Vrijgeven krediet renovatie gemeentekantoor
Een raadslid stelde op 3 juni 2024 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Elburg (3 vragen).
In het kort
3 vragen en wat het college antwoordt
- De kosten voor de adviseurs en projectmanagement bedragen t/m het schetsontwerp 430.000. → We doen een reële aanname die past bij de uitdaging die er ligt en de ambitie van de gemeente.
- Is het mogelijk om de te verwachten kosten t/m schetsontwerp nog specifieker uit te splitsen? → Is het mogelijk kosten verder uit te splitsen?
- Voor de tijdelijke huisvesting worden alleen de huurbedragen opgevoerd. → Het gaat nu niet om het aangaan van een huurovereenkomst, maar van een OPTIE op een huurovereenkomst.
Overgenomen uit de brief van het college; hieronder staan de volledige vragen en antwoorden.
Aanleiding
Vraag/vragen ter voorbereiding van vergadering (geen schriftelijke vraag ex 3.4.6 Organisatieverordening):
Verzoek beantwoording vóór of op vergadering van 27 maart 2024 (beeldvorming).
Indiener: Ramon Blaauw Datum: 24 maart 2024
Onderwerp:
• Vrijgeven krediet renovatie gemeentekantoor Inleiding:
Voor de uitwerking van een schetsontwerp is voorbereidingsbudget noodzakelijk. Deze vragen gaan over de bestemming van dat budget voor deze ‘schets’-fase en de integraliteit met de daaropvolgende fasen.
Vragen:
Vragen en antwoorden
Vraag 1
De kosten voor de adviseurs en projectmanagement bedragen t/m het schetsontwerp 430.000. Na deze fase volgt er nog een voorlopig en definitief ontwerp (en wellicht nog technisch ontwerp). Als het schetsontwerp nu al inzet van specifieke kennis vraagt (zoals constructeur en bouwfysicus), wat zijn dan de verwachtingen over de kosten bij de volgende fasen (die nog specifieker/gedetailleerder zijn)?
Antwoord van het college
We doen een reële aanname die past bij de uitdaging die er ligt en de ambitie van de gemeente. Werkelijke kosten blijken tijdens de aanbesteding. Hoe meer je selecteert op een lage prijs (en dus minder ambitie, minder kwaliteit, meer risico’s) hoe lager de (korte termijn) kosten zullen zijn. Wij adviseren dit bedrag aan te houden.
Als je nu al adviseurs nodig hebt, wat volgt er dan nog? In de renovatie-variant zullen de totale advieskosten ca. 2mio bedragen (excl. BTW). Wij gaan ervan uit dat we fasegewijs opdracht geven, afgestemd op besluitvormingsmomenten in raad en college.
Vraag 2
Is het mogelijk om de te verwachten kosten t/m schetsontwerp nog specifieker uit te splitsen?
Antwoord van het college
Is het mogelijk kosten verder uit te splitsen? Dat is niet handig want dit geeft schijnzekerheid. Kosten worden bij aanbesteding bepaald. Er zullen te hoge en te lage inschattingen in zitten. Het heeft geen zin een discussie te voeren of bijvoorbeeld de kosten van een constructeur in de SO-fase te hoog zijn ingeschat en die van een andere adviseur te laag.
Vraag 3
Voor de tijdelijke huisvesting worden alleen de huurbedragen opgevoerd. Kan ik daaruit opmaken dat er bij de verhuizing naar die tijdelijke locatie geen extra kosten worden gemaakt voor het werkbaar maken van de tijdelijke werkplek (voor bijvoorbeeld ict, beveiliging, inrichting)? Of worden die kosten op een andere wijze gedekt?
Antwoord van het college
Het gaat nu niet om het aangaan van een huurovereenkomst, maar van een OPTIE op een huurovereenkomst. Deze optie is maandelijks opzegbaar. Bij besluitvorming over het schetsontwerp in het najaar van 2024 zullen de kosten voor tijdelijke huisvesting worden meegenomen. Dan is ook helder welke kosten het werkbaar maken van het pand met zich meebrengen.
Bron: raadsinformatie van de gemeente Elburg (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.