Evenementenkalender
Een raadslid stelde op 27 september 2022 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Ede (4 vragen).
In het kort
4 vragen en wat het college antwoordt
- Vanuit welk oogpunt is er gekozen voor de datum 1 oktober als uiterste aanmelddatum? → Is het college op hoogte van deze termijn datum?
- Hoe flexibel is de aanmeldprocedure? → Kunnen spontane evenementen ook na 1 oktober worden aangemeld?
- Bestaat de Evenementenkalender van Ede Marketing uit een digitale of papieren versie? → Op welke manier wordt deze verspreid, in welke oplage en hoe vaak?
- Het aanmeldformulier vraagt een aantal zaken van de organisator, waaronder het verwachte bezoekersaantal. → Wat wordt er met deze informatie gedaan?
Overgenomen uit de brief van het college; hieronder staan de volledige vragen en antwoorden.
Aanleiding
Beantwoording raadsvragen
2022/51
Schriftelijke vragen zoals omschreven in artikel 42 van het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Ede.
Datum:
13 september 2022
Onderwerp:
Aanmelden Evenementenkalender
Indiener:
Jacky van de Pol - GemeenteBelangen
Inleiding:
Op 8 september jl. stond er op de pagina van de Ede Stad een oproep voor organistoren van evenementen.
Iedereen die een evenement organiseert in 2023, in de Gemeente Ede, kan vóór 1 oktober het evenement aanmelden bij Ede Marketing. Dan wordt het evenement opgenomen in de Evenementenkalender en vermeld in de Uit Agenda van de Ede stad. GemeenteBelangen Ede vindt het vreemd dat evenementen die volgend jaar plaats gaan vinden, al vóór 1 oktober dit jaar aangemeld moeten worden.
GemeenteBelangen Ede wil graag enkele verhelderende vragen aan het college stellen.
Vragen:
Vragen en antwoorden
Vraag 1
Vanuit welk oogpunt is er gekozen voor de datum 1 oktober als uiterste aanmelddatum?
Antwoord van het college
Is het college op hoogte van deze termijn datum?
Vraag 2
Hoe flexibel is de aanmeldprocedure?
Antwoord van het college
Kunnen spontane evenementen ook na 1 oktober worden aangemeld? Worden deze evenementen dan nog meegenomen in de Evenementenkalender en de Uit Agenda?
Vraag 3
Bestaat de Evenementenkalender van Ede Marketing uit een digitale of papieren versie?
Antwoord van het college
Op welke manier wordt deze verspreid, in welke oplage en hoe vaak?
Vraag 4
Het aanmeldformulier vraagt een aantal zaken van de organisator, waaronder het verwachte bezoekersaantal. Waarom is deze informatie van waarde voor Ede Marketing?
Antwoord van het college
Wat wordt er met deze informatie gedaan?
Beantwoording door het college van burgemeester en wethouders d.d. 27 september 2022 Ad 1.
De evenementenkalender wordt jaarlijks op 1 december vastgesteld (conform de beleidsregel Evenementen artikel 5, 3e lid) en daarmee wordt de datum voor de aangemelde en vastgestelde evenementen gereserveerd. De periode tussen 1 oktober en 1 december wordt gebruikt voor afstemming met partners. Afstemming is bijvoorbeeld nodig indien evenementen gelijktijdig samenvallen op eenzelfde tijdstip en locatie. Ja, het college is op de hoogte van deze termijn datum.
Ad 2.
Bij het niet doorgaan of niet verlenen van de vergunning vervalt de reservering van de datum.
Ad 3.
Dit gaat conform artikel 5, lid 4 van de beleidsregel Evenementen: Voor niet (tijdig) aangemelde evenementen geldt dat vergunningverlening, onder andere voor wat betreft datum en locatie, afhankelijk is van de mogelijkheden die deze beleidsregel en de evenementenkalender bieden op het moment van ontvangst van een ontvankelijke vergunningaanvraag.
Ja, deze worden dan nog meegenomgen. Dergelijke aanvragen kunnen worden meegenomen in de Evenementenkalender en Uit agenda van Ede Marketing. Voor de Uitagenda kan de organisator het evenement aanmelden via https://www.bezoek-ede.nl/agenda/evenementaanmeldformulier
Restricted Information and Basic Personal Data
Ad 4.
Uit Agenda wordt zowel digitaal als op papier gepubliceerd en is maandelijks te vinden in de EdeStad.
Een bijkomend voordeel is dat de organisator van het evenement profiteert van de promotie via de Uit Agenda vanuit Ede Marketing.
Ad 5.
Deze informatie is niet voor Ede Marketing, maar voor de afdeling Veiligheid. De afdeling Veiligheid gebruikt deze informatie om een risico-inschatting van het evenement te maken.
Restricted Information and Basic Personal Data
Bekijk de brief: Beantwoording raadsvragen fractie GB Van de Pol over Evenementenkalender
Bron: raadsinformatie van de gemeente Ede (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.