Raadsmededeling 94-2022 beantwoording vragen CDA fractie voorstel Begroting 2023 en Jaarstukken 2021 ECAL.pdf

Vraag 1

Heeft de controlerend accountant een accountantsverslag uitgebracht? a. Zo ja, wat wordt door de controlerend accountant beschreven over mogelijke risico’s ten aanzien van ICT (beveiliging, capaciteit, expertise, etc.)? b. Zo nee, heeft de controlerend accountant op andere wijze gecommuniceerd over mogelijke risico’s ten aanzien van ICT (beveiliging, capaciteit, expertise, etc.)?

Antwoord van het college

Het accountantsverslag is opgenomen in de definitieve jaarrekening, die bij de stukken is gevoegd. Het verslag is een controle op het gevoerde financiële beleid van het Erfgoedcentrum over het jaar 2021.

De beschreven risico’s zijn niet in het verslag meegenomen. Her Erfgoedcentrum maakt onderdeel uit van de ICTsamenwerking, waar ook de beveiligingsstrategie is belegd.

Mogelijke risico’s /consequenties t.a.v. capaciteit, expertise etc. zijn onderdeel van de ontwikkelingen voor de komende jaren. Het Erfgoedcentrum brengt aan het eind van het jaar een visienotitie uit op de (door) ontwikkeling van het e-depot. Wij hebben erop aangedrongen dat hierin ook de componenten personeelscapaciteit, inclusief expertise in wordt meegenomen.

Concept programmabegroting 2023 en meerjarenbegroting 2023-2026:

b. Pagina 9, tabel passiva → er staat ‘totaal activa’. Moet dit niet ‘totaal passiva’ zijn?

c. Pagina 14, paragraaf ‘risico’s’ → “Er zijn op dit moment een tweetal posten die meer zekerheid met zich meebrengen dan voorheen”. Moet het woord ‘zekerheid’ niet het woord ‘onzekerheid’ zijn?

Antwoord:

Wij nemen beide opmerkingen mee naar het Erfgoedcentrum t.b.v. de Algemeen Bestuursvergadering van 16 juni a.s., waarin de definitieve vaststelling van de begroting geagendeerd staat op basis van de al of niet ingediende zienswijzen van de deelnemende gemeenten.

Notitie nadere toelichting concept meerjarenbegroting 2023-2026:

d. Wat is de huidige omvang van de aanwezige digitale dossiers van de deelnemende gemeenten?

e. Wat is de verwachte omvang van de digitale dossiers van de deelnemende gemeenten voor de komende jaren?

Antwoord:

Op dit moment is het aandeel digitale dossiers minimaal. Veel gemeenten hebben nog geen digitale dossiers overgedragen. Dit heeft te maken met het feit dat op basis van de huidige Archiefwet veelal de hiervoor gestelde termijn van 20 jaar nog niet aan de orde is.

Pagina 1 van 2

 Feit is echter wel, dat dit de komende jaren in toenemende mate onderdeel van de overbrengingsafspraken zal gaan worden. Mede gelet op de aanstaande nieuwe Archiefwet, die mogelijk per 01-01-2024 in werking gaat treden en waarbij de overbrengingstermijn verkort zal gaan worden.

De deelnemende gemeenten zijn in goed overleg met het Erfgoedcentrum om hierop te anticiperen en het edepot in te richten, te testen etc. Hier hoort uiteraard aandacht voor de toekomstige financieringsmethodiek bij.

De kosten voor e-depot en digitale dossiers worden gedekt door middel van de bijdrage op basis van het aantal strekkende, fysieke, meters dossier.

f. Wat zijn de overwegingen geweest om geen bijdrage te heffen over de aanwezige digitale dossiers, om hiermee de ICT-kosten te dekken?

Antwoord Dit is mede ingegeven door het feit dat de overdracht van digitale dossiers op dit moment nog zeer gering is. We hebben aangegeven dat deze ontwikkeling in de toekomstige begroting aandacht zal moeten krijgen, zodat er vroegtijdig ingespeeld kan worden op kosten, eisen van bewaring etc. van digitale dossiers.

Er zijn nog best veel vragen over het gebruik en inrichting van het e-depot bij de deelnemende gemeenten.

Daarom is In de vergadering van het Algemeen Bestuur van het Ecal van 21 april jl. afgesproken dat eind dit jaar een e-depot visie wordt opgesteld.

Op dit moment zijn deze kosten nog te dekken uit de bijdragen op basis van het aantal geplaatste strekkende meters.

Jaarrekening 2021:

g. Pagina 9 → De afschrijvingstermijn voor ICT-basisvoorzieningen is 20 jaar. Is dit niet aan de lange kant, zeker gezien snelle technologische ontwikkelingen en bijbehorende risico's. Het lijkt goed mogelijk dat al eerder dan binnen 20 jaar voorzieningen moeten worden vervangen of verbeterd?

Antwoord De huidige begroting is nog steeds voornamelijk gebaseerd op de bewaring van fysieke archieven. Dit zal de komende jaren wijzigen. Reden waarom wij ook in het Algemeen Bestuur hebben aangegeven dat dit een aandachtspunt is voor de komende jaren. Ook hier verwachten we een reactie aan het eind van het jaar in de visie op het E-depot

Pagina 2 van 2

 Fractie CDA - Vragen rvs programmabegroting 2023 en jaarstukken 2021 ECAL Algemene vragen: 1.

Heeft de controlerend accountant een accountantsverslag uitgebracht?

a. Zo ja, wat wordt door de controlerend accountant beschreven over mogelijke risico’s ten aanzien van ICT (beveiliging, capaciteit, expertise, etc.)?

b. Zo nee, heeft de controlerend accountant op andere wijze gecommuniceerd over mogelijke risico’s ten aanzien van ICT (beveiliging, capaciteit, expertise, etc.)?

Concept programmabegroting 2023 en meerjarenbegroting 2023-2026: 2.

Pagina 9, tabel passiva → er staat ‘totaal activa’. Moet dit niet ‘totaal passiva’ zijn?

3.

Pagina 14, paragraaf ‘risico’s’ → “Er zijn op dit moment een tweetal posten die meer zekerheid met zich mee brengen dan voorheen”. Moet het woord ‘zekerheid’ niet het woord ‘onzekerheid’ zijn?

Notitie nadere toelichting concept meerjarenbegroting 2023-2026: 4.

Wat is de huidige omvang van de aanwezige digitale dossiers van de deelnemende gemeenten?

5.

Wat is de verwachte omvang van de digitale dossiers van de deelnemende gemeenten voor de komende jaren?

De kosten voor e-depot en digitale dossiers worden gedekt door middel van de bijdrage op basis van het aantal strekkende, fysieke, meters dossier. 6.

Wat zijn de overwegingen geweest om geen bijdrage te heffen over de aanwezige digitale dossiers, om hiermee de ICT-kosten te dekken?

Jaarrekening 2021: 7.

Pagina 9 → De afschrijvingstermijn voor ICT basisvoorzieningen is 20 jaar. Is dit niet aan de lange kant, zeker gezien snelle technologische ontwikkelingen en bijbehorende risico's. Het lijkt goed mogelijk dat al eerder dan binnen 20 jaar voorzieningen moeten worden vervangen of verbeterd?