organisatie evenementen .pdf
Een raadslid stelde op 23 november 2023 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Woudenberg (5 vragen).
In het kort
5 vragen en wat het college antwoordt
- De organisaDe van Haantjesdag geeE o.a. aan dat zij vaak verrast worden met nieuwe voorwaarden in de verleende vergunning. → 2.
- Van de organisatorcommissie vernemen wij dat zij zelf geacht worden afspraken te maken met de marktlui over de standplaatsen en het Djdig ontruimen van de standplaatsen. → Dit is geen taak voor de organisaDe.
- Volgens het Evenementenbeleid is het mogelijk, onder voorwaarden, om voor jaarlijks terugkerende evenementen een meerjaren vergunning te verlenen (maximaal 5 jaar). → Het vergt voor zowel de gemeente als de organisatoren, minder capaciteit.
- Financiële aspecten: Voor de behandeling van een evenement zet de gemeente medewerkers en middelen in. → We kunnen hiermee het organiseren van deze Woudenbergse evenementen sDmuleren.
- Gebruik gemeentelijke materialen; Volgens het Evenementenbeleid kan er door organisatoren van Woudenbergse evenementen gebruik worden gemaakt van verkeersborden… → Is het mogelijk dat de gemeente deze kosten voor onze Woudenbergse evenementen op een andere wijze financieel verrekend (bv subsidie), zonder de organisatoren hiermee te belasten?
Overgenomen uit de brief van het college; hieronder staan de volledige vragen en antwoorden.
Aanleiding
Woudenberg, 11-10-2023 Er bereiken ons klachten van een organisator van een aantal Woudenbergse evenementen.
Het gaat hierbij o.a. over het traject m.b.t. de vergunning verlening, het weinig meedenken van de ambtenaren met de organisatoren, het onvoldoende nakomen van eerder gemaakte afspraken over de standplaatsen van de markt en het onvoldoende meewerken van de marktkooplui. Wij hebben de volgende vragen aan het college:
Vragen en antwoorden
Vraag 1
De organisaDe van Haantjesdag geeE o.a. aan dat zij vaak verrast worden met nieuwe voorwaarden in de verleende vergunning. Volgens het huidige Evenementenbeleid wordt bij categorie B evenementen alDjd een mulDdisciplinair vooroverleg georganiseerd, waarbij ook de organisator wordt uitgenodigd. Kan het college verklaren waarom organisatoren dan toch verrast worden met nieuwe voorwaarden in de vergunning?
Antwoord van het college
2. Organisatoren geven aan dat de huidige ambtenaren naar eigen zeggen niet bekend zijn met eerder gemaakte afspraken met b.v. wethouder Vlam en inmiddels vertrokken andere medewerkers m.b.t. de marktstandplaatsen.
Het gaat b.v. om het feit dat de zaterdagmarkt “ secondair” is aan de evenementen.
De evenementen als b.v. Haantjesdag en de zomermarkten hebben voorrang m.b.t. de marktstandplaatsen.
Volgens onze informaDe biedt onderstaand arDkel uit de Beleidsregels standplaatsen Woudenberg 2020 voldoende duidelijkheid: “ Tijdens evenementen mag een standplaats waarvoor een vergunning is verleend, niet worden ingenomen, als de evenementen en/of acDviteiten plaatsvinden op de betreffende locaDe”.
1. Is het college het met ons eens dat de organisatoren van evenementen voorrang hebben Djdens hun vergunde evenementen? Zo ja, wilt u dit dan ook delen met de beleidsambtenaren?
Vraag 2
Van de organisatorcommissie vernemen wij dat zij zelf geacht worden afspraken te maken met de marktlui over de standplaatsen en het Djdig ontruimen van de standplaatsen. Is het college het met ons eens dat de gemeente bij ieder vergund evenement in overleg moet treden met de marktlui?
Antwoord van het college
Dit is geen taak voor de organisaDe. Zie hiervoor ook lid 2 en 3 van arDkel 9? De gemeente moet de Beleidsregels handhaven.
Vraag 3
Volgens het Evenementenbeleid is het mogelijk, onder voorwaarden, om voor jaarlijks terugkerende evenementen een meerjaren vergunning te verlenen (maximaal 5 jaar). Maakt de gemeente geen gebruik van deze mogelijkheid?
Antwoord van het college
Het vergt voor zowel de gemeente als de organisatoren, minder capaciteit. De organisaDe geeE aan dat zij nu jaarlijks een vergunning moeten aanvragen.
Vraag 4
Financiële aspecten: Voor de behandeling van een evenement zet de gemeente medewerkers en middelen in. Deze kosten worden soms in rekening gebracht bij de organisatoren. Dit geld ook voor te betalen leges. Is het mogelijk dat de gemeente deze kosten voor onze Woudenbergse evenementen op een andere wijze financieel verrekend (bv subsidie), zonder de organisatoren hiermee te belasten?
Antwoord van het college
We kunnen hiermee het organiseren van deze Woudenbergse evenementen sDmuleren.
Vraag 5
Gebruik gemeentelijke materialen; Volgens het Evenementenbeleid kan er door organisatoren van Woudenbergse evenementen gebruik worden gemaakt van verkeersborden, hekwerken, marktkramen en een noodaggregaat die aanwezig zijn op de gemeentewerf. Voor het gebruik van deze materialen wordt huur/leges in rekening gebracht. Is deze mogelijkheid bekend bij alle organisatoren?
Antwoord van het college
Is het mogelijk dat de gemeente deze kosten voor onze Woudenbergse evenementen op een andere wijze financieel verrekend (bv subsidie), zonder de organisatoren hiermee te belasten? We kunnen hiermee het organiseren van deze evenementen sDmuleren.
6. Evenementenkalender; volgens het Evenementenbeleid worden alle evenementen opgenomen in een Evenementenkalender. Deze wordt op de website van de gemeente geplaatst. Deze kalender is niet volledig en geeE maar een beperkt aantal evenementen weer.
7. Kermis; Djdens een kermis wordt er van de organisaDe verwacht dat er gedurende de openingsDjden van de kermis alDjd iemand van de organisaDe aanwezig is op de kermis. U zult begrijpen dat dit erg belastend is voor vrijwilligers. Volgens het Evenementenbeleid worden er Djdens het evenement controles uitgevoerd door de BOA en waar nodig de poliDe. Zij kunnen eventueel handhavend optreden. Is het college het met ons eens dat dit geen taak kan zijn voor de organisaDe en dat de aanwezigheid van de organisator gedurende de openingsDjden van de kermis niet uitvoerbaar is?
Wij zien graag de antwoorden tegemoet van het college.
Bekijk de brief: 09.a Schriftelijke vragen GBW fractie over organisatie evenementen .pdf
Bron: raadsinformatie van de gemeente Woudenberg (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.