Vernietigde informatie (vervolgvragen) (218694).pdf

Vraag 1

Kan het college toelichten op basis van welke wettelijke criteria het concludeert dat het wissen van een werktelefoon (inclusief WhatsApp-/sms-berichten) in 2022 geen integriteitsrelevant incident was?

Antwoord van het college

Graag met verwijzing naar relevante artikelen en gemeentelijke integriteitskaders.

Vraag 2

Erkent het college dat een interne werkwijze op zichzelf geen juridische grondslag kan vormen om bestuurlijke informatie te vernietigen of onvindbaar te maken?

Antwoord van het college

Zo nee: op welke wettelijke grondslag baseert het college dit?

Graag met een uitgewerkte juridische motivering.

Vraag 3

Heeft het college destijds beoordeeld of het wissen/verdwijnen van bestuurlijke informatie het vertrouwen in bestuur en informatievoorziening kan raken (integriteitsaspect)?

Antwoord van het college

Zo ja: verstrek die beoordeling. Zo nee: (graag een onderbouwd antwoord) waarom niet? En graag met verwijzing naar relevante artikelen en gemeentelijke integriteitskaders.

Vraag 4

Kan het college expliciet aangeven of het college in 2022/2023 heeft vastgesteld of er (a) werkgerelateerde WhatsApp-berichten, (b) bestuurlijke notities of (c) andere dossierinformatie op de betreffende werktelefoon(s) stonden, voordat tot wissen werd overgegaan?

Antwoord van het college

De uitgangspunten van integer handelen zijn vastgelegd in het personeelshandboek en in het integriteitsbeleid gemeente Woerden 2016. Integer handelen betekent dat men zich aan de regels, voorschriften en de gedragscode houdt. Hierbij wordt uitgegaan van zes uitgangspunten te weten betrouwbaarheid, professionaliteit, transparantie, zorgvuldigheid, dienstbaarheid en functionaliteit.

 Er is geen handeling verricht die in strijd was met bovenstaande uitgangspunten. De maatregelen genoemd in het integriteitsbeleid met betrekking tot informatiebescherming hebben betrekking op de inhoud van e-mails en het gebruik van het mailprogramma, waaronder de richtlijnen informatieveiligheid en privacy 2015.

Een interne werkwijze mag niet in strijd zijn met een juridische regeling.

Het college heeft het wissen van de telefoons in 2022 behandeld in het kader van de klachtafhandeling. De inhoud van de telefoons wordt niet nagegaan voordat wordt overgegaan tot het leegmaken van de telefoons. Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om de bestuurlijke informatie op te slaan binnen het zaaksysteem.

B. Bestuurlijke informatie en archiefbescheiden: WhatsApp en tekstberichten als document

Vraag 5

Erkent het college dat berichten (WhatsApp, sms, Signal, chat, etc.) die naar hun aard verband houden met de publieke taak, documenten/publieke informatie kunnen zijn in de zin van de Wet open overheid (o.a. artikel 2.1 Woo) en voorheen de Wob, ongeacht het medium?

Antwoord van het college

Graag met een uitgewerkte juridische motivering.

Vraag 6

Erkent het college dat archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet vormneutraal zijn (ongeacht drager; zie o.a. artikel 1 Archiefwet), en dus ook digitale berichten kunnen omvatten indien zij zijn ontvangen of opgemaakt in het kader van de publieke taak?

Antwoord van het college

Graag met een uitgewerkte juridische motivering.

Vraag 7

Kan het college aangeven welke inhoudelijke criteria (werkgerelateerd/privé, dossierwaarde, besluitvorming, verantwoording) in Oudewater worden gehanteerd om te bepalen of een bericht archiefwaardig is?

Antwoord van het college

Graag met een uitgewerkte juridische motivering en duiding.

Vraag 8

Is het college bereid expliciet te bevestigen dat WhatsApp-berichten van ex-wethouder Duindam en betrokken ambtenaar over het dossier Basisschool Goejanverwelle in Hekendorp bestuurlijke informatie kunnen zijn en dus onder archivering/openbaarheid kunnen vallen?

Antwoord van het college

Zo nee: waarom niet?

Vraag 9

Kan het college toelichten hoe de beantwoording van 27 januari 2026 zich verhoudt tot de lijn in de jurisprudentie van de Afdeling bestuursrechtspraak dat sms-/WhatsApp-berichten documenten kunnen zijn in de zin van de Wob/Woo?

Antwoord van het college

Graag met een uitgewerkte juridische motivering.

In een uitspraak van de Raad van State van 20 maart 2019 heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State bepaald dat ook sms’jes en whatsapp berichten van bestuurders en ambtenaren vallen onder de Wet openbaarheid van bestuur (nu de Woo). Hierbij moet wel worden opgemerkt dat het moet gaan om berichten waarvan de inhoud een bestuurlijke aangelegenheid betreft.

In een uitspraak van 21 oktober 2020 heeft de Afdeling bestuursrechtspraak hier nog een nadere duiding aan gegeven: “Sms- en WhatsApp-berichten die bij het uitvoeren van overheidstaken gebruikt zijn, vallen onder de reikwijdte van de Wob en van de Archiefwet. Dat betekent niet dat het niet bewaren van sms- en WhatsApp-berichten in strijd is met de Archiefwet. Een digitaal postvak met sms- of Whatsapp-berichten is als zodanig geen archiefbescheid in de zin van de Archiefwet. Daar komt bij dat de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: de AVG) een belangrijke rol speelt bij dit soort persoonlijke digitale postvakken. Het bewaren van digitale postvakken met sms- dan wel WhatsApp-berichten impliceert het (blijven) verwerken van veel persoonsgegevens en daarvoor gelden op grond van de AVG eisen van grondslag, noodzaak en proportionaliteit. De AVG kan daarom zelfs dwingen bepaalde gegevens niet langer te bewaren. Hieruit volgt dat het niet bewaren van digitale postvakken met sms- en WhatsApp-berichten op een privé-telefoon niet in strijd is, of in ieder geval niet hoeft te zijn, met de Archiefwet” De informatie met betrekking tot basisschool Goejanverwelle die gedeeld is via whatsapp of sms op de telefoons is niet meer te achterhalen. Hier kan dan ook geen uitspraak over worden gedaan of dit bestuurlijke informatie was of niet die onder de Woo of de Archiefwet hadden kunnen vallen. Dit is ook reeds betrokken in de klachtafhandeling.

C. Archiefwet: zorgplicht, selectie en (rechtmatige) vernietiging

Vraag 10

Bestond er in 2022 een vastgestelde werkinstructie of procedure voor het archiveren van tekstberichten/WhatsApp-berichten?

Antwoord van het college

Zo ja: verstrek deze. Zo nee: (graag antwoord met motivering en en kenbare afwegingen) waarom niet?

Vraag 11

Heeft het college vóór het wissen van de betreffende werktelefoon(s) een selectie uitgevoerd om archiefwaardige berichten veilig te stellen (export/overdracht naar DMS/zaaksysteem)?

Antwoord van het college

Zo ja: door wie, hoe, en waar is dat vastgelegd? Zo nee: (graag antwoord met motivering en kenbare afwegingen) waarom niet?

Vraag 12

Is er een formeel vernietigingsbesluit of vernietigingsregistratie (bijvoorbeeld vernietigingslijst/proces[1]verbaal) opgesteld met betrekking tot het wissen van de betreffende werktelefoon(s)?

Antwoord van het college

Zo ja: verstrek die stukken. Zo nee: (graag antwoord met motivering en kenbare afwegingen) waarom niet?

Vraag 13

Is de (gemeente)archivaris of een archiefdeskundige betrokken geweest bij de inrichting van de werkwijze 'telefoon wissen bij vertrek'?

Antwoord van het college

Zo ja: wanneer en met welk advies? Zo nee: (graag antwoord met motivering en kenbare afwegingen) waarom niet?

Vraag 14

Heeft het college onderzocht of de gewiste berichten nog konden worden hersteld (back-up, MDM[1]logs, provider, forensisch herstel)?

Antwoord van het college

Zo ja: wat is de uitkomst? Zo nee: (antwoord met motivering en kenbare afwegingen) waarom niet?

De wijze waarop invulling is gegeven aan de zorgplicht uit de Archiefwet rust op de algemene plicht van ambtenaren en bestuurders tot goede dossiervorming. De verantwoordelijkheid voor een goede geordende en toegankelijke staat voor berichten op werktelefoons is hiermee belegd bij de individuele ambtenaar als onderdeel van de dagelijkse werkuitvoering. Er was geen instructie.

Aan de hand van de jaarlijkse KPI-rapportage op het archief- en informatiebeheer worden, in samenspraak met de archiefinspecteur en de toezichthouder vanuit de provincie, jaarlijkse doelen bepaald voor het verbeteren van de informatiehuishouding. Het archiveren van tekstberichten is geen prioriteit geweest. Op 8 november 2022 is de raad geïnformeerd over het toenmalige KPI-rapport (Z/22/046951) .

Berichtenverkeer en telefoondata zijn in de KPI-rapportage niet aangedragen als onderdeel.

Er wordt gebruik gemaakt van de Selectielijst gemeenten en Intergemeentelijke organen 2020. Deze selectielijst is

gebaseerd op processen. Berichten zijn vaak een onderdeel van een proces en zijn dus in deze selectielijst niet een aparte categorie. Binnen de gemeentelijke organisatie wordt er zaakgericht / procesgericht gewerkt.

Dit betekent dat berichten die belangrijk zijn voor een zaak of een proces, moeten worden opgeslagen bij deze zaak in bijvoorbeeld ons zaaksysteem. Er wordt verwacht van medewerkers dat zij belangrijke informatie en afspraken vastleggen in onze informatiesystemen en dit niet opslaan op hun telefoon.

Wanneer wij als organisatie informatie vernietigen, moet hiervoor toestemming worden gevraagd bij de gemeentearchivaris en de archiefinspecteur (RHC). Er wordt een lijst opgestuurd wat wij willen vernietigen en zij geven een akkoord. Deze stukken worden vervolgens geregistreerd, opgeslagen en blijvend bewaard. Bij het inleveren van de telefoons wordt er vanuit gegaan dat er geen belangrijke informatie meer op de telefoons staat.

Het niet vernietigen van bestuurlijke informatie hangt niet samen met de bescherming van de privacy. De privacy wordt gewaarborgd door het niet openbaar maken. Daarnaast kan het wel zo zijn dat de AVG soms kan dwingen om bepaalde gegevens niet langer te bewaren omdat het niet langer noodzakelijk of proportioneel is.

Er is in het kader van een Woo-verzoek nog nagegaan of de berichten nog konden worden achterhaald. Dit was echter niet het geval nu de berichten zijn versleuteld end-to-end. Als deze berichten zijn verwijderd en er geen reservekopie bestaat uit die tijd dan zijn deze voor altijd verwijderd.

D. Woo/Wob: vindbaarheid en gevolgen voor Woo-verzoeken

Vraag 15

Heeft het college beoordeeld welke gevolgen het wissen van de werktelefoon(s) had voor (toekomstige) Wooverzoeken over het betreffende dossier?

Antwoord van het college

Zo ja: verstrek die beoordeling. Zo nee: waarom niet? Graag een onderbouwd antwoord.

Vraag 16

Kan het college aangeven of er in 2022/2023 Woo- of Wob-verzoeken liepen of voorzienbaar waren die betrekking hadden op de onderwerpen waarover op de werktelefoon(s) is gecommuniceerd?

Antwoord van het college

Zo ja: welke (globaal)?

Vraag 17

Deelt het college de opvatting dat het enkel bestaan van een automatische e-mailarchivering niet volstaat, indien bestuurlijke besluitvorming/afstemming ook via berichtenapps plaatsvindt?

Antwoord van het college

Zo nee: waarom niet?

Er worden vragen gesteld over de gevolgen van de gewiste informatie voor het Woo verzoek over de basisschool Goejanverwelle en of er andere Woo-verzoeken liepen waarover op de werktelefoons is gecommuniceerd. Dit is niet te beantwoorden omdat er niet kan worden geoordeeld welke informatie dit zou moeten zijn nu deze informatie niet meer voorhanden is. Daarnaast moet hierbij worden opgemerkt dat alle relevante bestuurlijke informatie in een zaakdossier moet worden opgeslagen.

De vraagstelling suggereert dat opzettelijk door ambtenaren en bestuurders relevante communicatie geheimgehouden wordt en wordt gewist. Dit is in tegenspraak met integer handelen van ambtenaren en bestuurders.

Bestuurlijke besluitvorming vindt plaats via het zaaksysteem en niet op andere wijze. Bestuurlijke afstemming kan ook plaatsvinden via telefonisch of mondeling overleg.

E. Gemeentewet: actieve informatieplicht en de beantwoording 'niet nodig'

Vraag 18

Kan het college aangeven op welke onderdelen van artikel 169 Gemeentewet het zich baseert bij de conclusie (antwoord 5) dat de handelwijze 'in overeenstemming is met wat de Gemeentewet van haar vraagt'?

Antwoord van het college

Graag met een uitgewerkte juridische motivering.

Vraag 19

Welke concrete bestuurlijke afweging is in 2022/2023 gemaakt om de raad niet uit eigen beweging te informeren over het verdwijnen/wissen van bestuurlijke informatie, anders dan de stelling 'dit was niet nodig'?

Antwoord van het college

Graag een antwoord met motieven en afwegingen.

Vraag 20

Welke 'openbaar belang'-afweging (artikel 169, derde lid, Gemeentewet) is gemaakt om bepaalde informatie niet te verstrekken, indien het college meent dat dat aan de orde is?

Antwoord van het college

Zo ja: verstrek die afweging. Zo nee: bevestig dat die afweging niet is gemaakt.

Vraag 21

In antwoord 3 wordt gesteld dat actief informeren van de raad niet nodig was. Kan het college toelichten hoe dit zich verdraagt met de controlerende taak van de raad op het terrein van integriteit en informatiehuishouding?

Antwoord van het college

Graag met een uitgewerkte juridische motivering.

Vraag 22

In antwoord 4 wordt gesteld dat eerdere vragen van 12 augustus 2025 over e-mails gingen. Erkent het college dat de kern van de raadscontrole hier gaat over bestuurlijke informatie in brede zin (niet alleen email)?

Antwoord van het college

Is het college bereid de eerdere beantwoording alsnog aan te vullen met een expliciete juridische duiding van chatberichten?

Vraag 23

Kan het college bevestigen dat het college in november 2022 (klacht tegen bestuurder) en februari 2023 (klacht tegen ambtenaar) op de hoogte raakte van de vernietiging/het verwijderen van informatie?

Antwoord van het college

Waarom is de raad toen niet (direct) geïnformeerd?

Vraag 24

In antwoord 7 stelt het college dat de raad pas na klachtbehandeling en Wob/Woo-verzoeken is geïnformeerd 'dat er aandacht moet zijn voor het bewaren en opslaan van bestuurlijke informatie'. Kan het college concreet aangeven wanneer, op welke wijze, en met welke stukken/besluiten de raad hierover is geïnformeerd?

Antwoord van het college

Artikel 169 van de Gemeentewet stelt dat het college aan de raad verantwoording schuldig is over het door het college gevoerde bestuur. Zij geven de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft.

In de vraagstelling wordt uitgegaan van het vernietigen van bestuurlijke informatie en dat er sprake zou zijn van een integriteitsrelevant incident. Zoals in de eerdere beantwoording is opgenomen betreft het wissen van telefoons een werkwijze en is er volgens het college geen sprake van een integriteitsrelevant incident. Geenzins is gebleken of, dan wel dat, er opzettelijk bestuurlijke informatie zoals bedoeld onder de Woo is vernietigd.

De openbaar belang afweging uit artikel 169 lid 3 Gemeentewet gaat om het verstrekken van de door een of meer leden van de raad gevraagde inlichtingen. In 2022 is hier niet door een of meer leden van de gemeenteraad om gevraagd.

Het college beantwoordt artikel 32-vragen van de raad binnen de vraagstelling zoals deze is opgesteld. De eerste set vragen gingen over het emailprotocol.

 In de raadsinformatiebrief 111854 in juni 2023 is de gemeenteraad geïnformeerd over de afhandeling van ingekomen klachten. Hierin staat de zinssnede opgenomen ‘dat er aandacht moet zijn voor het bewaren en opslaan van bestuurlijke informatie’.

F. Feitenrelaas en verantwoordelijken

Vraag 25

Zijn er nog andere gevallen (naast dit dossier) bekend waarin werktelefoons van bestuurders of sleutelambtenaren zijn gewist zonder dat berichten/dossiers zijn veiliggesteld?

Antwoord van het college

Zo ja: hoeveel, van wie en in welke periode?

Vraag 26

Is sinds 2022 een interne audit of evaluatie uitgevoerd naar de informatiehuishouding rond berichtenapps en werktelefoons?

Antwoord van het college

Zo ja: verstrek rapportage/uitkomsten. Zo nee: (met motieven en kenbare belangenafweging beantwoorden) waarom niet?

De werkafspraken omtrent het wissen van telefoons maakt dat er geen sprake was van een specifieke opdracht. De medewerkers van team Interne Dienstverlening voeren dit uit. Na het inleveren van een telefoon wordt deze gewist door middel van een factory reset. Hiervan is geen logging/registratie beschikbaar, behalve een taak in het ticketsysteem dat een medewerker zijn devices heeft ingeleverd. De werktelefoons zijn eigendom van de gemeente. Tot op heden worden de telefoons van medewerkers nog steeds gewist zonder back-up. Vanaf het afscheid van burgemeester De Vries worden er echter back-ups van telefoons van collegeleden gemaakt.

Binnen de organisatie wordt jaarlijks een kwaliteitsaudit uitgevoerd op het informatiebeheer, net als een jaarlijks toezicht vanuit de provinciale archiefinspectie op het archief- en informatiebeheer aan de hand van KPI’s. Bij deze audits wordt niet specifiek getoetst op de informatiehuishouding rond berichtenapps en werktelefoons maar meer in algemene zin op de volledige informatiehuishouding. Deze kwaliteitstoetsen vormen de basis van de planning rondom het verbeteren van de informatiehuishouding.

G. Juridisch advies huisadvocaat: inzage, vraagstelling en toetsbaarheid

Vraag 27

Indien het college meent dat volledige verstrekking niet openbaar kan: is het college bereid het advies vertrouwelijk aan de raad te verstrekken, onder geheimhouding (bijvoorbeeld op grond van artikel 25 Gemeentewet)?

Antwoord van het college

Zo nee: welke concrete weigeringsgrond en welke belangenafweging liggen daaraan ten grondslag?

Vraag 28

Heeft de huisadvocaat ook getoetst of sprake kan zijn van onrechtmatige vernietiging van archiefbescheiden (Archiefwet-kader) en/of belemmering van openbaarheid (Woo/Wob-kader)?

Antwoord van het college

Zo ja: wat is de uitkomst? Zo nee: (met motieven en kenbare belangenafweging beantwoorden) waarom niet?

Vraag 29

Is het college bereid een second opinion te vragen bij een onafhankelijke externe jurist (niet de huisadvocaat) over de rechtmatigheid van de informatievernietiging en de informatieplicht richting de raad?

Antwoord van het college

Zo nee: (met motieven en kenbare belangenafweging beantwoorden) waarom niet?

Het advies van de huisadvocaat sturen wij mee in de bijlage. Hierbij moet worden opgemerkt dat de beantwoording van de huisadvocaat volgde op een vraag die niet uit de klachtbehandeling voortkwam maar uit een Woo-verzoek. In dit Wooverzoek was het volgende opgenomen:

 “Zijn er gegevens gewist - het vernietigen van gegevens in een juridische procedure is niet toegestaan - dan verwacht ik hiervan een bewijs, en wel in de vorm van een afschrift van een melding van een ambtsmisdrijf bij justitie. Ik wijs u er op dat voor ambtsmisdrijven een aangifteplicht geldt”.

Aan de huisadvocaat is de vraag gesteld wat er van bovenstaande stelling juist is en of de huisadvocaat meer informatie kon verstrekken (met betrekking tot het vernietigen van gegevens en wanneer iets een ambtsmisdrijf is.

Een second opinion is naar het oordeel van het college niet nodig.

H. Maatregelen en borging: beleid, back-ups en archiefconformiteit

Vraag 30

Kan het college toelichten of deze back-up archiefconform is ingericht (selectie, metadatering, duurzame toegankelijkheid), of dat het uitsluitend technische opslag betreft?

Antwoord van het college

Uitsluitend technisch.

Vraag 31

Geldt de huidige back-up/archiveringsinrichting ook voor sleutelambtenaren/dossierhouders?

Antwoord van het college

Zo nee: (met motieven en kenbare belangenafweging beantwoorden) waarom niet?

Vraag 32

Is het college bereid vast te leggen dat: (a) het ontbreken van een protocol nooit een rechtvaardiging kan zijn voor het vernietigen van bestuurlijke informatie, en (b) incidenten waarbij bestuurlijke informatie verloren gaat of wordt vernietigd actief aan de raad worden gemeld, tenzij gemotiveerd zwaarwegende redenen zich daartegen verzetten?

Antwoord van het college

Sinds het afscheid van de burgemeester worden er back-ups van telefoons van collegeleden gemaakt. Een back-up is een middel om zo snel mogelijk informatie terug te krijgen bij verlies en is geen officieel archief. Het is een beheersmaatregel om de duurzame toegankelijkheid te waarborgen en is niet ingericht op selectie en metadatering. Dit is dus enkel technische opslag. De huidige back-up geldt niet voor ambtenaren omdat iedereen wordt geacht het zelfstandig op te slaan in het zaaksysteem. Er geldt een instructie voor het bewaren in het zaaksysteem en bijbehorende informatie.

Er geldt geen instructie voor het gebruik van berichtenapps.

Voor de beantwoording van vraag 44 herhalen wij ons antwoord op vraag 14 van de eerder gestelde vragen over vernietiging bestuurlijke informatie: “Het college spant zich in om te voldoen aan de eisen die de wet aan haar stelt bij de uitvoering van haar taken en te leren van ervaringen uit de klachtbehandeling”.

Bijlagen

1. Vragen reglement van orde: D/26/218693

2. bijlage bij beantwoording van de vragen D/26/224108