vragen CU - Raadsbrief Voortgang renovatie gemeentehuis

Vraag 1

Wat was de inhoud van de publicatie van de Europese aanbesteding op Tendernet?

Antwoord van het college

Is deze gespiegeld aan de inhoud van de raadsbrief van 4 juli 2024? Is de conclusie dat de vijf geselecteerde partijen die een inschrijving mogen doen allen voldoen aan de gewenste samenstelling van een integraal ontwerpteam?

Vraag 2

De raadsbrief van 4 juli 2024 ging uit van contractering van het ontwerpteam eind november 2024. Volgens de raadsbrief van 26 november 2024 is de definitieve gunning (na de bezwaartermijn) gepland in februari 2025, volgens een bericht in de HuisaanHuis Veluwe Koerier van 10 december 2024 op 14 februari. Terugkoppeling aan de raad van de resultaten van de opdrachtnemer zal dan in Q2 2025 zijn, volgens de HuisaanHuis Veluwe Koerier aan het eind van dit kwartaal. Is er inmiddels een bijgestelde planning beschikbaar?

Antwoord van het college

In welke maanden zijn nu de twee go/no go beslismomenten voor de gemeenteraad gepland?

Vraag 3

Kan het college wat meer informatie geven dan in de raadsbrief vermeld over de selectiecriteria per thema en over de samenstelling (welke 5 geledingen uit de organisatie van de gemeente Elburg?

Antwoord van het college

) en werkwijze (individuele en plenaire beoordeling en bespreking resp. consensus) van de selectiecommissie?

Toelichting:

Naar aanleiding van de raadsbrief van 26 november jl.: Toelichting selectiefase integraal ontwerpteam vernieuwing gemeentehuis Elburg heeft onze fractie enkele vragen.

Antwoorden:

1. Wat was de inhoud van de publicatie van de Europese aanbesteding op Tendernet? Is deze gespiegeld aan de inhoud van de raadsbrief van 4 juli 2024? Is de conclusie dat de vijf geselecteerde partijen die een inschrijving mogen doen allen voldoen aan de gewenste samenstelling van een integraal ontwerpteam?

Alle openbare informatie (stukken) m.b.t. de selectiefase van de aanbesteding zijn te vinden op Tenderned: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/348376 (klik op het tabblad Documenten). Samenvattend: de opdracht is uitgezet in lijn met wat in de raadsbrief van juli 2024

 Beantwoording raadsvragen stond. De vijf geselecteerde partijen voldoen aan die criteria, zoals uitgebreid beschreven in de raadsbrief van 26 november jl.

2. De raadsbrief van 4 juli 2024 ging uit van contractering van het ontwerpteam eind november 2024. Volgens de raadsbrief van 26 november 2024 is de definitieve gunning (na de bezwaartermijn) gepland in februari 2025, volgens een bericht in de HuisaanHuis Veluwe Koerier van 10 december 2024 op 14 februari. Terugkoppeling aan de raad van de resultaten van de opdrachtnemer zal dan in Q2 2025 zijn, volgens de HuisaanHuis Veluwe Koerier aan het eind van dit kwartaal. Is er inmiddels een bijgestelde planning beschikbaar? In welke maanden zijn nu de twee go/no go beslismomenten voor de gemeenteraad gepland?` De juiste planning is die u in de raadsbrief van 26 november jl. vindt. De partij die het werk gegund krijgt, heeft een vooraf bepaalde termijn van drie maanden gekregen om het Schetsontwerp (SO) te schrijven. Die termijn gaat vanaf de gunning lopen. In het tweede kwartaal van 2025 volgt een rapportage aan uw raad: de presentatie – en vervolgens vaststelling – van het SO en de budgetaanvraag voor de uitvoeringsfase (de verwachting is april/mei). Zodra de gunning voor het SO definitief is, ontvangt de raad daar bericht van.

Het andere raadsbesluit, de gunning van uitvoering van de renovatie, stond eerder gepland voor november ’25. Het ligt in de lijn der verwachtingen dat ook dit iets opschuift; het exacte moment is afhankelijk van de voortgang van de tussenliggende stappen, zoals het uitwerken van het SO naar het Definitief ontwerp (DO).

3. Kan het college wat meer informatie geven dan in de raadsbrief vermeld over de selectiecriteria per thema en over de samenstelling (welke 5 geledingen uit de organisatie van de gemeente Elburg?) en werkwijze (individuele en plenaire beoordeling en bespreking resp. consensus) van de selectiecommissie?

Via de link op de vorige pagina is onder meer het document ‘selectiefase integraal ontwerpteam Nieuwbouw Gemeentehuis Elburg’ * te vinden. In hst. 5 kunt u alle informatie vinden over de samenstelling van de selectiecommissie en de werkwijze. Samenvattend: de Selectiecommissie bestond uit de volgende leden: − Gemeentesecretaris/ directeur − P&O-adviseur − Communicatieadviseur − Adviseur vastgoed − Adviseur facilitair De commissie heeft de verschillende onderdelen beoordeeld volgens een gedetailleerd systeem van toekenning van punten. Dat is te vinden in hst. 6 van genoemd document. Dat betrof een individuele beoordeling, die later gezamenlijk is besproken. * de naam van het bestand is feitelijk onjuist, maar uit het document zelf blijkt wel degelijk dat het om vernieuwing/renovatie gaat.

Werkafspraken vanaf 1 september 2019

• Indiener stuurt vragen naar griffie;

• Griffie stuurt vragen door naar raad, college B&W en MT;

• Vragen worden beantwoord in het sjabloon raadsvragen;

• Beantwoording van technische vragen namens de portefeuillehouder;

• Beantwoording van politieke vragen altijd door het college van B&W;

• iBabs gebruiken voor het beantwoordingsproces;

• Geaccordeerde beantwoording via iBabs naar de griffie

• Griffie zorgt voor verspreiding naar de raad.