toegankelijkheid Publiekszaken en gebruik persoonsgegevens - 2024-31 PS-HS (1)
Een raadslid stelde op 21 mei 2024 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Ede (7 vragen).
In het kort
7 vragen en wat het college antwoordt
- In hoeverre zijn inwoners betrokken bij de gemaakte keuzes rond de verruiming van de openingstijden? → De openingstijden overdag zijn nu verruimd, terwijl de woensdagavond nog steeds de enige avond is.
- Kan het college in kaart brengen op welke momenten (welke dag en welk dagdeel) afspraken als eerst volgeboekt zijn, bijvoorbeeld op basis van de eerste twee maanden? → Zo ja, kan het college deze inventarisatie met de raad delen?
- Is het college bereid om op basis van deze inventarisatie – of eerder als blijkt dat daar aanleiding voor is – de openingstijden alsnog aan te passen? → Bijvoorbeeld door een extra avond als daar behoefte aan is.
- Uit de reactie van het college op de mondelinge vragen blijkt dat een afspraak voor bezoek aan de balie Publiekszaken niet alleen online gemaakt kan worden, maar ook… → Zo nee, waarom niet?
- Uit de reactie van het college op de mondelinge vragen blijkt dat er een aantal gegevens gevraagd worden bij het maken van een afspraak, om de afspraak daar vervolgens… → b.
- Klopt het dat gebruik gemaakt wordt van dienstverleners die op hun beurt gebruik maken van Amerikaanse cloudopslagdiensten, zoals AWS? → Hoe past dit in relevant beleid zoals het informatieveiligheidsbeleid van de 1 Zie bijvoorbeeld deze pagina: https://www.ede.nl/aanvragen-en-regelen/paspoort-of-identiteitskaart-aanvragen…
- Zijn er nog andere toepassingen, bijvoorbeeld voor e-mail, waarbij de gemeente (al dan niet indirect) gebruikmaakt van Amerikaanse cloudopslagdiensten? → Zo ja, welke toepassingen zijn dit en hoe past dit in relevant beleid van de gemeente?
Overgenomen uit de brief van het college; hieronder staan de volledige vragen en antwoorden.
Aanleiding
Beantwoording raadsvragen
2024/31
Schriftelijke vragen zoals omschreven in artikel 43 van het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Ede.
Datum:
23 april 2024
Onderwerp:
Toegankelijkheid Publiekszaken en gebruik persoonsgegevens
Indiener:
Jan Willem Middelesch - ChristenUnie
Inleiding:
Sinds maandag 15 april werkt de balie Publiekszaken voor veel zaken alleen op afspraak, bijvoorbeeld voor het aanvragen van een paspoort, identiteitskaart of rijbewijs. Ook zijn er andere openingstijden. Dat is begrijpelijk, omdat bij Publiekszaken extra drukte wordt verwacht. Op woensdagmiddag 10 april waren zo’n 100 inwoners aan het wachten en was de wachttijd zo’n anderhalf uur. Dat is geen wenselijke situatie. Inmiddels is een afspraak dus nodig. Die afspraak kan gemaakt worden via de website van de gemeente, waarbij in een formulier voornaam, achternaam, geboortedatum en e-mailadres moeten worden ingevuld. Hiervoor maakt de gemeente gebruik van diensten van derde partijen.
In de besluitvormende vergadering van 18 april heeft raadslid Jan Willem Middelesch namens ChristenUnie Ede mondelinge vragen gesteld over deze gang van zaken. Volgens het college zijn de openingstijden van Publiekszaken inderdaad in verband met verwachte drukte uitgebreid, maar daarnaast is ook een afspraak nodig om te zorgen voor meer spreiding van de afspraken. Mocht iemand zonder afspraak zich melden, dan wordt gekeken of er tijd is. Is dat niet het geval, dan kan een afspraak voor een later moment met deze inwoner ter plekke worden gemaakt. Inwoners die online geen afspraak kunnen maken, kunnen een afspraak maken via het KlantContactCentrum van de gemeente. Op de vragen over het gebruik van persoonsgegevens gaf de wethouder aan dat deze gegevens vooral nodig zijn om de afspraak te versnellen. Het is bijvoorbeeld gemakkelijker inwoners in de systemen te vinden aan de hand van hun geboortedatum, dan op naam. De gegevens die de inwoner bij het maken van de afspraak invult, worden bewaard tot de aanvraag is afgerond.
Hoewel de antwoorden van het college een en ander voor ons hebben verduidelijkt, hebben we als ChristenUnie Ede nog een aantal vervolgvragen.
Vragen:
Vragen en antwoorden
Vraag 1
In hoeverre zijn inwoners betrokken bij de gemaakte keuzes rond de verruiming van de openingstijden?
Antwoord van het college
De openingstijden overdag zijn nu verruimd, terwijl de woensdagavond nog steeds de enige avond is. Was er aan opening op meerdere/andere avonden geen behoefte?
Vraag 2
Kan het college in kaart brengen op welke momenten (welke dag en welk dagdeel) afspraken als eerst volgeboekt zijn, bijvoorbeeld op basis van de eerste twee maanden?
Antwoord van het college
Zo ja, kan het college deze inventarisatie met de raad delen? Zo nee, waarom niet?
Vraag 3
Is het college bereid om op basis van deze inventarisatie – of eerder als blijkt dat daar aanleiding voor is – de openingstijden alsnog aan te passen?
Antwoord van het college
Bijvoorbeeld door een extra avond als daar behoefte aan is.
Vraag 4
Uit de reactie van het college op de mondelinge vragen blijkt dat een afspraak voor bezoek aan de balie Publiekszaken niet alleen online gemaakt kan worden, maar ook telefonisch via het KlantContactCentrum van de gemeente. Die mogelijkheid wordt op de website van de gemeente1 niet genoemd. Is het college bereid deze mogelijkheid toe te laten voegen aan de relevante pagina’s op de website?
Antwoord van het college
Zo nee, waarom niet?
Vraag 5
Uit de reactie van het college op de mondelinge vragen blijkt dat er een aantal gegevens gevraagd worden bij het maken van een afspraak, om de afspraak daar vervolgens mee te versnellen. Aan de hand van een geboortedatum kan een inwoner bijvoorbeeld sneller in de systemen worden gevonden. Met oog op de AVG lijkt het ons wenselijk zo weinig mogelijk persoonsgegevens te verwerken. Een geboortedatum kan immers ook ter plekke aan de balie gevraagd worden. a. Is het college het daarmee eens?
Antwoord van het college
b. Zo ja, wil het college overwegen de uitvraag van een geboortedatum bij het maken van de afspraak te schrappen en hier uitsluitend aan de balie naar te vragen?
c. Hoe past de huidige werkwijze in relevant beleid zoals het privacybeleid van de gemeente Ede?
Vraag 6
Klopt het dat gebruik gemaakt wordt van dienstverleners die op hun beurt gebruik maken van Amerikaanse cloudopslagdiensten, zoals AWS?
Antwoord van het college
Hoe past dit in relevant beleid zoals het informatieveiligheidsbeleid van de 1 Zie bijvoorbeeld deze pagina: https://www.ede.nl/aanvragen-en-regelen/paspoort-of-identiteitskaart-aanvragen
gemeente Ede? Amerikaanse wetgeving maakt het namelijk mogelijk om mee te kijken in de data, ongeacht waar ze zijn ondergebracht, waarschuwt Clingendael2.
Vraag 7
Zijn er nog andere toepassingen, bijvoorbeeld voor e-mail, waarbij de gemeente (al dan niet indirect) gebruikmaakt van Amerikaanse cloudopslagdiensten?
Antwoord van het college
Zo ja, welke toepassingen zijn dit en hoe past dit in relevant beleid van de gemeente?
Beantwoording door het college van burgemeester en wethouders d.d. 21 mei 2024 Ad 1.
Uit eerder onderzoek onder onze inwoners naar onze dienstverlening kwam onder andere naar voren:
De gemeente Ede kent geen uniforme openingstijden. Een groot gedeelte van de inwoners vindt onze openingstijden van de balie te beperkt of kenden ze niet. Dit hebben wij als ondersteuning gezien voor het verruimen en uniform maken van de openingstijden. Nu er met het maken van afspraken gewerkt zal worden zullen we monitoren op welke momenten de vraag het grootst is, dit kan ertoe leiden dat er gesignaleerd wordt dat één avondopenstelling op woensdag toereikend is. Indien dit het geval is zal gekeken worden naar eventuele aanpassingen.
Ad 2.
Dit is niet met een concreet getal te benoemen en daarnaast verschillen de afspraken erg in afspraakduur.
Het spreiden van de afspraken en het voorkomen van wachtrijen is de belangrijkste reden van het systeem. Het systeem werkt met het concept dat er afspraakmogelijkheden in de agenda opengezet worden die afgestemd zijn op de verwachte behoefte, dit kan dus per week verschillen. Met de eerdere openingstijden was het niet mogelijk om aan de grote vraag te voldoen en stonden er regelmatig wachtrijen.
Ad 3.
We verwachten dat na een aantal maanden trends zichtbaar zullen zijn, daar zullen wij op reageren door op piekmomenten meer en op dalmomenten minder afspraakmogelijkheden in de agenda´s open te zetten.
Zien wij op een dag of dagdeel een balie (of aantal balies) voor bepaalde producten vollopen, kijken wij of er medewerkers extra ingezet kunnen worden zodat er op dat moment meer balies (en dus meer agendaplaatsen) beschikbaar zijn. Omdat wij flexibel inspelen op de behoefte van inwoners ziet het college geen toegevoegde waarde in het delen van een inventarisatie.
Ad 4.
Zie het antwoord op vraag 1
Ad 5.
Het college is daartoe bereid.
Ad 6a. Het college is het ermee eens dat het uitgangspunt moet zijn om zo min mogelijk persoonsgegevens uit te vragen en geen onnodige gegevens uit te vragen Ad 6b. Er wordt gevraagd naar een geboortedatum, omdat daarmee voor de inwoner op de meest gemakkelijke en zekere manier de persoon aan de afspraak kan worden gekoppeld. Op dit moment hebben we de afweging gemaakt om de geboortedatum uit te vragen bij het maken van de afspraak.
Ad 6c. Deze manier van werken past binnen het privacybeleid van de gemeente Ede.
Ad 7.
De leverancier maakt gebruik van de services van AWS. Dit past binnen onze beveiligingsrichtlijnen en de beveiligingsnormen van de overheid. Kern van onze richtlijnen is dat informatiebeveiliging risicogestuurd is.
Door het treffen van maatregelen zoals versleutelde opslag binnen de EU en het verwijderen van de gegevens na de afspraak wordt het risico sterk verminderd. AWS is daarnaast deelnemer aan het Data Privacy Framework waarmee juridisch voldaan wordt aan de Europese wetgeving. Onder andere het meekijken van de Amerikaanse overheid wordt binnen dit framework sterk beperkt en gereguleerd en er zijn enkel mogelijkheden voor het opvragen van informatie onder zeer zwaarwegende (veiligheids)redenen.
Ad 8.
Er zijn andere toepassingen waarbij leveranciers of onderleveranciers gebruik maken Amerikaanse cloudopslagdiensten. Dit is praktisch gezien ook niet te voorkomen, gezien de zeer dominante positie van Amerikaanse bedrijven en technologieën in het IT-landschap. Bij de selectie van dergelijke diensten moet de leverancier inzage geven van alle onderleveranciers en hanteren wij een aantal criteria zoals dataopslag in de EU en dataversleuteling bij persoonsgegevens. Bij nieuwe projecten waar persoonsgegevens worden opgeslagen maken wij een expliciete risicoafweging (een DPIA). Vanwege de veiligheid zullen we in deze openbare beantwoording niet ingaan op concrete toepassingen die binnen de gemeente gebruikt worden. Dit onderwerp zou geagendeerd kunnen worden voor de raadswerkgroep Digitalisering.
2 Zie bijvoorbeeld: https://nos.nl/l/2510923, https://www.trouw.nl/a-b2c7f9ae en
https://www.clingendael.org/publication/too-late-act-europes-quest-cloud-sovereignty
Bron: raadsinformatie van de gemeente Ede (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.