vragen raad rekening en begroting SWO.pdf

Vraag 1

Bij de laatst gegeven prognose aan de raad is een resultaat+ van 1,9 miljoen geprognosticeerd. Nu is het resultaat 11 miljoen +; is de organisatie dan wel in control als voorspellen zo'n opgave blijkt?

Antwoord van het college

(betreft de jaarrekening Hoogeveen) De grote afwijking is met name ontstaan door de decembercirculaire. De positieve effecten hiervan hebben wij bij de Gemrap niet voorzien. Zie voor nadere toelichting de jaarrekening van de gemeente Hoogeveen. Voorspellen van de fluctuaties in de rijksinkomsten is inderdaad in toenemende mate problematisch, omdat de schommelingen steeds groter worden.

We houden vast aan het inboeken van voordelen als ze ook zeker zijn.

Het enig dat we daar tegenover kunnen stellen is een voldoende niveau van de algemene reserve om deze schommelingen op te vangen.

Vraag 2

Er is sprake van 'op alle speerpunten zijn vorderingen gemaakt' (genoemd worden Sociaal domein, omgevingswet en dienstverlening). Voor ons als raadsleden is dat nog moeilijk concreet te krijgen. Kunt u ons concreet zeggen welke vorderingen zijn gemaakt?

Antwoord van het college

De toelichtingen vindt u in de teksten bij de betreffende onderdelen.

Omgevingswet zie pag. 9 en 23 van de jaarrekening, over het sociaal domein wordt de omgekeerde toets beschreven en voor dienstverlening zie pag. 8/9 van de jaarrekening.

Postadres In .de jaarrekening van SWO vindt u geen uitgebreide beschrijvingen Postbus 20.000 van de vorderingen. Over deze wordt meer in detail gerapporteerd in 7900 PA Hoogeveen de beleidsdocumenten. Voor het sociaal domein zal dat bijvoorbeeld gebeuren in het uitvoeringsprogramma.

Bezoekadres

Vraag 3

Er is sprake van een overzicht t.o.v. de begroting van 4.111.332. Is Raadhuisplein 24 7901 BW Hoogeveen het mogelijk om een tabel te krijgen wat daarvan betrekking heeft op reguliere posten en wat incidentele posten betreft?

Antwoord van het college

Telefoon Nee zo'n overzicht is er niet. De incidentele posten zijn als zodanig 14 0528 onder de incidentele baten en lasten verantwoord en toegelicht op Fax 0528-291325 pagina 19 en 20.

In en met de jaarrekening ansich wordt inzicht gegeven in de realisatie E-mail versus de begroting. [email protected] Internet www.hoogeveen.nl

Vraag 4

Wat wordt er concreet gedaan om voldoende gekwalificeerd personeel binnen te krijgen en te houden?

Antwoord van het college

Ook omdat we op p 20 lezen dat we minder uitgeven aan HRM.

PS wij hoeven geen beleidsnotities e.d., maar graag lezen wat de concrete maatregelen zijn en daarbij graag een kwantitatieve onderbouwing van 'vorderingen'.

Zie pagina 9, zie onder "aantrekkelijk werkgever in een gespannen arbeidsmarkt".

We werven onder andere minder langs de traditionele weg en hebben een recruiter aangesteld die met behulp van socials de contacten legt. Dat we minder geld hebben uit gegeven aan het HRM-beleid vindt zijn oorzaak in het voornamelijk gebruiken van eHRM en veel in eigen beheer houden (zie ook de toelichting op pag. 20).

Resultaat uit bedrijfsvoering

1. U spreekt over 2,6 mln aan verplichtingen, wat was de begin stand en hoe gaat u deze schuldpositie afbouwen? Concreet: gaat u dat uitbetalen of moet dat in tijdvoor-tijd opgenomen worden. Als dat laatste het geval is 'hoe vangt u dan een nog grote personeelsgebrek op' Als u voor het eerst kiest, komt dit dan in de kadernota terug?

Zie pag. 48 van de jaarrekening voor begin en eindstand. In principe geldt tijd voor tijd. Van dat principe wordt niet afgeweken en zorgt dus ook niet voor nieuw beleid wat, in dat geval, zou terugkomen in de kadernota.

2. Eigenlijk heeft u dus 4 mln overgehouden op de begroting van SWO. Hoe vertaalt u dat door naar de begroting. Daarin zien we in 2023 alleen maar uitzettingen, is dat reëel of overdreven voorzichtig???

Het overschot in 2021 vindt voornamelijk zijn oorzaak in middelen die we bij de Gemrap hebben ontvangen en slechts ten dele nog in 2021 hebben kunnen benutten.

Dit is de reden van de storting in de reserve ad 1.8 mln. (zie pagina 19 en verder).

De uitzettingen in de begroting betreft andere posten welke eveneens zijn toegelicht op pagina 18 en verder van de begroting. Gegeven de onderuitputting én het volume van het doorgeschoven werk uit vorige jaren is de uitzetting van het personeelsvolume beperkt tot het strikt noodzakelijke. De wel opgenomen uitzettingen zijn onvermijdelijk als er geen onderuitputting plaatsvindt in 2023. Dat is voorzichtig.

Tegelijkertijd is afgesproken dat we de loonsom in SWO naar beneden gaan bijstellen als de onderuitputting aanhoudt en werk door blijft schuiven naar volgende jaarschijven.

3. In het verslag staat deze zin: 'Dit is na verwerking van de storting in de reserve nog uit te voeren taken met € 1.861.818 ... .'. Hoe is dat bedrag bepaald? Waaruit bestaat dit precies?

Zie kopje "bestemmingsreserve nog uit te voeren werkzaamheden" op pagina 22 en verder van de begroting.

4. In vervolg op vraag 4. Hoe verhoudt zich dit tov de afspraak om geen vermogen in de SWO aan te houden? Er is nu volgens p 30 12% solvabilitieit (3% was begroot).

Moet beleid herzien worden?

Het eigen vermogen bestaat in dit geval uit een bestemmingsreserve (zie de eerdere antwoorden) en is daarmee niet structureel en daarom is nu niet het moment om het beleid te herzien.

Vraag 5

Als we 1,8 mln nog uit te voeren taken hebben. En een krappe arbeidsmarkt. Met een Oekraine-crisis. Is het dan niet vreemd dat wij als SWO een uitzetting van de begroting opnemen in de begroting van 2023 van 3,54 mln (p 18 van de begroting, waarvan 2,7 mln in personeel) in de lasten?

Antwoord van het college

Is dat realistisch en praktisch begroten?

De stijging van de personeelslasten in 2023 wordt voor het overgrote deel veroorzaakt door CAO ontwikkelingen 2021, periodieken, projecten zoals versterking financiële functie en een correctie dekkingsbijdrage sociaal domein. Dit lijkt ons voor nu de juiste, voorzichtige manier van begroten. Zie voor eventuele gevolgen in komende jaren het antwoord op vraag 2 hierboven.

 Overige pagina's

1. Waar zijn de 14 HBO-afgestudeerde bedrijfskundigen ingezet en wat zijn de resultaten of minimaal de doelen van deze functionarissen? Anders gezegd wat heeft de gemeente (concreet) aan deze 14 opgeleide mensen? Worden ze goed ingezet? P.10 Dit zijn onze eigen medewerkers die een kopstudie hebben gevolgd. Hun studieopbrengst is teruggegeven in de vorm van concrete adviezen aan de organisatie en krijgt nu een follow up waarbij CMT-leden ambassadeur van het betreffende onderwerp zijn om te zorgen dat er ook ruggensteun aan gegeven wordt. Aangezien de studieresultaten grotendeels in het eigen vakgebied lagen is dat een mooie synergie.

2. Wij voldoen niet aan diverse IT-normen zo lezen wij. P.13. Wanneer voldoen we wel en wie gaat dat vaststellen? Krijgen we daarvan een rapportage tzt? [op p.22 lezen we zowel bij ICT als ICT-informatiemanagement onderbesteding] De organisatie voldoet inderdaad nog niet aan alle gestelde eisen/normen van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).In 2021 is het project Actieplan Informatieveiligheid gestart voor (een versnelling van) de implementatie van de vereiste maatregelen. Streven is dat de organisatie eind 2022 voldoet aan de gestelde normen.

De toetsing hierop vindt plaats op twee manieren:

a. Een eigen rapportage vanuit het project Actieplan Informatieveiligheid, waarbij specifiek wordt gekeken of aan alle normen van de BIO is voldaan. Hierover wordt zowel aan directie als college gerapporteerd. Intentie is ook de raad hierover te informeren.

b. Via de zelfevaluatie Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA).

Dit is een verplichte, jaarlijkse audit, waarbij de resultaten ( onder verantwoordelijkheid van het college) zowel aan de raad als externe toezichthouders wordt gerapporteerd (in mei 2023 ).

Voorbeelden hiervan zijn de brieven aan de raad over de afgelopen ENSIA-audits (1 juni 2021 en 5 april 2022).

3. Op p 14 lezen we dat facilitaire afdeling nieuw beleid nav covid-19 gaat formuleren.

Gaat de gemeente (in geheel) ook een covid-22 beleid formuleren? Zijn we voorbereid op covid-22 of covid-23? Zo ja, wat is precies het (voorgenomen) beleid? Zo nee, waarom wordt er geen rekening meegehouden?

Als gevolg van Covid-19 hebben wij onze organisatie ingericht op het hybride werken. We schalen dit niet af. Gecombineerd met het "nieuwe werken" perfectioneren we meer de mogelijkheden van vergaderruimten en werkplekken. Daarmee zijn we ons inziens voldoende voorbereid op een eventuele toekomstige pandemie.

4. De SWO krijgt (dieptepunt) een afkeurende accountantsverklaring op rechtmatigheid. Gaat u de raad nu en in toekomst meenemen in het oplossen van dit probleem?

Welke sancties zijn doorgevoerd jegens de (eind-) verantwoordelijken op dit punt?

Sinds eind vorig jaar hebben we een van onze teamleiders de opdracht gegeven om de procedures rondom inkopen en het aangaan van verplichtingen nader aan te scherpen en uit te lijnen. Dit heeft tevens een relatie met het versterken van onze financiële functie. De budgethoudersregeling wordt daarvoor aangescherpt en alle budgethouders en -beheerders worden verder getraind in het toepassen van weten regelgeving. Bovendien gaan we daar scherper op toezien. Dit heeft niet alleen betrekking op de SWO maar ook op beide gemeenten.

Het SWO-bestuur wordt over de voortgang van de aanpak van deze onrechtmatigheden op de hoogte gehouden en de accountant controleert de resultaten. Hierin is geen rol van de gemeenteraad van Hoogeveen weggelegd.

Van het doorvoeren van sancties is geen sprake. In veel gevallen worden de onrechtmatigheden veroorzaakt omdat we willens en wetens de doelmatigheid laten prevaleren boven de rechtmatigheid. In enkele gevallen is sprake van individuele onwetendheid en organisatorische nalatigheid. Daar kunnen we van leren.

5. Is de organisatie klaar voor het verstrekken van de rechtmatigheidsverklaring 2022?

Ook in het licht van de mager bezetting van de inkoopafdeling?

Zie antwoord op vraag 4.

 6.

Heeft de gemeente haar juridische afdeling op orde? Kwantitatief en kwalitatief? We zien de afgelopen jaren toch rechtszaken die de gemeente verliest (Ben Perspectief of Hoofdstraat 146)?

De aangehaalde rechtszaak dateert uit 2017. Onder het verder "in control"brengen wordt ook de juridische contra/ verstaan en maakt deel uit van onze opdracht versterking financiële functie. Ongetwijfeld ten overvloede merken we op dat juridische procedures vol met kansen en risico's zijn en dat soms zelfs de meest kansrijke procedure tot een teleurstelling kan leiden.

7. Wat is de betekenis van de wet open overheid voor Gemeente Hoogeveen en specifiek de raad?

Onlangs hebben we schriftelijke vragen van de VVD over de Wet Open Overheid (WOO) beantwoord. Voor de beantwoording van uw vraag verwijzen wij naar de antwoorden op deze vragen. (Wet Openbare Overheid; VVD gesteld op 25-02-2022 beantwoord 0p 23-05-2022). Samengevat komt het erop neer dat de invoering van de wet in jaarlijkse stappen gaat. Wij volgen de aanwijzingen die de VNG bij deze invoering van de wet geeft. Voor 1 mei 2022 is gestart met de passieve openbaarmaking. Dit betekent dat de WOB-verzoeken nu conform de WOO worden afgehandeld. Hiervoor hebben we een contactpersoon aangewezen die inwoners en instellingen helpt bij vragen om publieke informatie te ontvangen. Het actief openbaar maken van documenten gaat gefaseerd van start vanaf 2023. Uw vraag over betekenis voor de raad heeft hier betrekking op. De gevolgen van de WOO is ten aanzien van actieve openbaarmaking vele malen omvangrijker en hebben meer effecten op de informatiehuishouding. Daarom richten we ons op een projectmatige aanpak en benoeming van een projectleider. Ambtelijke voorbereiding en oriëntatie op de wet heeft plaatsgevonden. De opstart van het project vindt binnen kort plaats.

In dat project is ruimte om als gemeentebestuur prioriteiten te kunnen stellen.

8. P 17 inkooporganisatie. Wordt ook gewerkt volgens het MVI-beleid van 2019 en kan de raad de evaluatie van MVI ook ontvangen?

Uiteraard wordt er gewerkt volgens Maatschappelijk Verantwoord Inkoopbeleid, dat is geïmplementeerd in de inkoopprocedures.

Over 2020 is er een verslag gemaakt, over 2021 is dat niet gebeurd. Dat komt door afwezigheid van een MVI-coördinator (MVI is namelijk iets van de hele organisatie en niet alleen de inkoopadviseurs) en ondercapaciteit bij de inkoopadviseurs. Over 2021 kunnen wij u dus geen evaluatie verstrekken.

9. P 17 vastgoed, u geeft aan dat gegeven de financiële situatie u niet tot aankoop bent overgegaan. Kunt u ons informeren wat de exploitatie-effecten zijn van deze beslissing als je koopt met lage rente of huurt obv 10-jaars huurcontract?

Onze beslissing is niet gebaseerd op de financiële aspecten maar op het behouden van flexibiliteit zolang de bestemming van het complex nog niet duidelijk is.

10. P 18 eigenlijk zegt u dus dat de formatie in begroting 2021 foutief aan ons is gepresenteerd?

Nee, dat zeggen we niet. We zeggen dat hetgeen we onder formatie moeten scharen in het jaar daarvoor exclusief inhuur is gepresenteerd. ll. In de tabel spreekt u van 10,0% overhead. In de tekst van 9.1% overhead. Hoe sluit dat nu aan. En belangrijker: wat gaat u doen om de vergelijkbaarheid wel te vergroten? Nu krijgen we bij waarstaatjegemeente.nl tot scheve verhoudingen.

Liever geen Berenschot Benchmark met Ridderkerk e.d. maar een praktische vergelijking met Smallingerland, Hardenberg en de andere HEMA-gemeenten.

Dat kan toch door controllers van gemeenten wel geregeld worden?

De vermelde 10,0% in de tabel had 9,1% moeten zijn. Uiteinde/ijk gaat het vergelijken met andere gemeenten altijd scheef indien deze niet in eenzelfde construct opereren. Gegeven de inspanningen en kosten die gepaard gaan met een betekenisvolle benchmark, kunnen en willen we geen gehoor geven aan het verzoek om de gevraagde vergelijking te maken.

12. P 19 personeel: eigenlijk houden we dus 2,2 + 1,5 is 3,7 mln over. Zijn er uit deze personele druk ook lessen te leren voor de toekomst? Heeft de dienstverlening over 2021 ook geleden onder deze onderbesteding van 3,7 mln?

 U telt de bedragen bij elkaar op terwijl u ze van elkaar af had moeten trekken.

Per saldo blijft er €651.422 over. Zie de toelichting op pagina 19. We hebben geen aanwijzingen dat de dienstverlening in enge zin eronder heeft geleden. We hebben wel het idee dat op onderdelen, bijvoorbeeld in het fysieke domein zaken blijven liggen. Een compleet beeld hebben we echter niet. Natuurlijk zijn er lessen te trekken. De belangrijkste les is dat als we een coronacrisis én direct daarna een Oekraïnecrisis te lijf moeten, we niet tegelijkertijd mogen verwachten dat we mensen en de middelen hebben om het reguliere werk overeind te houden.

Jaarrekening

1. Hoe wordt omgegaan met groot onderhoud? Wordt cfm RJ 212 ook gewerkt aan het invoeren van voorziening groot onderhoud? Zo ja, wat zijn (geschat) de gevolgen?

Zo nee, waarom niet?

De SWO beschikt over 1 zoutopslagloods. Daarvoor is geen groot onderhoud voorzien. De huidige boekwaarde is € 133.000.

Begroting

1. Storend dat bovenaan de pagina een systeemfout zit.

Dit kunnen we niet plaatsen. We vermoeden dat kopteksten wegvallen als de stukken worden gelezen met behulp van een Ipad.

2. Op pag 18 van de begroting wordt melding gemaakt van 1 mln en later 1,75 mln krimp.

Er is sprake van 1 mln in 2021 en oplopen naar 1,75 mln in 2024. Zie de betreffende tekst.

Vragen van de VVD

1. Wij zien dat de personeelslasten op pagina 18 van de begroting verhoogd worden met €2,7 mln. Daar is een keurig toelichting op gegeven namelijk de CAOontwikkelingen voor 2021-2022 en de CAO ontwikkelingen van 2023. Daarnaast komen de periodieken er nog bij. Bij elkaar opgeteld is dit een verhoging van €2,0 mln i.p.v. €2,7 mln. Graag zien wij een uitwerking op de verhoging personele lasten en een antwoord op het verschil van €700.000.

De volgende mutaties betreffen de mutaties op de "basis van de jaarschrijf 2023", hierin zijn ook mutaties verwerkt vanuit reeds genomen besluiten door beide gemeenten.

Nr. mut.

Personeelslasten

55.047.559

Mutaties: 3 Cao ontwikkelingen-2021 e.v. 2023 6 en 21 Versterking financiële functie

€

300.00o'

€

400.000

8 en 21 Correctie dekkingsbijdrage sociaal domein (WMO) 13 Personeel DTZ

€

500.000

€

180.000

€ 14 Schuldhulpverlening 19 Thuiscoaches en Praktijkondersteuners Huisartsen (S) - miv 202. € 20 Extra korting bijdrage i.v.m. interne maatregelen (S) € € 35 Periodieken

30.000 96.000 -10.000

36 Cao-aanpassing per 1-1-2023 (2% uitgangspunt)

€

38 Administratieve ondersteuning uitvoering Wet open overheid

é€

39 Extra inzet verzekeringen

656.000 1.093.629 24.500 18.000

58.335.688

De vermelde 700. 000 betreft dus de overige posten uit het hier gepresenteerde staatje. (het totale verschil bedraagt (afgerond) 3,3 mln.

 2.

Kunnen wij 'zo'n Excelbestand' ontvangen waaruit de verdeling tussen de twee gemeenten blijkt zoals die ook vorig jaar in toegestuurd erbij willen hebben.

Bestand gaat als bijlage hierbij.

Vraag CU.

In het jaarverslag van de SWO vind ik niks terug over het ziekteverzuim binnen de organisatie. Zou je me de gegevens van 2020, 2021 en 2022 t/m heden willen aanleveren?

Hieronder de cijfers voor 2020 en 2021. Het verzuimcijfer voor 2022 ligt hoger maar mag hier niet zomaar in meegenomen worden, omdat dit cijfer slechts betrekking heeft op een deel van het jaar, waarbij de maanden januari, februari en maart jaarlijks hoger uitvallen. Dat zou een vertekend beeld geven.

Verzuimcijfer SWO (excl. zwangerschap) 2020 5,48 2021 6,35 Wat betreft het jaar 2022 zien we binnen de SWO dat we in de eerste maanden toewerkten naar een opmerkelijke piek in maart van 8,3%. Deze heeft daarna een daling ingezet tot 6,8% in mei 2022. De cijfers zijn hoger dan de afgelopen twee jaren.

In 2021 was het verzuimcijfer 6,35, in 2020 nog 5,48%. Hierin spelen de corona effecten en het thuiswerken zeker een rol. Het thuiswerken werkte dempend op de verzuimcijfers.

Een griepje belemmert niet altijd om thuis te werken, vaker wel om naar kantoor te komen. Daarnaast werkte Corona eveneens dempend op de verzuimcijfers. Eind vorig jaar en begin dit jaar trad er een inhaalslag op wat de griep en zware verkoudheid betreft. We hadden weer (virus)contact.