbij zouden voegen om deze te kunnen vergelijken met de nieuwe. Helaas hebben we
Vraag
Antwoord
verzuimd deze mee te sturen naar de raad. Dit zullen we alsnog doen.
Het lukt ons niet om op korte termijn een overzicht van de wijzigingen in het document te verstrekken.
Art. 11 financiële verordening
a) Hoe vaak wordt de kostprijsberekening gemaakt zoals bedoeld in lid 1 en waar is dat vastgelegd?
b) In lid 1 wordt gesteld dat alleen indirecte kosten die rechtstreeks samenhangen met de verleende diensten kunnen worden toegerekend.
Klopt het dat hieronder geen overhead verstaan wordt?
c) In lid 6 wordt, als vervolg op voorgaande vraag, gesteld dat overheadkosten wel (met in achtneming van een aantal uitsluitingen) kunnen worden toegerekend. Hoe dient dit geïnterpreteerd te worden in vergelijking met lid 1?
d) Begrijpen we het goed dat de activiteiten uit lid 4 en lid 5 reeds direct geadministreerd worden op een bepaald product en het ‘restant’ overhead wat daar niet onder valt percentueel wordt toegerekend?
a) Heel weinig.
b) Klopt. Overhead zit verwerkt in de loonkosten die weer vallen onder de directe kosten.
c) Bij activiteiten onder lid 6 is het vaak lastig kosten toe te rekenen die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleenden diensten.
Daarom wordt daar dan gewerkt met een percentage van de totale loonkosten.
d) Nee. Restant overhead mag niet worden toegerekend aan de activiteiten uit lid 4 en lid 5.
Bron: raadsinformatie van de gemeente Woudenberg (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.