voorstel herinrichting HvCB
Een raadslid stelde op 20 mei 2025 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Hellendoorn.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Zaaknummer: 2025-004660 Onderwerp TOELICHTING OP VRAGEN GESTELD IN DE DEBATRONDE D.D. 20 MEI 2025 ten aanzien van de kaders en scenario’s voor opstarten Ontwerpfase herinrichting Huis voor Cultuur en Bestuur (HvCB)
INLEIDING Op dinsdag 20 mei 2025 vond een debatronde plaats in uw raad met betrekking tot het voorstel vanuit het college voor het vaststellen van de kaders en het verstrekken van de ontwerpopdracht voor het uitwerken van twee scenario’s voor de herinrichting van het Huis voor Cultuur en Bestuur (HvCB).
Tijdens de debatronde is een veelheid aan vragen reeds door de portefeuillehouder beantwoord, maar toegezegd is tevens dat nog een schriftelijke toelichting c.q. verduidelijking zal volgen.
Deze toelichting treft u bijgaand aan.
In deze toelichting zal achtereenvolgens worden ingegaan op de volgende onderdelen:
1. Proces tot op heden
2. Alternatieve locaties voor nieuwe raadszaal
3. Uitbouw bestaande raadszaal
4. Arbo- onderzoek omstandigheden huidige raadszaal
5. Financieel denkkader voor Ontwerpfase
6. Vervangingsinvesteringen
7. Afschrijvingstermijnen
8. Consequenties standpunt Claudy Jongstra
9. Toelichting op Ontwerpfase
10. Kosten Ontwerpfase
1. Proces tot op heden Bij de herstart van het project is een klankbordgroep uit uw raad samengesteld met vertegenwoordigers uit elke fractie. In vier bijeenkomsten is samen met de leden van de klankbordgroep toegewerkt naar het voorstel, zoals dat onlangs is aangeboden aan uw raad en ter besluitvorming voorligt in uw vergadering van 10 juni aanstaande.
Dit voorstel bestaat uit kaders waarbinnen de uitwerking in de Ontwerpfase dient te voldoen, twee scenario’s waarvan wordt voorgesteld deze uit te werken in deze Ontwerpfase en een financieel kader waarbinnen deze scenario’s dienen te worden uitgewerkt in de Ontwerpfase.
De tot op heden uitgevoerde vooronderzoeken kunnen worden beschouwd als ruwe schetsontwerpen met een daarbij behorende raming. Pas in de feitelijke Ontwerpfase zullen deze ruwe schetsen op alle aspecten in een team van deskundigen onder leiding van de architecten van Team 4 worden uitgewerkt. Verwezen wordt naar de toelichting onder punt 10.
Veel van de vragen gesteld in de debatronde van 20 mei j.l. zullen dan ook pas beantwoord kunnen worden in het uiteindelijke resultaat van de Ontwerpfase: een Definitief Ontwerp dat voldoet aan de gestelde maatschappelijke, functionele en technische kaders met een daarbij behorende begroting gebaseerd op actuele markcondities.
1
De opdracht om deze Ontwerpfase te kunnen opstarten (met in acht name van de voorgestelde kaders, scenario’s en financieel kader) is echter nog niet door uw raad verstrekt. Pas nadat de opdracht vanuit uw raad om de Ontwerpfase op te starten is verstrekt, wordt een aanvang gemaakt met de Ontwerpfase en volgt uiteindelijk een Definitief Ontwerp en een begroting.
2. Alternatieve locaties voor de raadszaal In de derde sessie van 19 maart 2025 heeft de klankbordgroep de voorlopige kaders en scenario’s besproken. Daarnaast werd geconcludeerd dat er nog een aantal onduidelijkheden waren over mogelijke alternatieve scenario’s voor de raadszaal (met name over het eventueel gebruiken van de begane grond of de eerste verdieping van de bibliotheek of het gebruik van de Hellendoornzalen).
In het hierop volgende uitgevoerde onderzoek, besproken op 14 april in de vierde sessie van de klankbordgroep, is gebleken dat er binnen het HvCB geen geschikte alternatieven voor een raadszaal zijn.
Daarnaast is de suggestie gedaan om te vergaderen op locatie. Bij vergaderen op locatie zijn beperkte voorzieningen aanwezig. Er zijn geen voorzieningen voor livestream en aansluiting op het raadsinformatiesysteem. Dit heeft een negatief effect op de toegankelijkheid en openbaarheid van de vergaderingen. Bij het inrichten van een andere locatie moet gedacht worden aan de inrichting, audiovisuele middelen en de livestream naar het raadsinformatiesysteem, facilitaire ondersteuning en niet in de laatste plaats: de veiligheid van de deelnemers.
Gelet op de kosten is het niet haalbaar om meerdere locaties hiervoor geschikt te maken. Het zou dan gaan om hooguit één locatie.
In de klankbordgroep is de vraag besproken of het wenselijk is om een raadszaal buiten het HvCB te realiseren. Een meerderheid van de klankbordgroep heeft de voorkeur uitgesproken om raadsvergaderingen in het HvCB te laten plaatsvinden. Daarom is dit verder buiten beschouwing gelaten.
3. Uitbouw bestaande raadszaal De mogelijkheid de bestaande raadszaal te voorzien van méér ruimte, lucht en licht is in de afgelopen maanden verkend. In een gesprek op 9 april 2025 met Dick van Wageningen (architect van het HvCB en verantwoordelijk voor het stalen frame waarbinnen de raadszaal is gerealiseerd), zijn door de projectleider en de architect van Team4 de mogelijkheden tot een uitbreiding van de raadszaal besproken, evenals de mogelijkheid meer licht en lucht toe te voegen.
De conclusie was dat het vergroten van de ruimte slechts zeer beperkt mogelijk is (minder dan 10m 2 extra). Dit heeft te maken met de constructieve beperkingen van het stalen frame, het beschikbaar moeten houden van minstens twee vluchtwegen, de originele ontwerpgedachte van het HvCB én de te verwachten artistieke belemmeringen die de kunstenaar (Claudy Jongstra) zal opwerpen: het openwerken van het kunstwerk raakt de kern van het kunstwerk, het wordt daarmee ‘waardeloos’. Dat geldt ook voor het naar binnen brengen van meer daglicht: het kunstwerk zal op diverse plaatsen dienen te worden opengewerkt en te worden voorzien van lichtdoorlatende elementen. Nog los van de artistieke belemmeringen zouden hoge kosten gemoeid zijn met een dergelijke aanpassing met slechts een suboptimaal resultaat.
In de vierde sessie van de klankbordgroep op 14 april zijn deze bevindingen in een presentatie door de architecten van Team 4 gedeeld, evenals het gespreksverslag van het gesprek met Dick van Wageningen.
4. Arbo onderzoek omstandigheden huidige raadszaal Ook zonder arbo onderzoek is duidelijk dat de raadszaal niet (meer) voldoet aan de huidige normen, die o.a in het Bouwbesluit worden gesteld aan een verblijfsruimte, met betrekking tot onder meer luchtverversing, daglichttoetreding en minimaal vloeroppervlak. Daglicht ontbreekt volledig en bij een raadsvergadering is vrijwel elke m2 bezet.
Al in een eerder onderzoek, uitgevoerd in juni 2024, is naar voren gekomen dat er een gebrek is aan verse lucht met klachten als hoofdpijn, concentratieverlies en een bedompt klimaat tot gevolg.
Onlangs is een nieuw en uitgebreider onderzoek opgestart, waarin naast metingen van het binnenklimaat in de raadszaal, ook monsters zijn genomen van de bekleding van de raadszaal, deze monsters worden onderzocht op de aanwezigheid van schimmels, bacteriën en gisten. De resultaten van dit onderzoek volgen eind juni 2025.
2
Daarnaast is op steeds meer plekken aan de binnenzijde van de raadszaal sprake van opeenhoping van stof en vervuiling.
Het zitcomfort voor publiek, raadsleden, leden van het college en pers is verre van optimaal en tot slot is het meubilair na 17 jaar toe aan vervanging.
5. Financieel kader voor Ontwerpfase In het raadsvoorstel dat voorligt bij uw raad wordt, naast het voorstel voor de kaders en de scenario’s, een voorstel gedaan om deze kaders en scenario’s in de Ontwerpfase uit te werken binnen maximaal financieel kader met een bandbreedte tussen de € 1.350.000,- en maximaal € 2.150.000,- .
Dit financiële kader geeft enerzijds voldoende ruimte voor het uitwerken van een integraal voorstel voor herinrichting van het HvCB. Anderzijds is daarmee de bovengrens voor de kosten van de herinrichting bepaald. Het bedrag is gebaseerd op een raming door de projectleider en tijdens de vooronderzoeken getoetst bij Team 4 Architecten.
In de ontwerpfase wordt eerst een voorlopige- en tenslotte een definitieve gedetailleerde kostenbegroting gepresenteerd. Bij de besluitvorming in het najaar van 2025 over het definitief ontwerp wordt de raad gevraagd om het benodigde budget voor de realisatie beschikbaar te stellen.
Voor de duidelijkheid wordt nogmaals gesteld dat ook de kosten voor de werkzaamheden van Claudy Jongstra binnen de bandbreedte van het voorgestelde kader dienen te worden afgedekt. Zie verder onder punt 8.
6. Vervangingsinvesteringen Naast het voorgestelde financieel kader voor de uitwerking van de scenario’s in de Ontwerpfase, zijn twee vervangingsinvesteringen opgenomen in de Kaderbrief 2026.
Het betreft de vervangingsinvesteringen voor het vervangen van het meubilair van de raadszaal (afgeschreven en verouderd) voor een bedrag van €250.000,- en het vervangen van de audiovisuele middelen in de raadszaal, eveneens afgeschreven, voor een bedrag van €250.000,-.
Ook in het geval dat de raadszaal in zijn huidige vorm zou blijven bestaan, zijn deze toekomstgerichte vervangingen nodig. Om die reden zijn deze investeringen niet meegenomen in de ontwerpkosten 7.…
Bekijk de brief: Beantwoording vragen debatronde 20 mei 2025 over voorstel herinrichting HvCB
Bron: raadsinformatie van de gemeente Hellendoorn (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.