raadsvragen VNOG documenten.pdf

Vraag 1

In de programmaverantwoording van Risico- en Crisisbeheersing wordt op pagina 10 aangegeven dat uitvoering is gegeven aan het regionaal crisisplan, beleidsplan en risicoprofiel die in 20 19/2020 zijn vastgesteld. Nu heb ik in de stukken iets kunnen lezen over het aflopen van het regionaal beleidsplan in 2024, maar het is mij niet bekend of die andere stukken (crisisplan en risicoprofiel) daar ook onder vallen. Op pagina 11 wordt voor hetzelfde programma aangegeven dat er risicogericht wordt geadviseerd op basis van risico’s uit de periodiek herijkte risicoprofielen. Wat bedoelt de VNOG met de periodieke herijking, gezien de eerdere verwijzing naar documenten uit 2019/2020?

Antwoord van het college

En als die documenten nog niet zijn herijkt, staat dit dan wel op de planning? Of wordt dit meegenomen in de behandeling van een nieuw regionaal beleidsplan in 2024? ➔ De wet veiligheidsregio’s schrijft voor dat elke vier jaren de drie genoemde stukken worden opgemaakt. Dat betekent dat met ingang van 2025 een nieuw regionaal beleidsplan, regionaal risicoprofiel en een nieuw regionaal crisisplan zijn vastgesteld. De looptijd van de huidige plannen is van 2021-2024. In 2024 worden gemeenteraden betrokken bij het beleidsplan en het risicoprofiel. 2)

Op pagina 11 wordt bij het programma Risico- en Crisisbeheersing aangegeven dat in 2022 het Project Implementatie Omgevingswet succesvol is afgerond. Deze afronding heeft randvoorwaarden opgeleverd/georganiseerd voor het moment dat de Omgevingswet van kracht wordt. Op pagina 32 wordt onder de risico-inventarisatie vervolgens een bestaand niet-kwantificeerbaar risico gekwantificeerd, namelijk ‘het risico op het niet matchen tussen gemeenten en de afdeling RCB t.a.v. de uitvoering van taken en dienstverlening bij de invoering van de nieuwe Omgevingswet’. Is deze kwantificering een uitkomt van het implementatieproject? En lopen er op dit moment nog projecten om de afdeling wel zo vorm te geven dat er sprake is van een match tussen de gemeenten? ➔ VNOG heeft geconstateerd dat er grote diversiteit is in de wijze waarop gemeenten omgaan met de uitvoering van de omgevingswet en de wensen die van daaruit aan VNOG worden gesteld. Er zit spanning tussen de wens van het AB VNOG om een zo uniform mogelijke werkwijze te hanteren en de lokale wens om maatwerk. Die laatste is veel arbeidsintensiever en vraagt om een hogere personele capaciteit dan nu beschikbaar. De contacten tussen gemeenten en VNOG op dit gebied zijn goed. De oplossing wordt voornamelijk gezocht in zorgvuldige onderlinge communicatie, (potentiële) capaciteitstekorten worden immers niet opgelost door een andere inrichting van de afdeling.

 Beantwoording raadsvragen 3)

Onder de crises paragraaf op pagina 42 ontbreekt bij het thema Oekraïne het bedrag van de declaratie die de VNOG in 2023 heeft opgesteld over de kosten 2022. Kan dit bedrag met ons worden gedeeld? Of is dit bedrag nog niet bekend, gezien de deadline van 15 juli 2023 waarvoor de declaratie mo et zijn ingediend? ➔ Er is zo’n € 650.000 gedeclareerd bij het ministerie ten behoeve van werkzaamheden bij de opvang van ontheemden uit Oekraïne.

4)

Op pagina 70 wordt aangegeven wordt bij ‘62. Middelen’ aangegeven dat er extra juridisch advies is ingekocht vanwege de klacht t.a.v. aanbesteding TS en het procesbeheersysteem van RCB. Op pagina 12 wordt bij de programmaverantwoording van RCB aangegeven dat de samenwerking met de leverancier van het beoogde systeem in goed overleg is stopgezet. Toch krijg ik de indruk dat met de inkoop van juridisch advies er niet altijd sprake is geweest van een goed overleg. Kan de VNOG aangeven welk percentage juridisch advies is te koppelen aan de aanbesteding voor het procesbeheersysteem? ➔ De kosten die samenhangen met inkoop van juridisch advies bij het stopzetten van de samenwerking met de betreffende leverancier bedragen over 2022 € 34.000 inclusief BTW. De financiële risico’s voor VNOG rondom dit procesbeheersysteem waren dusdanig dat VNOG in de aanloop naar het stopzetten niet voor verrassingen wilde komen te staan. De bereikte uitkomst, waarbij het in goed overleg is gegaan en een juridisch proces is voorkomen, is mede te danken aan deze zorgvuldige voorbereiding.

5)

In 2022 zijn er extra inhuurkosten gemaakt van € 602.000 voor o.a. de inhuur van een projectleider vervanging hardware (MDT’s). In het overzicht van af te sluiten en over te hevelen kredieten staat bij Mobiele Data Terminals (MDT) 2020 een bedrag van € 741.000 wat in 2022 niet is uitgegeven. Gelet op die opmerking, wat hielden de werkzaamheden van de projectleider vervanging MDT’s dan in? ➔ De over te hevelen kredieten zijn bedoeld voor de aanschaf van apparatuur. Om hiertoe te komen moet eerst nauwkeurig worden vastgesteld wat er aangeschaft moet worden, daar begint het werk van een projectleider. Voor het project vervanging hardware is ingehuurd omdat er intern geen capaciteit beschikbaar was, dat heeft het project vertraagd en de aanschaf van de apparatuur doorgeschoven naar 2023.

6)

Op pagina 60 wordt in de tabel aangegeven dat op het onderwerp ‘brandveilig leven’ 1.861 geschreven, terwijl er 20.000 was begroot. Zijn bepaalde taken/werkzaamheden niet uitgevoerd, of was het bedrag in de begroting aan de ruime kant? ➔ De inzet van vrijwilligers voor het thema brandveilig leven verkeert nog in een opstartfase.

7)

Op pagina 65 wordt vermeld dat er in 2022 minder kosten zijn gemaakt voor het onderhoud aan ademluchtcilinders vanwege het te laat aanbieden voor onderhoud. Was dit een incident of zou dit in 2023 opnieuw kunnen gebeuren? Heeft de VNOG de registratie van keuring - en onderhoudsverplichtingen op orde? ➔ Dit heeft mede te maken met de laatste corona-effecten in 2022, het ligt niet in de verwachting dat dit zich opnieuw voordoet.

8)

Op pagina 65 wordt aangegeven dat er voor vakbekwaam blijven een bedrag van € 427.072 niet is uitgegeven aan oefeningen. Eerder in de jaarstukken wordt aangegeven dat er vanuit de toekomstvisie juist geïnvesteerd moet worden op het vakbekwaam blijven. In de toelichting lees ik dat een aantal momenten niet door konden gaan vanwege onvoldoende aanmeldingen of een verkeerde planning. Ook wordt er aangegeven dat niet iedereen alle (buitenlandse) trainingen heeft kunnen volgen. Kan de VNOG aangeven in hoeverre het niet-volgen van deze trainingen/oefeningen een probleem vormt voor de vakbekwaamheid? Of zijn de trainingen/oefeningen extra en zouden deze gelden anders ingezet kunnen worden? Overigens valt mij ook op dat op diezelfde pagina onder het kopje daaronder onder ’90. Overig’ juist extra geld is uitgegeven voor een inhaalslag op opleidingen en cursussen. Hoe verhoudt die uitgave zich tot de constatering bij vakbekwaam blijven?

 Beantwoording raadsvragen ➔ Het gerapporteerde overschot op vakbekwaamheid heeft niet één oorzaak, maar is een optelsom van vele kleine oorzaken. Deze hebben ook impact op meerdere doelgroepen, zoals brandweervrijwilligers met verschillende specialismen en operationeel leidinggevenden (ROF-medewerkers). Overall is de vakbekwaamheid op orde, maar is het wel de bedoeling dat het gev arieerde programma gevolgd wordt om de vakbekwaamheid op orde te houden. Op dit moment is er dus geen reden om tot een heroverweging van het vakbekwaamheidsbudget te komen. De opleidingsbudgetten onder ’90.

Overig’ gaan over niet-operationele functies. 9)

Op pagina 86 staat bij programma 4 Meldkamer Oost Nederland een bedrag van € 63.291 als lasten, terwijl het gaat om uitgeleend personeel. Bij andere registraties van uitgeleend personeel worden de bedragen als baten opgevoerd. Waarom is dat voor deze registr atie anders? ➔ Hier lijkt een vergissing in het opstellen van de tabel te zijn opgetreden. Het bedrag betreft hier in werkelijkheid een bate. Dit wordt gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening.

Programmabegroting 2024-2027

10) Ook in de programmabegroting wordt het ontbreken van een match tussen gemeenten en RCB n.a.v. het nieuwe werken onder de Omgevingswet als een gekwantificeerd risico opgenomen. Onder het kopje Jaarstukken 2022 heb ik daar al een vraag over gesteld (zie vraag 2). Vanu it de begroting wil ik daar het volgende aan toevoegen: in de begroting is bij de toelichting opgenomen dat het bedrag (€ 320.000) bestaat uit de inhuur van 4 fte a € 80.000 voor uitvoering van taken bij invoering van de Ow voor een periode van 2 jaar. Daarnaast bestaat er ook nog een reserve frictiekosten Risicobeheersing voor het dekken van personele frictiekosten door de transitie i.r.t. de Omgevingswet. Kan het dus zo zijn dat, naast de bestaande reserve, er nog extra kosten gemaakt zouden moeten worden vanwege een mogelijke mismatch? Of wordt dat risico dan afgedekt vanuit de reserve die al opgenomen is in de begroting? ➔ De reserve is opgenomen om bestaande medewerkers te scholen in wat er van ze verwacht wordt in de omgevingswet. Bovendien is de verwachting dat de omslag naar het werken onder de omgevingswet extra werk met zich meebrengt, daar is voor een beperkte periode een flexibele schil in voorzien.

11) In bijlage 9 op pagina 76 wordt een overzicht gegeven van de gekwantificeerde en niet gekwantificeerde risico’s. In die tabel lees ik eerst risiconr. 3 (schaarste repressieve vrijwilligers) en vervolgens nr. 7 (onvoldoende krimp van repressief beroepspersoneel en vrijwilligers). Hoe verhouden deze risico’s zich tot elkaar, want ze lijken elkaar tegen te spreken. ➔ Risico nummer 3 gaat over de beschikbaarheid van de juiste hoeveelheid vrijwilligers op de juiste plek, waar voldoende nieuwe instroom niet gegarandeerd is. Risico nummer 7 ziet op de opdracht uit de Toekomstvisie om de totale omvang van brandweermedewerkers terug te brengen, als gevolg van het toentertijd aangepaste materieelspreidingsplan.

12) In diezelfde bijlage wordt het risico van een mogelijke boete in het kader van de Arbeidstijdenwet beschreven. Is er in de begroting nog rekening gehouden met de inhuur van extra personeel, zodat er überhaupt geen situatie van een boetebedrag kan ontstaan? Dat lijkt mij vanuit de Arbo verplichtingen ook beter voor het personeel. ➔ Nee hier is geen rekening mee gehouden.

 Beantwoording raadsvragen Deel 2: Beantwoording vragen LEV, Mevrouw A. Schakelaar 1)

5a pag. 7/20 0,2 fte. Hoe gaat dit nu, zonder de uitbreiding. Is dit een voorbeeld van organisatieontwikkeling of hoe moet ik het interpreteren? (Voor mijn beeldvorming) ➔ De verwijzing is niet goed te plaatsen.*

2)

Vraag 2

3 pag 9/20 uitbreiding van de fte: Zijn er alternatieven?

Antwoord van het college

Vervallen er ook werkzaamheden?

Genomen etcetera. Kan het ook anders geregeld worden? De maatschappij heeft andere verwachtingen en behoeften, sommige behoeften vervallen, dit kan ruimte bieden waardoor extra inzet van FTE wellicht overbodig is? ➔ De verwijzing is niet goed te plaatsen.* In het algemeen geldt dat VNOG zorgvuldig omgaat met het opbouwen en invullen van de formatie. VNOG merkt terdege een ontwikkeling in de maatschappelijke uitdaging, op dit moment leidt dat eerder tot een taakverzwaring op onderdelen dan een vermindering. Zie ook de ophoging van de rijksbijdrage en bijbehorende stijgende verwachtingen op het gebied van crisisbeheersing en informatievoorziening.

3)

Pag 100/101 Raadsvoorstel: percentage aanbod oefeningen crisisteam: 65%: Wat is een vervolgstap? ➔ Dit percentage gold voor de eerste periode van 2022, waarbinnen nog een periode met beperkingen als gevolg van coronamaatregelen viel. Over geheel 2022 is het percentage 100%, in de tweede helft van het jaar is de achterstand dus ingelopen.

4)

Hoe reëel is de begroting, is deze voldoende? Stijging prijspeil is 21% Eigenlijk niet trek ik de conclusie n.a.v. het overhevelen van overschot in 2022 uit de beeldvorming. Is dit een juiste conclusie? ➔ Voor de bestemming van het jaarresultaat wordt voorgesteld om dit te gebruiken om de financiële effecten van de recent afgesloten CAO te dekken. In december 2021 is de kadernota 2023-2026 vastgesteld, toen waren er nog geen aanwijzingen van de prijsontwikkelingen zoals we die nu kennen. Voor wat betreft de loonsom kent de begroting 2023 dus een tekort. Voor 2024 is rekening gehouden met een grotere stijging dan voor 2023. De effecten van deze CAO kunnen worden opgevangen binnen de voorliggende begroting. Na 1 mei 2024 zal een nieuwe CAO worden afgesloten, eventuele nieuwe verhogingen passen niet binnen de nu voorliggende begroting. Voor de begroting 2024 is rekening gehouden met overige prijsstijgingen volgens de geb ruikelijke methodiek.

5)

Opmerking over de infographic: Super duidelijk omschreven, ook de hoofdkostensoorten genoemd.

Deze zijn niet genoemd in de jaarrekening. Is dit een bewuste keuze? Dit zou wellicht meer duidelijkheid bieden. ➔ Dank voor de opmerking. Dit is geen bewuste keuze, voor volgend jaar neemt VNOG de opmerking mee.

6)

Pag. 85 jaarrekening: 1.8 miljoen verlofrecht. Dat is best veel. Is hier ook een plan voor opgesteld? ➔ Het opgebouwde verlofrecht is als gevolg van de crisissituaties in de afgelopen jaren tijdelijk hoger dan normaal. VNOG stuurt actief op het verlagen van het verlof, uitgangspunt is dat het binnen enkele jaren weer daalt naar normale proporties.

7)

Pag. 78 schatkistbankieren... Wat is de overweging, want als ik het goed begrijp, komen we geld tekort? (zie pag. 84) ➔ Het gaat om een verplichting aan gemeenten en verbonden partijen om tijdelijke liquiditeit te stallen bij het Ministerie van Financiën. De saldi van VNOG op de rekening -courant bij de BNG en bij het ministerie fluctueren dagelijks aan de hand van ontvangsten en betalingen. Het gerapporteerde saldo op 31-12-2022 is dus een momentopname, er is geen overweging.

8)

Niet alle toelichting is gekoppeld aan euro's op pagina 78. Bijvoorbeeld overige vorderingen, overige nog te ontvangen bedragen en vooruitbetaalde bedragen op pag. 79 ➔ De bedragen staan genoemd in de bijbehorende tabel.

* Ter verduidelijking van de vraag wordt voorgesteld telefonisch/ mondeling het e.e.a. toe te lichten.

 Beantwoording raadsvragen 9)

Als het overschot echt over is het budget dan te ruim geweest, wat is dan de impact op de budgetten 2023 en verder (bij structurele meevallers) ➔ VNOG heeft te maken met incidentele overschotten. Deze zijn de afgelopen jaren vooral het resultaat van de crises die VNOG met de gemeenten te beheersen had.

Er is geen zicht op structurele meevallers.

10) Verwacht het niet omdat dit ingezet wordt voor 2023, maar als het structureel is, zou je het ook voor 2023 over hebben.) Zie antwoord 9.

11) Wie controleert de rechtmatigheidsverklaring 2023? ➔ Voor VNOG gelden hier vergelijkbare regels als voor een gemeente. De verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheidsverklaring ligt bij het Dagelijks Bestuur, die dezelfde rol heeft als het College van B&W. Het Algemeen Bestuur stelt de kaders voor de rechtmatigheidsverklaring op. De rechtmatigheidsverklaring wordt onderdeel van de jaarrekening, deze wordt door de accountant getoetst op getrouwheid.

12) Ik zou er conform de gedragslijn in Elburg wel voor voelen om 2 transacties te hebben => meevaller 2022 (komt ie ook terug in de jaarrekening van 2022 van Elburg) en tegenvaller extra budget in 2023 ook laatste in 2023 => anders heb je op gemeentelijk niveau de resultaten gemixt (2022-2023 : deel van de lasten 2023 geboekt in 2022) Is dat een idee? ➔ Voor- en nadelen op gemeenschappelijke regelingen en deelnemingen worden in het jaar T +1 gerapporteerd.

13) Als de tegenvaller 2023 loon betreft, wat is dan de impact voor 2024 en verde r dan begin je toch met een veel hogere uitgangspositie in de budgetten van de komende jaren? Of zie ik dit verkeerd? ➔ Zie antwoord 4.

Deel 3: Beantwoording vragen Beelvormende vergadering Overschot 2022 - Tekort 2023

1) Graag een uitgebreide onderbouwing voor het te verwachten tekort in 2023. ➔ Begin 2023 is een Cao-akkoord gesloten. Het structurele effect van de nieuwe CAR-UWO is circa € 3,1 miljoen voor de salarisstijgingen, zowel beroeps als vrijwilligers. Daar komt nog een eventuele stijging van de reiskostenvergoedingen bovenop, die is in dit stadium nog niet duidelijk.

De CAR-UWO biedt een minimumregeling die afwijkt van de regeling die VNOG al kende. Voor de individuele medewerker geldt de meest gunstige, VNOG heeft nog niet voor alle medewerkers in beeld wat het effect hiervan is.

In de begroting 2023 is rekening gehouden met een stijging op de loonsom van € 900.000. In 2023 betekent dit een tekort van circa € 2,2 miljoen. Bij de bestemming van het jaarresultaat 2 022 zal worden voorgesteld om het resultaat 2022 te bestemmen voor de dekking van de effecten van dit arbeidsvoorwaardenakkoord 2023.

In de begroting 2024 is rekening gehouden met een stijging op de loonsom van € 2,4 miljoen. Dat betekent dat de afspraken uit deze CAR-UWO daarmee zeer waarschijnlijk gedekt kunnen worden.

De looptijd van de CAR-UWO is tot 1 mei 2024, eventuele vervolgafspraken met financiële effecten na deze datum zullen mogelijk tot een tekort leiden. 2)

Hoe verhoudt het te verwachten te kort voor 2023 zich ten opzichte van te verwachten tekort voor voorgaande jaren. De ervaring leert dat jaarresultaten achter de hand gehouden worden voor tekorten, die vervolgens niet optreden, waardoor weer een overschot ontstaat. ➔ VNOG heeft in de afgelopen jaren geen tekorten verwacht of gekend. De jaarresultaten van 2020 en 2021 zijn grotendeels gestort in de egalisatiereserve om de gekende stijging van de kapitaallasten te dempen en de noodzakelijke verhogingen van de gemeentelijke bijdrage uit te stellen.

 Beantwoording raadsvragen 3)

Is het overschot van 2022 voldoende om het gehele te verwachten tekort in 2023 te dekken? ➔ Ja.

4)

Hoe reëel is de gehanteerde stijging van het prijspeil voor de begroting? ➔ VNOG werkt met een vaste systematiek die is afgesproken met de gemeenten, w aarbij de loonen prijsindexaties van de septembercirculaire van het Gemeentefonds wordt gevolgd en doorgerekend.

Stand van zaken egalisatiereserve afschrijving

5) De uitputting van de reserve lijkt mee te vallen. Wat is de verklaring voor de schijnbaar gu nstige ontwikkeling. ➔ Deze egalisatiereserve heeft als doel het egaliseren van de gerealiseerde versus de begrote kapitaallasten (m.u.v. het renteresultaat) en vormt hiermee een eerste buffer voor de toekomstige stijging in kapitaallasten die sinds een aantal jaren voor VNOG wordt voorzien. Onttrekking aan de egalisatiereserve om de kapitaallasten te dempen gaat plaatsvinden in de periode van 2024 -2026.

Er wordt een bodem gehanteerd van € 500.000 om het doel van de egalisatiereserve niet in gevaar te brengen. Zodra deze bodem wordt bereikt (in 2027) stopt de onttrekking.

Gemeenschappelijke regeling

6) Artikel 1: waarom komt het begrip ‘raad’ niet terug in de nieuwe regeling. ➔ Uit de context van de betreffende artikelen of leden waarin de raad wordt genoemd blijkt voldoende dat het de raad van een gemeente betreft. 7)

Biedt de GR ruimte om de raad meer invloed te geven op het vormen van reserves/ besteding van het jaarresultaat. Zo nee, met welk ander instrument kan de raad beter instelling gebracht worden? ➔ De werkwijze die het Algemeen Bestuur van VNOG heeft gekozen om hiermee om te gaan is het vaststellen van het jaarresultaat door het Algemeen Bestuur. Het staat een gemeente raad vrij om op basis van de voorlopige jaarrekening, die zij altijd ontvangt, haar wensen met betrekking tot de bestemming van het jaarresultaat kenbaar te maken. Dit kan ook door het eigen AB -lid te verzoeken dit ter vergadering in te brengen. Ongeacht de gekozen werkwijze worden deze wensen altijd in de afweging betrokken.

Waarborgfonds

8) Hoe ziet het bestuur van het fonds en de organisatie eruit. ➔ De omvang van het waarborgfonds zal zeer beperkt zijn. Er is samenhang met de werkzaamheden van het in 2022 expertisebureau risicobeheer veiligheidsregio’s. Het is de bedoeling om de bestuurder van het expertisebureau ook aan te stellen als bestuurder van het waarborgfonds. Er is een Raad van Toezicht dat zal bestaan uit drie leden; die naar verwachting slechts een beperkt aantal momenten per jaar bijeenkomt. Er zal ondersteuning nodig zijn bij de inhoudelijke beoordeling van aanvragen. De benodigde capaciteit is afhankelijk van het aantal aanvragen, waarbij pragmatisch gekeken wordt naar de beoordeling als het om beperkte bedragen gaat.

Op moment van schrijven hebben zes veiligheidsregio’s ingestemd. Gezien de lage bedrijfsvoeringskosten voor het waarborgfonds is dit al voldoende om over te kunnen gaan tot de feitelijke oprichting. 9)

Welke financieel risico loopt de VNOG, met name de eerste jaren. Is de liquiditeit gewaarborgd. ➔ De liquiditeit wordt gewaarborgd door de deelnemende veiligheidsregio’s. Het is niet mogelijk om het financieel risico op dit moment te kwantificeren, maar het totale risico wordt ged eeld door deelnemende regio’s. Een belangrijke motivatie achter het oprichten van het waarborgfonds is dat de financiële impact van complexe, onverzekerbare, ongevallen -die gelukkig weinig voorkomen in Nederland- met doorgaans hoge aanspraken gedeeld wordt. Zo wordt de financiële kant voor elke deelnemende veiligheidsregio beter te controleren. Het financiële risico voor VNOG in enig jaar neemt door deelname af.