Vragen Fractie van Dongen 6-02-26 Actualiseren beleidsstukken rechtmatigheid 2025

Vraag 1

Rapporteringstolerantie van 1% naar 2% Document: Raadsvoorstel Actualisatie beleidsstukken rechtmatigheid Locatie: Hoofdstuk 5.1 Addendum financiële verordening Citaat: “... wordt artikel 10 lid 2 de rapporteringsgrens aangepast naar 2% van de totale lasten …” Vraag: Wat betekent de verhoging van de rapporteringsgrens van 1% naar 2% concreet in euro’s voor de gemeente Alphen-Chaam?

Antwoord van het college

Kan het college met voorbeelden inzichtelijk maken welke rechtmatigheidsfouten onder de oude norm wel en onder de nieuwe norm niet meer expliciet aan de raad gerapporteerd hoeven te worden?

Beantwoording De oude norm kende een rapporteringsgrens van 1% van de lasten inclusief reserves en zag uitsluitend toe op fouten. De nieuwe norm bedraagt 2% van de lasten exclusief reserves en ziet toe op het totaal van fouten én onzekerheden. Per saldo wordt de rapportage dus niet verruimd, maar inhoudelijk juist verbreed.

Totale lasten Alphen-Chaam bedragen inclusief reserves € 35,5 miljoen en exclusief reserves € 34 miljoen. 1% ≈ € 355.000 (alleen fouten) 2% ≈ € 680.000 (fouten + onzekerheden samen) Er zijn geen rechtmatigheidsfouten die onder de oude norm wel en onder de nieuwe norm niet meer expliciet aan de raad gerapporteerd hoeven worden aangezien artikel 10 lid 3 van de Financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) gemeente AlphenChaam 2023 ongewijzigd is gebleven. Hierin staat dat in de paragraaf bedrijfsvoering

 de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 100.000 nader worden toegelicht.

Vraag 2

Keuze voor maximale wettelijke ruimte Document: Raadsvoorstel Actualisatie beleidsstukken rechtmatigheid Locatie: Hoofdstuk 5.1 Context: De wet staat een tolerantie van 2% toe, maar verplicht gemeenten niet deze maximale ruimte te hanteren. Vraag: Waarom kiest het college ervoor de rapporteringsgrens op het maximale wettelijke niveau van 2% vast te stellen in plaats van een lagere lokale norm te overwegen?

Antwoord van het college

Is, mede gezien de financiële positie en risico’s van de komende jaren, beoordeeld of een lagere grens de controlerende rol van de raad beter zou ondersteunen?

Beantwoording De accountant heeft in de boardletter 2025 geadviseerd om de financiële verordening en het controleprotocol aan te passen op de wijziging van de wettelijke controlegrens voor de accountant van 1% naar 2%.

De raad behoudt via de rechtmatigheidsverantwoording, de paragraaf bedrijfsvoering en de actieve informatieplicht voldoende inzicht.

Een lagere grens is overwogen, maar brengt extra administratieve lasten en uitvoeringskosten met zich mee, zonder dat dit leidt tot wezenlijk betere sturingsinformatie.

Vraag 3

Informatiepositie van de raad bij verruiming toleranties Document: Raadsvoorstel Actualisatie beleidsstukken rechtmatigheid Locatie: Hoofdstuk 5.1 en financiële verordening Citaat: “… wordt artikel 10 lid 2 de rapporteringsgrens aangepast naar 2% …” Context: Met de overgang naar de nieuwe BBV/BADO-systematiek wordt zowel de goedkeuringstolerantie van de accountant als de rapporteringsgrens richting de raad verruimd. Vraag: Kan het college expliciet bevestigen dat de raad door deze wijziging per saldo niet minder inzicht krijgt in rechtmatigheidsfouten en onzekerheden dan onder de huidige systematiek?

Antwoord van het college

Welke concrete aanvullende rapportage-afspraken, signaleringsgrenzen of toelichtingen worden toegepast om te voorkomen dat middelgrote afwijkingen buiten beeld van de raad raken?

Beantwoording Ja. Het college bevestigt dat de raad per saldo niet minder inzicht krijgt in rechtmatigheidsfouten en onzekerheden dan voorheen.

 Hoewel de formele goedkeuringstolerantie en rapporteringsgrens worden verruimd, wordt dit ondervangen doordat het college zelf een expliciete rechtmatigheidsverantwoording afgeeft in de jaarrekening, inclusief toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering. Op grond van artikel 10 lid 3 van de Financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) gemeente Alphen-Chaam 2023 worden hierin de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 100.000 nader toegelicht.

Vraag 4

Risicoparagraaf Document: Raadsvoorstel Actualisatie beleidsstukken rechtmatigheid Locatie: Hoofdstuk 6 Risico’s en kanttekeningen Citaat: “Niet van toepassing.” Vraag: Kan het college toelichten waarom wordt gesteld dat er geen risico’s zijn verbonden aan dit voorstel, terwijl de rapporteringsgrens wordt verruimd en het controleprotocol wordt aangepast?

Antwoord van het college

Welke mogelijke effecten op de informatiepositie van de raad en de interne beheersing zijn expliciet afgewogen?

Beantwoording In de risicoparagraaf van een raadsvoorstel worden de risico’s beschreven die voortvloeien uit het voorgestelde besluit. Het voorgestelde besluit betreft een technische actualisatie conform gewijzigde regelgeving. Omdat daar geen afzonderlijke risico’s uit voortvloeien, is onder de risicoparagraaf vermeld dat er geen risico’s zijn verbonden aan het voorstel.

De verruiming ziet alleen op de rapportagegrens, niet op wat rechtmatig is toegestaan. Interne beheersing en accountantscontrole blijven ongewijzigd. Om die reden zijn geen afzonderlijke risico’s benoemd.

Vraag 5

Inwerkingtreding met terugwerkende kracht Document: Raadsvoorstel Actualisatie beleidsstukken rechtmatigheid Locatie: Hoofdstuk 12 Vervolg Citaat: “... treden in werking met terugwerkende kracht tot 1 januari 2025.” Vraag Waarom gaat dit met terugwerkende kracht in vanaf 1 januari 2025?

Antwoord van het college

We bevinden ons inmiddels in de fase waarin de jaarrekening 2025 wordt opgesteld en gecontroleerd. Is de jaarrekening 2025 mogelijk al ingericht volgens de nieuwe regels? En zo ja, wat betekent dit voor de kaderstellende rol van de raad en voor de wijze waarop de accountant de jaarrekening 2025 controleert?

 Beantwoording De accountant heeft in de boardletter 2025 geadviseerd om deze aanpassing met ingang van boekjaar 2025 te verwerken in de financiële verordening en het controleprotocol. De jaarrekening 2025 wordt opgesteld volgens de nieuwe systematiek van collegeverantwoording.

De accountant controleert de jaarrekening 2025 op basis van het door de raad vastgestelde kader. De terugwerkende kracht is daarmee technisch van aard en doet geen afbreuk aan de kaderstellende of controlerende rol van de raad.