Raadsvragen - beantwoording 50PLUS - Beslotenheid adviesraden
Een raadslid stelde op 1 september 2023 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Vlissingen.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Fractie 50Plus
UW BRIEF VAN
UW KENMERK
ONS KENMERK
DATUM
2316030 / 2326112
1 september 2023
TELEFOON
BIJLAGEN
BEHANDELD DOOR
BEZOEKADRES
A. de Nooijer / A. van den Beld
Paul Krugerstraat 1 +31118487102/+31118487422
ONDERWERP
Beantwoording art 34 RvO vragen 50PLUS - Beslotenheid adviesraden Geachte heer Van Wezel, Naar aanleiding van de door uw fractie ingediende vragen ex artikel 34 RvO informeren wij u als volgt.
Uw inleiding Met enige regelmaat krijgen we te horen dat de Sportraad en de WMO-raad in beslotenheid plaatsvinden. Ons inziens een ongewenste situatie! De gemeenteraad vergadert nagenoeg altijd in het openbaar en het is zeer bijzonder dat de adviesraden niet in het openbaar vergaderen. Naar aanleiding hiervan graag antwoorden op de onderstaande vragen.
Vraag 1 Wat kan de reden(en) zijn om zo vaak in beslotenheid te vergaderen?
Ons antwoord De taak van beide adviesraden is het adviseren van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vlissingen. Om deze adviesfunctie goed uit kunnen voeren is het voor deze adviesraden van belang dat zij op sommige momenten ook besloten kunnen vergaderen. Anders dan de gemeenteraad hebben de adviesraden geen politieke functie.
De leden, allen vrijwilligers, zijn benoemd op basis van hun kennis en expertise van een specifiek taakgebied. Binnen de afgesproken kaders kunnen zij zelf aangeven op welke wijze zij het meest optimaal invulling kunnen geven aan hun taken.
Vraag 2 Zijn er regels opgesteld wanneer men in beslotenheid kan vergaderen. En hoe vaak is er de afgelopen 1,5 jaar zowel in openbaarheid als in beslotenheid vergaderd van beide adviesraden?
Ons antwoord In de verordening van de Sportraad Vlissingen die door uw raad is vastgesteld is het aantal verplichte vergaderingen per jaar vastgelegd. Voor de Sportraad betreft dat minimaal 6 vergaderingen per jaar. Uitgangspunt is daarmee dat de Sportraad minimaal 6 x per jaar openbaar moet vergaderen, de overige vergaderingen kunnen zij besloten laten
POSTBUS 3000, 4380 GV VLISSINGEN TELEFOON 0118-487000 EMAIL [email protected] FAX 0118-410218 IBAN: NL36BNGH0285008889 BIC: BNGHNL2G
plaatsvinden. De Sportraad heeft het afgelopen vergaderjaar 6 keer openbaar en 4 keer besloten vergaderd.
De Adviesraad Wmo en Jeugd vergadert maandelijks met uitzondering van de zomerperiode. Dit zijn besloten vergaderingen. Bij de Adviesraad Wmo en Jeugd is in de samenwerkingsovereenkomst met de gemeente opgenomen, dat insprekers aan het begin van elke vergadering, maximaal 5 minuten de gelegenheid krijgen om in te spreken. De adviezen van de Adviesraad zijn openbaar. Deze worden gepubliceerd op de website.
De griffie geeft bovendien aan dat vergaderingen bij tijdige aanmelding ook in notubiz kunnen worden vermeld. Het advies is om alleen openbare vergaderingen en inspraakmomenten te vermelden. Wij zullen de adviesraden op deze mogelijkheden wijzen.
Vraag 3 Wat waren de redenen om tot beslotenheid over te gaan?
Ons antwoord Voor zowel de Sportraad Vlissingen als de Adviesraad Wmo en Jeugd geldt dat zij vroegtijdig worden geïnformeerd over processen en ontwikkelingen. Zij ontvangen van de gemeente alle informatie die nodig is voor een goede taakuitvoering en zij ontvangen dit op een zodanig tijdstip dat invloed mogelijk is op de beleidsvorming en besluitvorming. Dat betekent dat met de adviesraden al in een vroeg stadium informatie wordt gedeeld over beleid in wording. Omdat deze informatie veelal nog niet openbaar is, is openbaar vergaderen over deze onderwerpen niet wenselijk.
Daarom en om de adviesfunctie zo goed mogelijk uit te kunnen voeren en in alle openheid met elkaar van gedachten te kunnen wisselen vergadert de Adviesraad Wmo en Jeugd besloten.
De Sportraad Vlissingen vindt het voor sommige onderwerpen van belang om deze tijdens een besloten vergadering te kunnen bespreken om zo tot een betere afweging te kunnen komen. De door de raad vastgestelde verordening biedt deze ruimte.
Vraag 4 Waarom wordt er nauwelijks publiciteit gedaan van beide adviesorganen wanneer er vergaderd wordt?
Ons antwoord De (openbare) vergaderingen van de sportraad Vlissingen worden evenals de afgelopen jaren doorgegeven aan de griffie en gepubliceerd in de BGK. Daarnaast worden de vergaderingen gepubliceerd op de gemeentelijke, eigen website en in hun eigen nieuwsbrief die een aantal keer per jaar digitaal wordt verspreid.
Over elke vergadering van de Adviesraad Wmo en Jeugd wordt gecommuniceerd in de BGK en worden inwoners er op gewezen dat zij kunnen inspreken bij de Adviesraad Wmo en Jeugd.
De griffie geeft aan dat vergaderingen van de adviesraden ook in Notubiz kunnen worden vermeld. De Sportraad maakt hier gebruik van. Het advies is om alleen openbare vergaderingen en inspraakmomenten hierin te vermelden. Wij zullen de adviesraden wijzen op deze mogelijkheid.
Vraag 5 Bent u van plan voortaan alle vergaderingen (behalve als het echt niet anders kan) van de adviesraden in het openbaar te houden, dan wel er op toe te zien dat het dagelijks bestuur van de adviesraden hieraan gevolg geven? Zo niet waarom niet?
Ons antwoord Wij zullen er op toezien dat de beide adviesraden vergaderen conform de met hun in de verordening en/of samenwerkingsoverkomst vastgelegde afspraken. Wij zien geen aanleiding om de huidige werkwijze aan te passen. Zoals hierboven aangegeven zijn beiden adviesraden van het college.
Vraag 6
Blad 2 behorend bij 2316030 / 2326112
Functioneren naar uw mening de beide adviesorganen naar behoren? Zo niet waarom niet?
Ons antwoord Wij zijn positief over het functioneren van beide adviesraden.
Vraag 7 En bent u, als dat nodig is, van plan op korte termijn hieraan iets te doen?
Ons antwoord Indien wij opmerkingen hebben of krijgen over het functioneren van beide adviesraden zullen wij dat met hen bespreken. De Sportraad Vlissingen heeft twee keer per jaar overleg met de portefeuillehouder, onder andere het functioneren van de sportraad komt hierbij aan de orde. Het DB van de Adviesraad Wmo en Jeugd heeft ook twee keer per jaar een overleg met de portefeuillehouder.
Wij gaan ervan uit u hiermee in voldoende mate te hebben ingelicht.
Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Vlissingen, de secretaris, de burgemeester,
drs. R.D.A. Wiskerke drs. A.R.B. van den Tillaar
Blad 3 behorend bij 2316030 / 2326112
Bekijk de brief: Raadsvragen - beantwoording 50PLUS - Beslotenheid adviesraden
Bron: raadsinformatie van de gemeente Vlissingen (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.