AP 4a Definitieve beantwoording schriftelijke vragen commissie Algemeen Bestuur 8 december 2022
Een raadslid stelde op 8 december 2022 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Nunspeet.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Overzicht schriftelijke vragen commissie Algemeen Bestuur 8 december 2022.
Agendapunt 6b (Vaststellen Privacyverordening) Dhr. M.A. Konings (Gemeentebelang) Een dergelijke verordening brengt het risico met zich mee een papieren tijger te worden die, hoewel er inhoudelijk belangrijke zaken in staan die deels zelfs wettelijk verplicht zijn, netjes in het archief verdwijnt.
Vraag:
Kan het college inzicht geven in:
- De wijze waarop deze verordening gecommuniceerd wordt binnen het huis?
Antwoord:
Op grond van wetgeving bestaat de verplichting om de voorliggende Privacyverordening na vaststelling te publiceren op overheid.nl. Daarnaast wordt deze gepubliceerd binnen de voor de ambtenaren toegankelijke omgeving. De betrokken ambtenaren zijn reeds op de hoogte van de inhoud van de voorliggende Privacyverordening.
Vraag:
Kan het college inzicht geven in:
- De wijze waarop deze verordening binnen het huis geïmplementeerd wordt?
Antwoord:
Met de voorliggende Privacyverordening wordt geregeld dat de gemeenteraad, net als de andere zelfstandig bestuursorganen van de gemeente, te allen tijde kan voldoen aan de in de Algemene Verordening Gegevensbescherming opgelegde verplichtingen en termijnen.
Sinds december 2020 heeft het college als verwerkingsverantwoordelijke het Privacybeleidskader Gemeente Nunspeet 2020-2024 (hierna: “PBK”) vastgesteld. In het PBK zijn taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de omgang met persoonsgegevens vastgelegd. Aanvullend op het PBK worden protocollen opgesteld waarin is vastgelegd op welke wijze op uitvoerend niveau invulling gegeven wordt aan verplichtingen rondom:
- Privacy incidenten
- Rechtsverzoeken op grond van de AVG
- Actueel houden van het register van gegevensverwerkingen
- Afspraken met verwerkers en andere samenwerkingspartners
- Uitvoeren van privacy risico inventarisaties Binnen het PBK is vastgelegd dat de omgang met persoonsgegevens zich ontwikkeld volgens het principe van plan-do-check-act.
De gemeenteraad is voor een aantal verwerkingen, zoals bij ingekomen stukken bij de gemeenteraad en werving en selectie van wethouders, zelf verwerkingsverantwoordelijke en heeft daarmee eigen verplichtingen gelijk aan die van het college. Om te zorgen dat de protocollen die op uitvoerend niveau invulling geven aan die verplichtingen, is de Privacyverordening opgesteld. Daarmee wordt aangesloten op PBK wat voor het college reeds invulling geeft aan de verplichtingen uit de AVG.
Bij de behandeling van Privacy incidenten is de termijn van 72 uur na bekendwording van het Privacy incident zeer belangrijk. In dat tijdsbestek wordt besloten of er een melding gemaakt moet worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
Bij de behandeling van rechtsverzoeken op grond van de AVG is het verplicht om binnen een maand na ontvangst van het rechtsverzoek een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht te nemen.
-2-
Met de aansluiting op het PBK wordt geborgd dat ook namens de gemeenteraad binnen de hiervoor genoemde wettelijke termijnen invulling geven kan worden aan die verplichtingen.
Het doel van de Privacyverordening is dan ook het voorkomen van separate processen voor de verschillende zelfstandig bestuursorganen door de processen juist op elkaar aan te laten sluiten.
Vraag:
Kan het college inzicht geven in:
- Op welke wijze borging getoetst en gehandhaafd wordt?
Antwoord:
De aangewezen functionaris gegevensbescherming (hierna: “FG”) heeft de wettelijke taak toezicht te houden op de naleving van wet- en regelgeving (waaronder de voorliggende Privacyverordening) met betrekking tot de omgang met persoonsgegevens.
Het toezicht van de FG kan uitgevoerd worden middels audits, documentcontroles, toetsing van de naleving van protocollen en de wijze waarop die worden nageleefd. De FG doet jaarlijks van zijn toezichttaken verslag aan de verwerkingsverantwoordelijke.
Bron: raadsinformatie van de gemeente Nunspeet (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.