vragen nav commissie 4 juni Afgeronde aanbevelingen en verbeterpunten.pdf
Een raadslid stelde op 18 juni 2024 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Alblasserdam.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Jaarverslag gemeentearchivaris Afgeronde aanbevelingen en verbeterpunten vanaf 2017 Onderwerp:
Raadsinformatiebrief Jaarverslag gemeentearchivaris 2023
Aanleiding:
Beantwoording vragen SGP
Datum:
7 juni 2024
Portefeuillehouder:
J.R. Pardo Kruidenier
Schrijver:
M. Dekker
Jaarlijks brengt de gemeentearchivaris een verslag uit over de toestand van de informatiehuishouding van de gemeente Alblasserdam. Hieronder volgt een overzicht van de jaarverslagen en de datum van behandeling in de gemeenteraad. Jaarverslagen 2017, 2018, 2019 26 mei 2020 Jaarverslag 2020 25 mei 2021 Jaarverslag 2021 21 juni 2022 Jaarverslag 2022 20 juni 2023 Jaarverslag 2023 Geagendeerd op 18 juni 2024 Vanuit de commissie Bestuur en Samenleving op 4 juni 2024 is vanuit de SGP de vraag gesteld of de aanbevelingen en verbeterpunten vanaf 2016 zijn aangepakt. Vorig jaar is aangegeven dat ze opgelost zouden worden. Het verzoek aan de portefeuillehouder is om aan te geven of ze nu echt gerealiseerd zijn.
De jaarverslagen van de gemeentearchivaris worden vanaf het jaar 2017 aangeboden. Hieronder staat een opsomming van alle aanbevelingen en verbeterpunten uit genoemde jaarverslagen die op het moment van schrijven afgerond zijn of een doorlopend proces betreffen. Erbij staat vermeld in welk jaarverslag dit punt genoemd is en bij “Uitvoering” staat genoteerd hoe dit punt is behandeld. De actieve punten worden uiteengezet in de jaarlijkse raadinformatiebrieven, derhalve verwijzen wij naar de Raadsinformatiebrief Jaarverslag gemeentearchivaris 2023 voor een weergave van de laatste stand van zaken.
1. De werkzaamheden die nodig zijn om de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer te kunnen actualiseren moeten worden afgemaakt. Daarna kan de Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer worden geactualiseerd.
Jaarverslagen 2017, 2018, 2019 Jaarverslag 2020 Uitvoering:
De Archiefverordening 2022 en de beheerregeling Informatiebeheer 2022 zijn geactualiseerd en vastgesteld op 04-01-2022. Op 01-02-2022 is het behandeld in de gemeenteraad.
2. Vanuit Mozaïek moet worden gezorgd voor een representatieve vernietigingslijst voor een gerichte vernietiging van documenten.
Jaarverslagen 2017, 2018, 2019 Jaarverslag 2020 Er dient een representatieve vernietigingslijst gegenereerd te worden vanuit Mozaïek, waarmee een gerichte vernietiging van de documenten die zijn opgenomen in de numerieke reeksen ten uitvoer gebracht kan worden. (KPI 5) Jaarverslag 2021 Jaarverslag 2022 Jaarverslag 2023
Uitvoering:
Mozaiek kent geen vernietigingsmodule. Omdat de gemeente de plicht heeft om informatie die in aanmerking komt voor vernietiging (dit betreft in het geval van Mozaiek de numerieke serie 2008-2012) ook daadwerkelijk te vernietigen is DIV op zoek gegaan naar een oplossing. In 2021 is vanuit SGD-DIV een werkwijze ontwikkeld om bovengenoemde vernietigingslijst te kunnen genereren. De gemeentearchivaris heeft op 21 oktober 2021 daarop positief geadviseerd om deze werkwijze toe te passen. De oplossing is gevonden in het opstellen van een stukkenlijst die de processen weergeeft die tijdens die periode van kracht waren. De stukkenlijst is in 2023 bij alle gemeenten voorgelegd.
De gemeente Alblasserdam heeft als eerste gemeente de lijst goedgekeurd en volledig afgerond in 2023. De numerieke serie van 2013 wordt in 2024 meegenomen in de jaarlijkse vernietigingsronde.
N.B. Mozaiek blijft nog 10 jaar raadpleegbaar na het uit zetten van het laatste zaaktype. Ofwel per 1 januari 2036 kan de (laatste) inhoud van Mozaïek zaken vernietigd worden. Dit betekent in principe dat we begin 2036 de laatste vernietigingsronde zullen uitvoeren.
3. Het KZA-project dient voorgezet te worden, zodat volledig digitaal werken en archiveren mogelijk wordt gemaakt.
Jaarverslagen 2017, 2018, 2019 Jaarverslag 2020 Uitvoering:
Het project van de implementatie van KZA is afgerond en overgegaan naar functioneel beheer van InProces, waarbij het SCRUM-team blijft werken aan verbetering van het systeem.
4. De bewustwording onder de medewerkers omtrent de veranderende manier van werken als gevolg van de implementatie van het Klant-, Zaak- en Archiefsysteem om een zo breed mogelijk draagvlak voor het gebruiken van het systeem te creëren.
Jaarverslagen 2017, 2018, 2019 Jaarverslag 2020 Besteed zoveel aandacht als nodig aan de bewustwording onder de medewerkers van de veranderende manier van werken als gevolg van de implementatie van het Klant-, Zaak- en Archiefsysteem. InProces (hierna KZA) om een zo breed mogelijk draagvlak voor het gebruiken van het systeem te creëren.
Jaarverslag 2021 Jaarverslag 2022 Jaarverslag 2023 Uitvoering:
Dit is een doorlopend proces: Gemeente Alblasserdam onderkent het belang van adoptie en opvoeden in het juiste gebruik van het zaaksysteem (InProces). Middelen hiervoor zijn o.a. opleidingen, instructies voor (nieuwe) medewerkers, gebruikersondersteuning, communicatieuitingen, controles en sturing vanuit het management. Wij bieden onder andere elke nieuwe medewerker verplicht een KZA-basistraining aan. Daarnaast richten we ons op de afdelingsspecifieke vragen door per team een KZA-training te organiseren. Ook informeren we onze medewerkers via onze recent bijgewerkte lokale KZA-pagina op SID (Intranet).
5. Het is voor het college van belang om te weten dat de archiefbescheiden van de afdeling burgerzaken worden bewaard in een archiefruimte die niet aan alle eisen voldoet. De archiefinspectie gedoogt deze ruimte.
Jaarverslagen 2017, 2018, 2019 Een deels te vernietigen archiefbestand van de afdeling Burgerzaken dat te Dordrecht is opgeslagen is in 2020 geschoond. Voor het vernietigbare materiaal moet een machtiging voor vernietiging aangevraagd te worden bij de archiefinspectie. (KPI 5) Jaarverslag 2020 Jaarverslag 2021
Uitvoering:
SCD-DIV heeft het te vernietigen archief van de afdeling Burgerzaken in 2020 overgedragen naar de archiefruimte van de gemeente Zwijndrecht. Een deel van dit archief kwam voor vernietiging in aanmerking. Dit deel is meegenomen in de vernietigingsronde van 2021.
Andere delen zijn opgenomen in de verschillende vernietigingsblokken.
6. Er dient een strategisch informatieoverleg (SIO) te worden ingesteld.
Jaarverslag 2020 Uitvoering:
In de beheerregeling Informatiebeheer 2022, zoals genoemd onder punt 1, zijn in artikel 4 ook de bevoegdheden opgenomen van het Strategisch Informatie Overleg (SIO): een wettelijk verplicht overleg om jaarlijks de hotspotlijst te bespreken en vast te stellen. In 2023 heeft het eerste SIO (Strategisch Informatie Overleg) plaatsgevonden. Omdat de deelnemers overeenkomen, is in mei 2024 dit overleg geïntegreerd in het IMO-D. Naar verwachting zal de hotspotlijst in 2024 vastgesteld worden.
7. Zorg dat alle processen die zijn ingericht, worden gebruikt door de vakafdelingen en voorkom dat de dossiervorming in andere (vak)applicaties plaatsvindt. Daarnaast moet SCD-DIV in gesprek met de vakafdelingen om te achterhalen waarom bepaalde processen niet worden gebruikt.
Jaarverslag 2020 Jaarverslag 2021 Jaarverslag 2022 Jaarverslag 2023 Uitvoering:
De laatste werkprocessen (van SGD bedrijfsvoering) gaan in 2024 over naar InProces vanwege het verder uitfaseren van Mozaiek. De werkprocessen in het domein APV en bijzondere wetten zijn punt van aandacht door op de implementatie van RxLaunch.
Tegenwoordig is de SGD - in samenspraak met de gebruikersorganisatie - bezig met het herijken van het opgestelde beleid t.a.v. archivering in vakapplicaties. Het gebruik van taakapplicaties wordt inmiddels ondersteund door SGD, en dus toegelaten in het informatielandschap, mits de applicatie en de informatiebeheerprocessen voldoen aan de gestelde eisen (de technische functionaliteiten die nodig zijn om het archiefbeheer te kunnen uitvoeren, zoals beschreven in de NEN-ISO 16175) én zodra het portfolioboard akkoord heeft gegeven vanuit informatiebeveiliging en privacy. De archiveringseisen dienen meegenomen te worden bij de aanschaf en inrichting van nieuwe taakapplicaties.
De lokale KZA-coördinator denkt mee over de (regionale) inrichting, zoals bij oplevering van nieuwe zaaktypen. We nemen deel aan de periodiek overleggen die hiervoor worden georganiseerd. In 2023 is in Dordrecht een nieuwe organisatiestructuur geïmplementeerd die de vindbaarheid van zaken moet verhogen. Alblasserdam werkt momenteel aan een eigen organisatiemodel en zou deze graag in 2024 implementeren.
8. SCD-DIV moet vanuit haar specifieke vakkennis het toekennen van de resultaten (en dus de bewaartermijnen) steeds kritisch blijven controleren. Voorkomen moet worden dat dossiers te vroeg dan wel te laat worden vernietigd. (KPI 3) Jaarverslag 2020 Jaarverslag 2021 Jaarverslag 2022
Uitvoering:
Dit is een doorlopend proces: Vanuit SGD-DIV worden er om die reden kwaliteitscontroles gedaan op het zaaksysteem InProces.…
Bron: raadsinformatie van de gemeente Alblasserdam (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.