25-344-A - Beantwoording schriftelijke vragen PvdAGL - Bibliotheekwerk

Vraag 1

Waarom is niet eerder onderzoek gedaan naar de eigendomshistorie van het pand in Gytsjerk maar is er zonder onderzoek van uitgegaan dat het pand in het verleden om niet is overgedaan waardoor compensatie van de frictiekosten mogelijk was?

Antwoord van het college

Ten tijde van eerdere besluitvorming bestond binnen de organisatie het sterke vermoeden dat het betreffende pand in Gytsjerk in het verleden om niet aan de gemeente was overgedragen. Deze veronderstelling is destijds niet nader onderzocht en vormde de basis voor het uitgangspunt dat frictiekosten voor compensatie in aanmerking zouden komen.

Tijdens het verdiepend onderzoek naar de eigendomshistorie is echter gebleken dat het pand niet om niet is overgedragen. Deze nieuwe informatie heeft geleid tot een heroverweging van de compensatiemogelijkheden.

Vraag 2

Het college geeft aan een genuanceerder beeld gekregen te hebben van de geldstromentussen de gemeente en de dBieb. Waarom ook dit in zo’n laat stadium?

Antwoord van het college

Kan de raad een overzicht ontvangen van deze geldstromen?

Het overzicht van gemeentelijke en rijksbijdragen is opgenomen in bijlage 1 – Overzicht subsidies dbieb. Hieruit blijkt dat de gemeentelijke subsidie de afgelopen jaren bestond uit: structurele begrotingssubsidie (ca. € 598.000 in 2024), extra subsidies ter dekking van tekorten en negatieve reserves, tijdelijke subsidies in het kader van de versterking sociale basis, en specifieke rijksmiddelen zoals voor dBos (€ 126.704 in 2024) en IDO (€ 32.114). Door deze veelheid aan geldstromen is pas in een later stadium een volledig en genuanceerd beeld ontstaan. In 2023 en 2024 heeft dbieb subsidie teruggestort na definitieve vaststelling. De indruk van stijgende gemeentelijke bijdragen komt vooral door projectsubsidies (o.a. IDO, Versterken sociale basis, Voel je goed).

Postbus 3 | 9250 AA Burgum | Raadhuisweg 7 | tel 14 0511 | fax 0511 460 861 | [email protected] | www.t-diel.nl

“ Mei niget eagje ik it lânskip oer: dit is it gea fan fearten, puollen, reiden, fan bûnt strewelleguod en wâldske greiden; hjir is gjin nee te keap yn ‘ e natoer”

ons kenmerk : 25ZG307127 dossier : 2025092613374 behandeld door : Ingrid Hoekstra-Dijkman telefoonnummer : 14 0511 datum : 30 september 2025 onderwerp : Beantwoording schriftelijke vragen PvdA/GroenLinks - bibliotheekwerk

Vraag 3

De overdrachtskosten voor BNF zijn geraamd op € 684.000. In dit bedrag is € 77.000 opgenomen voor inbedding van onze gemeente. Ook de in het destijds door BNF opgeleverde overzicht genoemde posten betreffen implementatiekosten. In de raadsbrief geeft het college aan dat alleen onderzoekskosten waren opgenomen en nog geen implementatiekosten. Hoe zit dit?

Antwoord van het college

Het genoemde bedrag van € 684.000 betreft een raming van overdrachtskosten en bestaat uit diverse posten, waaronder kosten voor projectgroep en ICT-inrichting (€ 45.000), inzet van domeinspecialisten en transitie (€ 21.000), voorziening voor boventalligheid (€ 444.000) en een reservebijdrage (€ 163.000). Deze posten omvatten zowel onderzoekskosten als kosten voor implementatie en inbedding.

In eerdere communicatie is met name gesproken over onderzoekskosten, maar feitelijk betreft het een bredere samenstelling. Daarbij is van belang te benadrukken dat Bibliotheken Noord Fryslân (BNF) in deze raming geen afzonderlijke berekening heeft opgenomen voor de daadwerkelijke implementatiekosten. Hierdoor waren deze kosten op dat moment niet inzichtelijk en konden zij niet worden meegenomen in de beoordeling van het totale financiële kader.

Vraag 4

In de raadsbrief wordt aangegeven dat de verschillen in dienstverlening tussen dBieb en BNF inmiddels marginaal zijn geworden en dBieb bovendien bereid is haar aanbod aan te passen aan de gewenste standaard. Waar blijkt dat uit?

Antwoord van het college

En wat is de gewenste standaard?

Uit het overzicht verschil dienstverlening blijkt dat de speerpunten van dbieb en BNF grotendeels overeenkomen (geletterdheid, digitale participatie, leven lang ontwikkelen). De verschillen zijn marginaal en betreffen vooral de invulling: BNF kent boetevrij lenen en gratis printen/kopiëren; jongeren tot 30 jaar lenen bij BNF gratis, bij dbieb geldt een aangepast tarief tot 20 jaar; BNF heeft meertaligheid/Frysk als apart speerpunt; bij scholen ligt het dBos-tarief bij dbieb lager (€ 10,90 vs. € 15,00). dbieb heeft aangegeven bereid te zijn haar aanbod aan te passen aan de door de gemeente gewenste standaard. Daarbij is relevant dat de subsidie per inwoner vrijwel gelijk ligt (€23,00 bij dbieb en €22,94 bij BNF) en dat in maandelijks overleg van Friese bibliotheken wordt gewerkt aan harmonisatie.

Vraag 5

Uit gesprekken met de directeur-bestuurders van beide organisaties is gebleken dat de bibliotheekstichtingen in Fryslân maandelijks overleg voeren, onder meer om de dienstverlening te harmonisering. Dit was ten tijde van het onderzoek niet bekend?

Antwoord van het college

In het haalbaarheidsonderzoek is het regulier overleg tussen de Friese bibliotheekstichtingen inderdaad niet meegenomen. Uit latere bestuurlijke gesprekken is echter naar voren gekomen dat deze stichtingen maandelijks samenkomen om hun dienstverlening op elkaar af te stemmen. Door deze afstemming worden de verschillen in het aanbod geleidelijk kleiner.

Vraag 6

Het college schrijft in de raadsbrief dat jarenlang de aandacht van dBieb primair is uitgegaan naar het schitterende gebouw en de dienstverlening van dBieb in de Blokhuispoort in Leeuwarden en dBieb blijkbaar niet in staat was om tegelijkertijd ook de wensen van Tytsjerksteradiel vorm en inhoud te geven. Waaruit blijkt dat dit in de toekomst anders wordt?

Antwoord van het college

In het raadsvoorstel van 17 oktober 2024 is benoemd dat dbieb in de afgelopen jaren een groot deel van haar aandacht heeft gericht op de ontwikkeling van de locatie in de Blokhuispoort te Leeuwarden. Dit heeft ertoe geleid dat de specifieke wensen en behoeften van de gemeente Tytsjerksteradiel onvoldoende zijn meegenomen in de dienstverlening en positionering van dbieb in onze gemeente.

 In recente gesprekken heeft dbieb erkend dat deze situatie verbetering behoeft en heeft zij toegezegd structureel meer aandacht te geven aan Tytsjerksteradiel. Dit krijgt concreet vorm in een aangepaste inzet van personeel, maatwerk in de dienstverlening en een andere samenwerkingsstructuur. Er is gekozen voor een nieuwe werkwijze waarin duidelijke afspraken zijn gemaakt over:

• De Planning & Control-cyclus: dbieb sluit aan bij de gemeentelijke P&C-momenten, zodat voortgang en resultaten tijdig en transparant worden gedeeld.

•

Bestuurlijk Overleg (BO): er is een vaste overlegstructuur ingericht tussen dbieb en wethouder college, gericht op strategische afstemming.

•

Ambtelijk overleg: periodieke afstemming tussen beleidsadviseurs en dbieb over uitvoering, signalen en lokale prioriteiten.

•

Invulling van het accounthouderschap: er is een duidelijke rolverdeling afgesproken, waarbij de gemeente regie voert en dbieb aanspreekbaar is op resultaten en samenwerking.

•

Een andere flow in samenwerking: de werkwijze is aangepast van reactief naar proactief, met meer ruimte voor lokale initiatieven en wederzijdse betrokkenheid.

Deze afspraken zijn erop gericht om de samenwerking te versterken en de dienstverlening van dbieb beter te laten aansluiten bij de gemeentelijke wensen en prioriteiten van Tytsjerksteradiel. In november volgt een voortgangsrapportage richting de raad, waarin de eerste resultaten en ervaringen met deze nieuwe werkwijze worden gedeeld.

Vraag 7

Een van de argumenten voor de overstap was dat het werkgebied van BNF meer passend is bij onze gemeente. Is het inzicht van het college op dit punt gewijzigd en zo ja waarom?

Antwoord van het college

Het raadsvoorstel van 17 oktober 2024 beschrijft dat het werkgebied van BNF aanvankelijk passender werd geacht, omdat meerdere plattelandsgemeenten daar zijn aangesloten.

Tegelijkertijd bleek bij de financiële uitwerking (Financiële consequenties BNF en Overzicht frictie- en overstapkosten) dat de overstap aanzienlijke eenmalige kosten met zich meebrengt en dat dbieb bereid is haar aanbod aan te passen.

Zie ook reactie bij vraag 6.

Vraag 8

Een ander argument was dat BNF een stabiele organisatie is en minder kwetsbaar dan dBieb. Is ook op dit punt het college van mening veranderd en zo ja waarom?

Antwoord van het college

In het raadsvoorstel van 17 oktober 2024 is aangegeven dat dbieb in 2022 en 2023 aanvullende subsidies heeft ontvangen om tekorten en een negatieve reservepositie te compenseren. Uit de jaarrekening 2023 is echter gebleken dat een deel van deze middelen niet benodigd was en kon worden teruggestort aan de gemeente. Dit wijst op een gunstiger financiële ontwikkeling dan eerder werd aangenomen.

Om de financiële positie van dbieb voortaan beter te kunnen volgen, zijn er afspraken gemaakt over het aanleveren en monitoren van financiële gegevens. Deze afspraken maken het mogelijk om de cijfers structureel en tijdig te toetsen binnen de gemeentelijke P&Ccyclus. Hiermee wordt invulling gegeven aan een transparantere samenwerking en een beter financieel overzicht richting de raad.

Vraag 9

We kunnen lezen dat een aantal constructieve gesprekken is gevoerd tussen en met het college, dBieb, BNF. Zijn er gesprekverslagen van deze gesprekken en kunnen die met de raad gedeeld worden?

Antwoord van het college

Van de gesprekken tussen gemeente, dbieb en BNF zijn geen formele, uitgeschreven verslagen gemaakt. De inhoud is verwerkt in de businesscase dbieb, de notitie financiële consequenties BNF en het haalbaarheidsonderzoek. Daarmee is de kern van de gevoerde gesprekken wel volledig inzichtelijk voor de raad.

Zie ook reactie bij vraag 6.

Slot Met de inzichten van nu kunnen we vaststellen dat het beter zou zijn geweest als het college dit besluit pas had genomen ná afronding van het diepgaander onderzoek. Zowel college als raad stonden destijds voor de uitdaging om, in een periode van beperkte ambtelijke capaciteit en de ontvlechting van twee gemeenten, toch voortgang te realiseren. Vanuit die omstandigheden is het genomen besluit destijds begrijpelijk, maar achteraf bezien niet optimaal. Wij nemen dit gezamenlijk als leerpunt mee, zodat toekomstige besluitvorming op vergelijkbare dossiers nog zorgvuldiger en beter onderbouwd kan plaatsvinden.

Tegelijkertijd erkennen we dat de vragen die destijds leefden, niet op dat moment op een andere manier beantwoord hadden kunnen worden. Dat is een gegeven. Inmiddels voeren we constructieve gesprekken met dbieb, waarbij sprake is van een open en betrokken houding. Er zijn duidelijke afspraken gemaakt over het aanleveren van actuele cijfers, zodat we de voortgang en financiële situatie goed kunnen monitoren. Samen met dbieb zetten we ons actief in om de bibliotheekdienstverlening verder te versterken en goede resultaten te behalen voor onze inwoners.

Namens het college van burgemeester en wethouders van gemeente Tytsjerksteradiel,