Raadsvragen AB - Herhaalde aanvragen leerlingenvervoer gemakkelijker maken

Vraag 1

Kan het college aangeven wat de reden is waarom aanvragen jaarlijks opnieuw moeten worden ingediend?

Antwoord van het college

Is dit altijd het geval?

Vraag 2

In hoeveel gevallen is er sprake van een structurele of meerjarige situatie waarbij op voorhand duidelijk is dat een leerling ook in volgende schooljaren aangewezen blijft op leerlingenvervoer?

Antwoord van het college

Hoe gaan we hier als gemeente mee om?

Vraag 3

Hoe beoordeelt het college de administratieve belasting voor ouders en verzorgers bij het jaarlijks opnieuw aanvragen van leerlingenvervoer?

Antwoord van het college

En zijn hierover meerdere signalen of klachten bekend bij de gemeente?

Vraag 4

Is het college bereid te onderzoeken hoe de aanvraagprocedure klantvriendelijker en minder bureaucratisch ingericht kan worden, bijvoorbeeld door meer gebruik te maken van bestaande gegevens, automatische verlenging of een lichtere toets bij ongewijzigde situaties?

Antwoord van het college

Toelichting:

Tijdens de oordeelsvorming van 20 mei heeft een inspreker haar ervaringen gedeeld over het aanvragen van leerlingvervoer. Uit dit verhaal kwam naar voren dat de huidige procedure voor ouders en verzorgers als belastend en onnodig ingewikkeld kan worden ervaren, zeker wanneer er sprake is van een structurele situatie waarvan op voorhand duidelijk is dat deze niet binnen één schooljaar verandert.

Beantwoording raadsvragen Dat roept bij Algemeen Belang de vraag op hoe we gemeentelijke procedures voor iedereen duidelijk en toegankelijker kunnen organiseren. Binnen onze gemeente wordt bijvoorbeeld gekeken naar zogenoemde flitsvergunningen, waarbij inwoners bij vergelijkbare en voorspelbare aanvragen, zoals een dakkapel die voldoet aan eerder toegepaste voorwaarden, sneller duidelijkheid kunnen krijgen en onnodige administratieve lasten worden beperkt.

Vanuit diezelfde gedachte vinden wij het belangrijk om ook kritisch te kijken naar de aanvraagprocedure voor leerlingenvervoer. Ouders die vaak al in een intensieve zorgsituatie zitten, zouden niet jaarlijks opnieuw belast moeten worden met dezelfde bewijsvoering en administratieve handelingen wanneer de situatie aantoonbaar langdurig is.

Antwoorden:

1. De procedure voor het aanvragen en beoordelen van leerlingenvervoer verloopt als volgt.

Ouders of verzorgers vragen leerlingenvervoer aan bij de gemeente waar de leerling woont. Zij dienen daarvoor een volledig ingevuld aanvraagformulier in, samen met de gegevens die nodig zijn om de aanvraag zorgvuldig te kunnen beoordelen. Wanneer er gegevens ontbreken of wanneer er aanvullende informatie nodig is, vraagt de consulent deze informatie op.

Na ontvangst van de volledige aanvraag beoordeelt de consulent namens het college of de leerling voldoet aan de voorwaarden uit de Verordening. Daarbij wordt onder meer gekeken naar de woonplaats van de leerling, de school en onderwijssoort, de afstand tot de dichtstbijzijnde toegankelijke school, de mogelijkheden van de leerling om zelfstandig of met begeleiding te reizen, de mogelijkheden van de ouders en de vraag welke vervoersvoorziening passend is.

Een aanvraag kan ook worden ingediend wanneer ouders kiezen voor een school vanwege hun geloofsovertuiging. Meestal liggen deze scholen ook verder dan de gestelde afstandsgrens. Wanneer aan de voorwaarden wordt voldaan, kan ook dan bekostiging van leerlingenvervoer aan de orde zijn. De consulenten bespreken deze afwegingen met de ouders.

Het leerlingenvervoer kent meerdere vervoersvoorzieningen, zoals een openbaarvervoersvergoeding, fietsvergoeding, gebruik maken van een elektrische bruikleenfiets, het toekennen van een elektrische fiets, bekostiging van een kilometervergoeding voor eigen vervoer, aangepast vervoer met touringcar of taxi, of een combinatie van voorzieningen.

De gemeente beslist binnen acht weken na ontvangst van de volledige aanvraag. Deze termijn kan eenmaal met maximaal vier weken worden verlengd. Een aanvraag kan worden afgewezen wanneer niet aan de vastgestelde criteria wordt voldaan. Wanneer een voorziening wordt toegekend, staat in het besluit welke voorziening wordt verstrekt en voor welke periode deze geldt.

In de bijlage is de procedure schematisch weergegeven in een infographic.

2. De belangrijkste reden dat aanvragen opnieuw moeten worden beoordeeld, is dat het recht op leerlingenvervoer afhankelijk is van omstandigheden die kunnen veranderen. Het kan bijvoorbeeld gaan om een andere school of schoollocatie, een wijziging in de vervoersbehoefte, de ontwikkeling van de zelfstandigheid van de leerling of veranderende mogelijkheden van ouders om begeleiding te bieden.

Dit betekent niet dat iedere beschikking altijd voor één schooljaar wordt afgegeven. De Verordening biedt het college de mogelijkheid om bij de toekenning ook de looptijd van de voorziening vast te stellen. Wanneer voldoende duidelijk is dat de situatie voor langere tijd hetzelfde blijft, kan de voorziening ook voor een langere periode worden toegekend. Daarbij speelt ook de geldigheidsduur van de TLV (toelaatbaarheidsverklaring van de school) een rol.

Ouders die een meerjarenbeschikking ontvangen blijven wel verplicht om wijzigingen die van invloed kunnen zijn op de voorziening direct door te geven. Denk aan een verhuizing, een wijziging in de gezinssituatie (Scheiding/ co-ouderschap) of een verandering in de schoolsituatie.

3. Van de kinderen die gebruikmaken van leerlingenvervoer in Elburg heeft 37% een beschikking voor meerdere jaren.

Bij een aantoonbaar langdurige beperking of een blijvende vervoersbehoefte wordt een beschikking met een langere looptijd afgegeven. Daarmee wordt voorkomen dat ouders onnodig jaarlijks dezelfde informatie moeten aanleveren, voor zover de situatie inhoudelijk niet wijzigt.

Beantwoording raadsvragen

4. Het college maakt in structurele en langdurige situaties nu al gebruik van meerjarige beschikkingen. Dat gebeurt wanneer voldoende duidelijk is dat de leerling ook in volgende schooljaren op leerlingenvervoer aangewezen blijft en de relevante omstandigheden naar verwachting niet wezenlijk veranderen.

Daarnaast ziet het college ruimte om bij ongewijzigde situaties te blijven kijken naar een eenvoudigere verlengingsprocedure. Daarbij kan worden gedacht aan een lichtere controle op wijzigingen, in plaats van een volledige nieuwe beoordeling.

5. Het college begrijpt dat de aanvraagprocedure voor ouders en verzorgers als belastend kan worden ervaren. Dat geldt vooral voor gezinnen waarin sprake is van een intensieve zorgsituatie, een structurele beperking of veel afstemming met school, zorg en vervoer.

Juist in die situaties kan het jaarlijks opnieuw verzamelen en aanleveren van gegevens als bureaucratisch worden ervaren. Wanneer de situatie voor het college voldoende duidelijk en langdurig is, wordt daarom ook een meerjarenbeschikking afgegeven.

Tegelijkertijd is de ontwikkeling van een kind ook geen statisch gegeven. In het leven van een kind kunnen in korte tijd veel dingen veranderen. Daarom blijft het nodig om periodiek te beoordelen of de voorziening nog passend is en of nog aan de voorwaarden wordt voldaan.

Bij navraag bij de consulenten is geen breed patroon van klachten over de aanvraagprocedure bekend.

In gesprekken met ouders wordt toegelicht waarom bepaalde gegevens nodig zijn. Daarbij wordt niet meer informatie gevraagd dan noodzakelijk is. Soms is een situatie echter minder duidelijk.

Bijvoorbeeld wanneer ouders kiezen voor een school die verder weg ligt dan de dichtstbijzijnde toegankelijke school. Dan moet zorgvuldig worden beoordeeld of dit een eigen keuze van ouders is, of dat hier een onderwijskundige noodzaak aan ten grondslag ligt. Deze afweging moet een college goed kunnen maken en verantwoorden, omdat het gaat om de inzet van publieke middelen.

6. Ja. Het college is bereid om te blijven onderzoeken hoe de aanvraagprocedure klantvriendelijker en minder bureaucratisch kan worden ingericht.

Met ingang van dit schooljaar werken de regionale gemeenten op de Noord-Veluwe en Zeewolde met hetzelfde aanvraagformulier. Daarmee is al een stap gezet naar een meer eenduidige werkwijze. Het uitgangspunt is dat zo min mogelijk gegevens worden gevraagd, maar dat de gemeente wel een voldoende duidelijk beeld krijgt van de situatie van de leerling om een zorgvuldig besluit te kunnen nemen.

Belangrijk in dit hele proces zijn niet alleen de ouders en de kinderen maar ook de scholen. Zij spelen ook een belangrijke rol voor kinderen die naar het speciaal onderwijs gaan.

Jaarlijks wordt bekeken of de procedure verder kan worden versneld of vereenvoudigd. Daarbij worden ook digitale mogelijkheden betrokken, zoals het beter benutten van bestaande gegevens, een lichtere toets bij ongewijzigde situaties en het verminderen van dubbel uitvragen van bestaande informatie.

Beantwoording raadsvragen

Beantwoording raadsvragen Werkafspraken vanaf 1 september 2019

• Indiener stuurt vragen naar griffie;

• Griffie stuurt vragen door naar raad, college B&W en MT;

• Vragen worden beantwoord in het sjabloon raadsvragen;

• Beantwoording van technische vragen namens de portefeuillehouder;

• Beantwoording van politieke vragen altijd door het college van B&W;

• iBabs gebruiken voor het beantwoordingsproces;

• Geaccordeerde beantwoording via iBabs naar de griffie

• Griffie zorgt voor verspreiding naar de raad.