E-mailprotocol Gemeenten Woerden & Oudewater 2025 (196907).pdf
Een raadslid stelde op 6 november 2025 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Oudewater (4 vragen).
In het kort
4 vragen en wat het college antwoordt
- Wat zijn de belangrijkste inhoudelijke verschillen tussen het e-mailprotocol 2018 en dat van 2025? → Het herziene e-mailprotocol is herzien op het feit dat e-mail primair een bedrijfsmiddel is en dat de archiefwet dus ook op dit medium van toepassing is.
- Kunt u per wijziging aangeven wat de reden was voor deze aanpassing en welke gevolgen dit heeft voor medewerkers, raadsleden en burgers? → Zie bijlage Belangrijkste wijzigingen E-mailprotocol voor de grootste wijzigingen.
- Zijn er wijzigingen aangebracht naar aanleiding van gewijzigde wet- of regelgeving (bijvoorbeeld AVG, WOO, Archiefwet) en zo ja, welke precies? → Door e-mail te benaderen als een bedrijfsmiddel sluit de gemeente aan bij de geldende wet- en regelgeving.
- Is het college bereid om een overzicht te publiceren waarin alle wijzigingen puntsgewijs worden opgesomd en toegelicht? → Zie antwoord op vraag 2 voor de wijzigingen.
Overgenomen uit de brief van het college; hieronder staan de volledige vragen en antwoorden.
Aanleiding
Beantwoording artikel 32 vragen
Van college van burgemeester en wethouders Vergadering van 23 september 2025 Kenmerk Z/25/089076 / D/25/196907 Portefeuillehouder Bas Lont Portefeuille Automatisering informatievoorziening Opsteller Hees, Sharon van Onderwerp Beantwoording Schriftelijke vragen art. 32 RvO van Progressief Oudewater inzake E-mailprotocol Gemeenten Woerden & Oudewater 2025
Beantwoording van de vragen Geacht college, De bescherming van de onafhankelijkheid van gemeenteraadsleden is een fundament van onze lokale democratie. Deze onafhankelijkheid is niet alleen juridisch vastgelegd in de Gemeentewet, maar moet ook feitelijk geborgd zijn in de manier waarop de gemeentelijke organisatie omgaat met communicatie van raadsleden. Het zojuist gepubliceerde E-mailprotocol Gemeenten Woerden en Oudewater 2025 bevat bepalingen over monitoring, inzage en archivering van e-mail. In dit protocol wordt de mogelijkheid beschreven om e-mails inhoudelijk te onderzoeken (artikel 8), terwijl gemeenteraadsleden, forumleden en griffie formeel niet expliciet zijn uitgesloten van deze bevoegdheden. Dit kan de vertrouwelijkheid van raadscommunicatie – en daarmee de onafhankelijkheid van de raad – in gevaar brengen, zeker als technische toegang mogelijk is voor ICT-medewerkers of de directie. Daarnaast bevat het protocol (artikel 10) een bepaling dat ambtenaren privémail binnen vier weken mogen verwijderen. Deze mogelijkheid kan, indien niet strikt gedefinieerd en gecontroleerd, leiden tot het onttrekken van informatie aan de Wet open overheid (WOO). In het verleden is al gebleken dat e-mails van wethouders en ambtenaren zijn vernietigd die onder de WOO of de toenmalige WOB vielen. Om deze redenen stel ik onderstaande vragen, waarbij ik nadrukkelijk verzoek om duidelijke, expliciete en onderbouwde antwoorden, voorzien van verwijzingen naar relevante wet- en regelgeving, interne beleidsstukken en besluiten.
Schriftelijke vragen (I Gemeenteraad en griffie, II WOO, III Algemeen) Onafhankelijkheid gemeenteraad en griffie
a. Formele toepassing Vallen gemeenteraadsleden formeel onder de werking van het e-mailprotocol 2025?
Nee
b. Zo ja, op welke juridische grondslag is dat gebaseerd, aangezien raadsleden geen medewerkers zijn in de zin van het protocol?
N.v.t.
c. Zo nee, welke formele uitsluiting geldt er voor raadsleden en waar is die schriftelijk vastgelegd?
Zie het antwoord op 1a. het e-mailprotocol is van toepassing op de medewerkers (artikel 2, lid 2 van het E-…
Vragen en antwoorden
Vraag 1
Wat zijn de belangrijkste inhoudelijke verschillen tussen het e-mailprotocol 2018 en dat van 2025?
Antwoord van het college
Het herziene e-mailprotocol is herzien op het feit dat e-mail primair een bedrijfsmiddel is en dat de archiefwet dus ook op dit medium van toepassing is.
Vraag 2
Kunt u per wijziging aangeven wat de reden was voor deze aanpassing en welke gevolgen dit heeft voor medewerkers, raadsleden en burgers?
Antwoord van het college
Zie bijlage Belangrijkste wijzigingen E-mailprotocol voor de grootste wijzigingen. De reden voor de aanpassing is dat e-mail als bedrijfsmiddel is aangemerkt en daarmee onderdeel is van het informatiebeheer van de organisatie. De Wet open overheid (Woo) en de Archiefwet verplichten ons om informatie, waaronder e-mails, duurzaam toegankelijk te maken. E-mailarchivering is ingericht als achtervang.
Vraag 3
Zijn er wijzigingen aangebracht naar aanleiding van gewijzigde wet- of regelgeving (bijvoorbeeld AVG, WOO, Archiefwet) en zo ja, welke precies?
Antwoord van het college
Door e-mail te benaderen als een bedrijfsmiddel sluit de gemeente aan bij de geldende wet- en regelgeving.
De Archiefwet verplicht tot het duurzaam toegankelijk maken van overheidsinformatie, waaronder e-mail. De Selectielijst e-mailbewaring is vastgesteld door de Rijksarchivaris. In de Selectielijst is vastgelegd de bewaartermijnen. In de vaststelling van de bewaartermijnen is rekening gehouden met de AVG. Ook is de termijn van 4 weken voordat berichten worden vastgezet en niet meer door medewerkers zelf kunnen worden verwijderd ingegeven door de AVG.
Vraag 4
Is het college bereid om een overzicht te publiceren waarin alle wijzigingen puntsgewijs worden opgesomd en toegelicht?
Antwoord van het college
Zie antwoord op vraag 2 voor de wijzigingen. Het college acht publicatie van het gewijzigde e-mailprotocol afdoende.
Bijlagen Vragen reglement van orde: D/25/196906
Bron: raadsinformatie van de gemeente Oudewater (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.