Jaarstukken 2022 en concept-begroting 2024 ECAL

Vraag 1

Gezien de getallen, neem ik aan dat het over 2024 gaat? In dat geval zijn er waarschijnlijk typefouten gemaakt, er staat een aantal keren 2023 genoemd.

Antwoord van het college

Er zijn in het kader van de voorbereiding diverse aanpassingen van de begroting gepasseerd, mogelijk dat daar jaartallen zijn blijven staan. Wij zullen hier het Erfgoedcentrum op attenderen Vraag:

De bijdrage van de provincie is jaarlijks structureel € 110.000.

Vraag 2

Kunnen hier nog extra baten worden verkregen, in plaats van alleen maar de bijdrage van de deelnemende gemeentes verhogen?

Antwoord van het college

De Achterhoekse gemeenten hebben in 2011 gekozen voor toetreding tot de GR Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers om gezamenlijk een aantal taken uit te voeren nl.

a. het overeenkomstig de Archiefwet beheren, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van archiefbewaarplaatsen van de deelnemende overheidslichamen;

b. het toezicht door de streekarchivaris op het beheer van de niet naar de centrale archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de deelnemers als hiervoor genoemd onder a.;

c. het in stand houden en bevorderen van het cultureel erfgoed in het gebied van de Achterhoek en de Liemers in de ruimste zin van het woord.

De bijdragen, door de gezamenlijke deelnemers betaald hebben betrekking op de wettelijke taken genoemd onder a. en b.

Een alternatief zou zijn, dat alle gemeenten zelf die taak op zich gaan nemen. In de praktijk betekent dit dan dat geïnvesteerd moet worden in een eigen archiefbewaarplaats, die voldoet aan alle wettelijke eisen en investering in een bezoekersruimte en hiertoe gespecialiseerd personeel. Door de wettelijke taken te bundelen bij het Erfgoedcentrum wordt expertise en kennis gebundeld. Bovendien is het Erfgoedcentrum specifiek toegerust op het ontvangen van bezoekers.

Pagina 1 van 2

 De bijdrage van de provincie betreft grotendeels de streektaal gebonden activiteiten van het Erfgoedcentrum en is geen onderdeel van een bijdrage in de wettelijke taken.

Overigens genereert het Erfgoedcentrum extra inkomsten door lezingen, boekpublicaties, maar ook door archiefinspectietaken voor derden te verrichten.

Tot slot wordt nog gekeken naar de mogelijkheden tot het terugschroeven van de energielasten door de aan- en uitschakeltijden van het klimaatsysteem te bezien.

Fractie D66 We lezen dat de hoogte van de bijdragen in principe voor 4 jaar (2023-2026) waren vastgezet. De afgelopen periode heeft uitgewezen dat de kosten – met name energiekosten vanaf eind 2022 en loonkosten vanaf 2023 - dusdanig zijn gestegen, dat het Dagelijks Bestuur heeft moeten besluiten tot een aanpassing van de conceptbegroting 2024. De meterprijs wordt berekend over het aantal meters papieren archief dat de betreffende gemeente in beheer heeft - c.q. volgens de bepalingen in de Archiefwet zou moeten hebben

- bij het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers.

Vraag:

1. In hoeverre zorgt deze ontwikkeling ervoor dat versnelt wordt overgeschakeld op een digitaal archief, dan wel versnelde digitalisering van het papieren archief?

Antwoord:

Er wordt op dit moment gewerkt aan een overdracht van de archiefbescheiden tot en met 2004 (jaar herindeling), waarbij nog een keer een schoningsslag zal plaatsvinden op te vernietigen documenten.

We spreken op dit moment over de fysieke archieven tot en met 2004 (archieven van de voormalige gemeenten Aalten en Dinxperlo tot de herindeling). De verschijningsvorm van deze archieven is van oorsprong fysiek en de opbouw is anders van structuur. Het is veelal dan ook uniek materiaal (denk bijvoorbeeld aan blauwdrukken van tekeningen), waarbij de vorm vanuit historisch oogpunt van belang is.

Verder betekent digitalisering niet – in dit geval – dat het papier vernietigd mag worden. Wel digitaliseert het Erfgoedcentrum de inventarissen van de aanwezige collecties, bezoekers en geïnteresseerden kunnen hier via de website van het Erfgoedcentrum kennis van nemen.

Bezoekers kunnen voor historisch onderzoek terecht in de studiezaal van het Erfgoedcentrum, kennisnemen van de dossiers in hun volledigheid en zelf bepalen of ze een scan willen ontvangen of zelf een foto of scan maken van hetgeen ze willen ontvangen.

De gemeente werkt in principe vanaf 2017 grotendeels digitaal, dat betekent dat er weinig of geen fysieke dossiers meer gevormd worden. Het aantal fysieke meters archiefbestand neemt dan ook sterk af.

Daarnaast wordt op dit moment gewerkt aan een vervangingsbesluit, waarbij de uitkomst is, dat toekomstig de inkomende fysieke bescheiden worden vernietigd, na digitalisering en opname in het zaaksysteem.

De overdracht zal toekomstig plaatsvinden in een e-depot (digitale archiefbewaarplaats). Wij verwachten dat in de komende jaren opnieuw gesproken gaat worden over de bijdrage, immers het aantal strekkende meters wordt niet meer, maar er komt een digitale opslagvorm voor terug.

Vraag:

2. De energiekosten zijn door de energiecrisis veel hoger dan oorspronkelijk begroot, maar kunnen zich ook wéér voor 2025 genormaliseerd hebben. Een structurele verhoging voor 2025 en 2026 is derhalve voorbarig, wordt gesteld. Wanneer mag de raad hierover uitsluitsel verwachten, wanneer zij nu akkoord gaat met deze begrotingswijziging?

Antwoord:

Het issue t.a.v. de energielasten speelt voor 2024. Wij geven voor de begroting 2025 en 2026 aan dat de kostenfactor m.b.t. de energielasten in het voorjaar van 2025 opnieuw in een nieuwe conceptbegroting aan de orde dient te komen. Deze zal voorjaar 2024 worden aangeboden

De volgende stukken zijn voor u bijgevoegd: n.v.t.

Pagina 2 van 2

 Fractie D66 Schriftelijke vragen ECAL

We lezen dat de hoogte van de bijdragen in principe voor 4 jaar (2023-2026) waren vastgezet. De afgelopen periode heeft uitgewezen dat de kosten – met name energiekosten vanaf eind 2022 en loonkosten vanaf 2023 - dusdanig zijn gestegen, dat het Dagelijks Bestuur heeft moeten besluiten tot een aanpassing van de conceptbegroting 2024. De meterprijs wordt berekend over het aantal meters papieren archief dat de betreffende gemeente in beheer heeft - c.q. volgens de bepalingen in de Archiefwet zou moeten hebben

- bij het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers.

1. In hoeverre zorgt deze ontwikkeling ervoor dat versneld wordt overgeschakeld op een digitaal archief, danwel versnelde digitalisering van het papieren archief?

2. De energiekosten zijn door de energiecrisis veel hoger dan oorspronkelijk begroot, maar kunnen zich ook wéér voor 2025 genormaliseerd hebben. Een structurele verhoging voor 2025 en 2026 is derhalve voorbarig, wordt gesteld. Wanneer mag de raad hierover uitsluitsel verwachten, wanneer zij nu akkoord gaat met deze begrotingswijziging?

 Schriftelijke vragen CDA fractie Onderwerp: begroting en jaarstukken ECAL Datum: 30-8-2023

De CDA fractie heeft de volgende vragen over de begroting en jaarstukken ECAL:

Concept programmabegroting 2024 pagina 16, er wordt gesproken over 2023 en 2024. 1.

Gezien de getallen, neem ik aan dat het over 2024 gaat? In dat geval zijn er waarschijnlijk typefouten gemaakt, er staat een aantal keren 2023 genoemd.

De bijdrage van de provincie is jaarlijks structureel € 110.000. 2.

Kunnen hier nog extra baten worden verkregen, in plaats van alleen maar de bijdrage van de deelnemende gemeentes verhogen?

CDA fractie Aalten-Dinxperlo Jelle Polman