20250922 Beantwoording schriftelijke vragen LEV - renovatie gemeentehuis

Vraag 1

Welke instrumenten kan je inzetten om de financiële kaders te bewaken als portefeuillehouder?

Antwoord van het college

Hoe blijven we binnen de kaders van die 15.9 miljoen?

Vraag 2

En hoe ziet u de processtappen wanneer het bedrag onverhoopt niet toereikend is?

Antwoord van het college

Antwoorden:

Voor het project richten we een financiële projectbewaking in. Hiermee bewaken we actief het project, zowel voor wat betreft de budgetten, de uitputting hiervan, de prognoses, de verplichtingen die we aangaan en de facturering van die verplichtingen.

In tegenstelling tot een “normale” boekhouding, waarin vaak pas achteraf wordt geconstateerd dat er meer is opgedragen dan waar budget voor was, monitoren we in de financiële projectbewaking steeds actief in hoeverre een opdracht binnen het deelbudget valt (inclusief de prognose van toekomstige uitgaven op dit deelbudget). Als het daarbuiten valt, kunnen we vaststellen in hoeverre er ruimte is om hiervoor onvoorzien aan te wenden en als we dat doen, wat eraan onvoorzien overblijft en welke risico’s dat met zich meebrengt voor de rest van het project.

Bij meevallers kan op dezelfde manier worden bekeken of er nog een bedrag in prognose moet worden gehouden om aanvullende opdrachten te verstrekken of dat een voordelig saldo kan worden toegevoegd aan onvoorzien.

Dit gaat er dus vanuit dat 15,9 miljoen, inclusief het deel onvoorzien dat daarin zit, beschikbaar komt voor de projectdelen waarvoor dit bedoeld is. Voor de goede orde, zoals in de aanvullende raadsbrief vermeld gaat het in 2026 om 16,5 mln euro. Die projectdelen die daarin zijn inbegrepen: bouwkosten inclusief het vervangen van de installatie – dit is geraamd op € 13,6 miljoen euro. Bijbehorende, noodzakelijke kosten bedragen in totaal € 3,7 miljoen. Dat omvat honoraria, prijsstijgingen, en meer.

Daarnaast verwachten we opbrengsten à 0,8 miljoen aan subsidie.

 Beantwoording raadsvragen

Voor wat betreft wat de lijnen zijn wanneer het budget overschreden dreigt te worden:

De stuurgroep vertrekt met een budget waarin ruimte is meegenomen voor onvoorzien. Binnen de stuurgroep wordt bepaald aan welke zaken onvoorzien mag worden uitgegeven en, als dat gebeurt, wat dit betekent voor de risico’s in het verdere project. Mocht het zo zijn dat het budget door uitputting van onvoorzien zou worden overschreden, of dat er onvoldoende onvoorzien beschikbaar blijft waarmee de risico’s onverantwoord groot worden, dan komt het college terug in de Raad met een voorstel om de projectkaders aan te passen of om extra budget aan te wenden (en wat daar dan de gevolgen van zijn).

Werkafspraken vanaf 1 september 2019

• Indiener stuurt vragen naar griffie;

• Griffie stuurt vragen door naar raad, college B&W en MT;

• Vragen worden beantwoord in het sjabloon raadsvragen;

• Beantwoording van technische vragen namens de portefeuillehouder;

• Beantwoording van politieke vragen altijd door het college van B&W;

• iBabs gebruiken voor het beantwoordingsproces;

• Geaccordeerde beantwoording via iBabs naar de griffie

• Griffie zorgt voor verspreiding naar de raad.