25-02-10 RIB AFIS Beantwoording raadsvragen nav brief eerste week februari
Een raadslid stelde op 6 maart 2025 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Raadsinformatiebrief
Aan:
Portefeuillehouder(s):
Behandeld door
De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 10 februari 2025 Portefeuille(s) Hester van Buren [email protected]
Onderwerp
Technische vragen AFIS en inkoopfacturatie
Datum Portefeuille(s)
Geachte leden van de gemeenteraad,
De vertraging bij de betaling van de inkoopfacturen heeft mijn volle aandacht. In deze brief beantwoord ik uw vragen en neem ik u mee in de problemen die spelen. Bij de betaling van facturen sprake van een stapeling van problemen.
Zoals ik u eerder heb bericht is een crisisteam ingericht onder leiding van de stedelijk directeur Bedrijfsvoering. Hierbij wordt gestuurd op: het inlopen van de achterstanden , het oplossen van issues in de techniek, voortgang van de spoeddesk en voldoende capaciteit. Dit team komt dagelijks bijeen. De stuurgroep vergadert twee keer per week. Ik word meerdere keren per week geïnformeerd. Vrijdag ontvangt u van mij een actualisatie van de stand van zaken.
In deze brief beantwoord ik uw vragen en neem ik u mee in de problemen die spelen.
Wat is het probleem en in hoeverre is dit probleem nu opgelost?
Om te kunnen begrijpen wat de problemen zijn, neem ik u mee in hoe de migratie in zijn werk is gegaan. In september 2024 is de contractmodule in gebruik genomen, zodat alle contracten al in AFIS zouden staan. Dit, met het oog op een soepele start bij de livegang en om het risico van te late betalingen bij nieuwe bestellingen te verminderen.
Tot begin december zijn facturen in het oude systeem gezet en zoveel als mogelijk ook afgehandeld. Facturen die nog niet waren afgehandeld (3.400 facturen), zijn overgezet naar AFIS.
Door een technisch probleem konden deze facturen niet worden ingeladen. Hierdoor ontstond de eerste vertraging.
Dit probleem is inmiddels opgelost en alle facturen zijn overgezet. Daarna konden pas de facturen worden ingelezen die tussen sluiting oude systeem (begin december) en livegang nieuwe systeem (begin januari) waren binnengekomen. Bij het inlezen van deze 21.000 facturen ontstonden wederom problemen. Ook dit technische probleem is inmiddels verholpen.
Daarna kon gestart worden met het verwerken van de facturen, waarbij de facturen voor akkoord worden doorgezet naar de opdrachtgevende directie. In principe zou dit automatisch moeten gebeuren. In de praktijk is het zo dat meer facturen dan verwacht, niet automatisch worden
Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief
Datum 10 februari 2025 Pagina 2 van 15
herkend. Dit leidt ertoe dat deze facturen handmatig verwerkt moeten worden, alvorens ze doorgezet kunnen worden naar de opdrachtgevende directie.
Hierbij komt dat het handmatig openen en afhandelen van facturen veel bewerkingstijd kost per factuur als gevolg van een technisch probleem. Een verbetering in het functioneren van de software is doorgevoerd op 4 februari. De gemeente hoopt dat dit probleem hiermee is opgelost.
Tot slot zijn op rapportage niveau nog verbeteringen nodig om gerichter te kunnen rapporteren en sturen op werkvoorraden.
Samenvattend waren er 4 grote technische problemen, waardoor de afhandeling van facturen niet kon opstarten, deze zijn nu opgelost. Dit moet ertoe leiden dat de achterstand nu kan worden ingelopen. Wat nu nog resteert en zorgt voor vertraging is het trainen van het systeem in het automatisch herkennen van facturen en het handmatig omnummeren van gegevens uit het oude systeem van facturen o.b.v. bestellingen in 2024.
Inlopen van de vertraging Doordat de grootste technische problemen zijn opgelost en de facturen door directies kunnen worden goedgekeurd, worden er vanaf nu dagelijks meer facturen betaald.
Naar aanleiding van de vertraging is sinds de livegang 18 fte extra ingehuurd, start op korte termijn nog 14 fte en is extra capaciteit van andere afdelingen en directies ingezet (t.b.v. afhandeling facturen en de spoeddesk). Eerder was al rekening gehouden met extra werkzaamheden rondom de livegang van AFIS vanaf 6 januari, hiervoor is in december reeds 10 fte extra ingehuurd.
Deze week worden facturen onder een bepaald drempelbedrag versneld betaald. Daarnaast wordt onderzocht of doelgroepgericht facturen versneld kunnen worden opgepakt (bijv. kleine ondernemers).
Technische vragen Op donderdag 6 februari stelde uw raad een aantal technische vragen met betrekking tot AFIS en de vertraging met inkoopfacturen. In deze brief beantwoord ik zoveel mogelijk van uw vragen. De vragen zijn gegroepeerd naar onderwerp.
Implementatie AFIS CDA-10.
Is er een formeel go/no-go-moment geweest voorafgaand aan de livegang van AFIS? Was op dat moment aan alle voorwaarden voldaan?
CDA-11.
Ja, er is een formeel go/no go moment geweest. Hierbij is vastgesteld dat aan de vooraf geformuleerde acceptatiecriteria is voldaan. Gedurende de gehele voorbereidingsperiode afgelopen jaar zijn er 12 mijlpalen gedefinieerd waarbij acceptatiecriteria zijn getoetst die op deze mijlpaal betrekking hadden.
Welke rol heeft de Ondernemingsraad gespeeld in dit proces? Heeft de Ondernemingsraad een positief advies uitgebracht?
Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl
Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief
CDA-7.
Datum 10 februari 2025 Pagina 3 van 15
De ondernemingsraad heeft geen rol gespeeld in dit proces. De implementatie is geen onderwerp waar over de Ondernemingsraad advies hoeft uit te brengen Hoe is de projectorganisatie rondom de implementatie van AFIS ingericht?
De gemeentesecretaris heeft de directeur Financiën en Inkoop opdracht gegeven voor de inrichting en implementatie van het systeem.
Er is tijdens de inrichtingsfase een stuurgroep voor de realisatiefase ingesteld, bestaande uit o.a. de opdrachtgever, de directeur Digitale Voorzieningen en een lid van het managementteam van DMC en de implementatiepartner. Tijdens de implementatiefase van het systeem is de stuurgroep versterkt met een vertegenwoordiging van lijndirecties. De stuurgroep wordt voorgezeten door een externe onafhankelijke voorzitter.
De programma-organisatie wordt geleid door een kernteam onder leiding van de programma-manager. In de programma-organisatie was een Quality Assurance manager als lid van het kernteam opgenomen.
Er is tevens een klankbordgroep ter advisering van de stuurgroep met vertegenwoordigers uit de clusters.
De voortgang van de implementatie is periodiek op de staven van de wethouder besproken. In de huidige situatie vindt twee keer in de week bestuurlijk overleg plaats en worden tussendoor updates verstrekt.
CDA-8.
Daarnaast zijn er quality assurances maatregelen getroffen zoals een review van het functionele ontwerp door Deloitte. Ook was bij de voorbereiding en uitvoering van de datamigratie ACAM betrokken om te beoordelen of voldoende maatregelen waren genomen voor een juiste en volledige migratie van de data, de aanbevelingen van ACAM t.a.v. het plan van aanpak van de migratie en de migratie strategie zijn opgevolgd.
Hoe zag het implementatieplan eruit en welke risico’s zijn vooraf geïdentificeerd?
Het implementatieplan bestond o.a. uit de volgende onderdelen.
1. Projectplanning
2. Governance: projectstructuur
3. Inrichting van de applicatie
4. Inrichting van de gegevens
5. Realisatie van de koppelingen met taakgerichte applicaties
6. Opleidingsplan
7. Testen
8. Go Live en Nazorg
Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl
Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief
CDA-9.
Datum 10 februari 2025 Pagina 4 van 15
Er is een apart RAIDE1 logboek opgesteld en maandelijks werd er een risico sessie onder leiding van de QA-adviseur gehouden. Voorts is een project controller aangesteld en is tussentijds een toets gedaan op het risico-management van het project door het team risicomanagement van DMC.
Aan de stuurgroep is periodiek gerapporteerd over de hoogste risico's en ontwikkelingen op de beheersing ervan. Dit was tevens agendapunt op het overleg van de stuurgroep.
Is er een proef gedraaid met het live gaan van AFIS?
Er zijn diverse testfases geweest, conform hetgeen gebruikelijk is: Systeemintegratietest Functionele testen Ketentest Gebruikersacceptatietest Beheer acceptatietest Niet-functionele testen Voorts is er na de testfase gebruik gemaakt van een “oefenomgeving” waarop extra scenario’s met eindgebruikers zijn doorlopen
PvdD-1.
Tijdens het implementatietraject hebben er 5 proefmigraties plaatsgevonden.
Tevens is ervoor gekozen om de contractmanagement-module van AFIS reeds op 16 september jl. in gebruik te nemen. Dit om alle contracten tijdig in te richten in het nieuwe systeem, zodat vanaf 06-01-2025 het bestel- en inkoopproces op de inkoopcontracten zo soepel mogelijk van start te laten gaan. Ik heb u hierover reeds eerder geïnformeerd.…
Bekijk de brief: 25-02-10 RIB AFIS Beantwoording raadsvragen nav brief eerste week februari
Bron: raadsinformatie van de gemeente Amsterdam (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.