Raadsmededeling 79-2022 beantwoording vragen D66 fractie voorstel Begroting 2023 en Jaarstukken 2021 ECAl.pdf
Een raadslid stelde op 21 juni 2022 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Aalten.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Raadsmededeling openbaar Nummer Datum B&W datum Beh. Ambtenaar Portefeuillehouder Onderwerp
: : : : : :
79-2022 23 mei 2022 J.M. Disveld T.M.M. Kok Beantwoording vragen D66 fractie voorstel begroting 2023 en Jaarstukken 2021 ECAL
Aanleiding:
Fractie D66 vragen Voorstel Begroting 2023 en jaarstukken 2021 ECAl.
Collegebesluiten, Kanttekening:
Papieren archieven worden nauwelijks meer gevormd, digitale documenten en archieven worden leidend. Dit betekent dat er naast de bestaande fysieke archiefbewaarplaats ook een digitale archiefbewaarplaats moet worden ingericht in de vorm van een E-depot. Dit betekent overigens niet dat de huidige fysieke archieven ook worden gedigitaliseerd. De aard van deze soms unieke historische documenten leent zich hier niet toe.
De toekomstige digitale archieven zullen overigens wel volledig kunnen worden geraadpleegd door burgers door de opname en ontsluiting vanuit het E-depot. In de AB vergadering van 21 april jl. is besloten dat door het Erfgoedcentrum een E-depot visie wordt opgesteld. Nadere rapportage volgt zodra de consequenties helder zijn.
Inhoud mededeling:
• Hoe en wanneer wordt de raad geïnformeerd over de visie voor de digitale archivering bij ECAL?
Het Ecal heeft een e-depot ingericht, voor de opname en bewaring van digitale dossiers. In de toekomst zullen er geen fysieke dossiers meer worden gevormd. Dit zal de toekomst zijn Op dit moment wordt via pilot trajecten met gemeenten getest.
Er zijn nog best veel vragen over het gebruik en inrichting van het e-depot bij de deelnemende gemeenten. Daarom is In de vergadering van het Algemeen Bestuur van het Ecal van 21 april jl. afgesproken dat eind dit jaar een e-depot visie wordt opgesteld
• Heeft de ECAL voldoende digitale expertise voor het complexe terrein van digitale archivering?
In het personeelsbeleid van het Erfgoedcentrum wordt bij herinvulling van vacatures rekening gehouden met de wijzigende werkzaamheden op gebied van digitale informatievoorziening.
●
Ook twintig jaar geleden, in 2002, werd er al digitaal gewerkt. Vanaf welk jaar zijn er digitale archieven beschikbaar die gearchiveerd moeten worden bij de ECAL?
Pagina 1 van 2
Een gemeente kan digitale archieven overbrengen na het nemen van een besluit, waarbij wordt vastgelegd dat fysieke documenten na ontvangst, digitalisering en opname in een zaaksysteem, worden vernietigd en dat het digitale document leidend wordt. De digitale archivering begint rond 2015/2016 na de invoering van het zaaksysteem in onze gemeente.
Het vervangingsbesluit archieven gemeente Aalten zal naar verwachting dit jaar worden vastgesteld. Tot die tijd werkt de gemeente formeel nog niet digitaal, alhoewel er wel digitale archieven worden gevormd. In overleg met het Ecal zullen we de te bewaren digitale dossiers in het e-depot laten opnemen.
Voor overbrenging en openbaarheid geldt op dit moment nog steeds een termijn van 20 jaar.
Naar verwachting zal bij de invoering van de nieuwe Archiefwet (2024) deze termijn verkort worden.
●
Houdt de streekarchivaris reeds toezicht op de digitale archieven van de deelnemende gemeenten?
Ja de archivaris doet dit vanuit de rol als toezichthouder op alle archieven, dus ook de digitale en houdt een jaarlijkse inspectieronde op basis van Kritische Prestatie Indicatoren. Voor het jaar 2021 wordt hierbij aandacht gevraagd voor het vernietigen van digitale archiefbescheiden. De rapportage komt na de zomervakantie richting de raad.
●
Er wordt gesteld dat de huidige fysieke archieven niet worden gedigitaliseerd. Is dit wel een houdbare strategie naar de toekomst toe? ○ Is er bijvoorbeeld een selectie te maken van archiefstukken met een hoge interesse waarde? ○ En/of kunnen papieren stukken gedigitaliseerd worden op basis van individuele verzoeken?
De Archiefwet 1995 stelt dat archiefbescheiden na 20 jaar worden overgedragen aan het Erfgoedcentrum. Per definitie worden de stukken dan openbaar en voor eenieder toegankelijk.
Op dit moment wordt gewerkt aan de overdracht van de daarvoor in aanmerking komende archieven van de voormalige gemeenten Aalten en Dinxperlo aan het Erfgoedcentrum.
Geïnteresseerden kunnen dan stukken opvragen bij het Erfgoedcentrum of zelf inzien via de studiezaal, die geopend is. Op dit moment loopt dit nog via de gemeente.
Op verzoek worden stukken nu reeds gedigitaliseerd en toegezonden. Een goed voorbeeld hiervan is het op verzoek verstrekken van bouwvergunningen, dit gebeurt digitaal.
De reden dat niet is gekozen voor volledige digitalisering van alle aanwezige fysieke archieven is dat dit gepaard gaat met hoge kosten, terwijl na digitalisering de fysieke bestanden bewaard moeten blijven, omdat ze niet vallen onder het vervangingsregime. We blijven dus voor deze archiefonderdelen een bijdrage aan het Erfgoedcentrum betalen voor opslag en bewaring.
Pagina 2 van 2
Fractie D66 vragen Voorstel Begroting 2023 en jaarstukken 2021 ECAl.
Collegebesluiten, Kanttekening:
Papieren archieven worden nauwelijks meer gevormd, digitale documenten en archieven worden leidend. Dit betekent dat er naast de bestaande fysieke archiefbewaarplaats ook een digitale archiefbewaarplaats moet worden ingericht in de vorm van een E-depot. Dit betekent overigens niet dat de huidige fysieke archieven ook worden gedigitaliseerd. De aard van deze soms unieke historische documenten leent zich hier niet toe.
De toekomstige digitale archieven zullen overigens wel volledig kunnen worden geraadpleegd door burgers door de opname en ontsluiting vanuit het E-depot. In de AB vergadering van 21 april jl. is besloten dat door het Erfgoedcentrum een E-depot visie wordt opgesteld. Nadere rapportage volgt zodra de consequenties helder zijn.
Vragen
● Hoe en wanneer wordt de raad geïnformeerd over de visie voor de digitale archivering bij ECAL?
● Heeft de ECAL voldoende digitale expertise voor het complexe terrein van digitale archivering?
● Ook twintig jaar geleden, in 2002, werd er al digitaal gewerkt. Vanaf welk jaar zijn er digitale archieven beschikbaar die gearchiveerd moeten worden bij de ECAL?
● Houdt de streekarchivaris reeds toezicht op de digitale archieven van de deelnemende gemeenten?
● Er wordt gesteld dat de huidige fysieke archieven niet worden gedigitaliseerd. Is dit wel een houdbare strategie naar de toekomst toe? ○ Is er bijvoorbeeld een selectie te maken van archiefstukken met een hoge interesse waarde? ○ En/of kunnen papieren stukken gedigitaliseerd worden op basis van individuele verzoeken?
Bron: raadsinformatie van de gemeente Aalten (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.