Raadsvragen - Beantwoording LPV - Evenementenbeleid en vergunningverlening
Een raadslid stelde op 27 januari 2023 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Vlissingen.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Fractie LPV
UW BRIEF VAN
UW KENMERK
ONS KENMERK
DATUM
2221319 / 2226545
27 januari 2023 BIJLAGEN
BEHANDELD DOOR
BEZOEKADRES
TELEFOON
J Huysse
Paul Krugerstraat 1
+31118729622
ONDERWERP
Beantwoording art 34 RvO vragen LPV - Evenementenbeleid en vergunningverlening Geachte heer/mevrouw, Naar aanleiding van de door uw fractie ingediende vragen ex artikel 34 RvO informeren wij u als volgt.
Uw inleiding Naar aanleiding van recente gebeurtenissen rondom het niet doorgaan van Vlissingse evenementen (Rescue Vlissingen en Cuisine Machine/PZC d.d. 7 december 2022) en de RIB d.d. 26 juli 2022 met aankondiging evaluatie evenementenbeleid en opstellen evenementenvisie hebben wij de volgende vragen aan het college:
Vraag 1 Kan het college ons informeren over de stand van zaken, voortgang en planning van de evaluatie evenementenbeleid en het opstellen van de evenementenvisie?
Antwoord Begin 2022 is begonnen met de evaluatie van het huidige evenementenbeleid 2016. Het college heeft kennis genomen van de evaluatie door bureau Respons en de raad hierover ingelicht middels een RIB d.d. 26 juli 2022. Inmiddels zijn er meerdere participatiesessies geweest om de uitgangspunten voor de nieuwe visie vast te stellen en aan te scherpen.
Deze zijn ook gevalideerd in een sessie met de Vlissingse evenementenorganisatoren (inclusief de organisatoren van Rescue en Cuisine Machine). De planning is om op 2 maart 2023 tijdens een beeldvormende raad de contouren van de nieuwe visie te bespreken en dan alles in gang te zetten om de definitieve stukken in de besluitenraad van 29 juni voor te leggen aan de raad.
POSTBUS 3000, 4380 GV VLISSINGEN TELEFOON 0118-487000 EMAIL [email protected] FAX 0118-410218 IBAN: NL36BNGH0285008889 BIC: BNGHNL2G
Vraag 2 Wij constateren dat er de afgelopen periode gebeurtenissen zijn geweest over het niet doorgaan van Vlissingse evenementen. Wij constateren dat, naast de verantwoordelijkheid van de organisator, er frequent discussie is met organisatoren over het proces van de vergunningverlening met de gemeente. Daarover hebben wij de volgende (sub)vragen:
Op welke wijze vindt de vergunningverlening plaats?
Antwoord: De vergunningverlening vindt plaats conform het huidige evenementenbeleid en de vergunningsvoorwaarden.
Op welke wijze worden evenementenorganisatoren actief betrokken bij het vergunningverleningproces?
Antwoord: Organisatoren van met name de grotere evenementen hebben geregeld contact met de evenementencoördinator en de vergunningsverlener(s). Voor B/C evenementen zijn er geregeld overleggen tussen de organisatoren, gemeente en de hulpdiensten om de stand van zaken ten aanzien van de aan te leveren stukken te bespreken.
Met welke ambtelijke- en bestuurlijke grondhouding worden aanvragen voor evenementenvergunning behandeld en beoordeeld?
Antwoord: Het college heeft met inachtname van de vigerende wet- en regelgeving een positieve grondhouding ten aanzien van evenementen en vindt dat een positieve ambtelijke en bestuurlijke grondhouding altijd aan de basis moet staan voor evenementen(vergunning)aanvragen. In de beoordelingsfase kan het toepassen van wetten en regelgeving en de zienswijze van hulpdiensten echter wel eens tot situaties leiden waarin er een verschil van inzicht met aanvragers ontstaat.
Wordt er in het proces van vergunningverlening, en de besluitvorming daarover, ook het Vlissingse en regionale belang afgewogen van een evenement?
Antwoord: Jazeker, dit gebeurt op basis van vigerend beleid en de uiteindelijke advisering van de (regionale) hulpdiensten.
Zo nee, waarom niet? Zo ja, hoe kan het college dan verklaren dat er frequent evenementen niet door (kunnen) gaan?
Antwoord: In 2022 zijn een aantal aangemelde evenementen niet doorgegaan. Eén evenement op basis van negatieve adviezen van de hulpdiensten en de anderen op onder meer bedrijfseconomische gronden. Verder zijn er diverse redenen voor het niet (meer) aanmelden van evenementen, zo kampen organisatoren met kostenstijgingen, personeels/vrijwilligers krapte (ook bij hulpdiensten), materiaal schaarste en we zien herbezinning bij organisatoren na corona. Dit beeld wordt overigens bevestigd door landelijke tendensen op evenementengebied.
Blad 2 behorend bij 2221319 / 2226545
En dat er frequent discussies zijn tussen de gemeente en evenementenorganisatoren over het vergunningsproces? Het lijkt ons namelijk sterk dat uitsluitend de verantwoordelijkheid hiervan ligt bij de organisator.
Antwoord: Uit de evaluatie van Respons blijkt dat er ook in het gemeentelijk vergunningenproces verbeteringen mogelijk zijn. De eerste stappen hiervoor zijn reeds gezet door het volledige uitvoeringsproces te analyseren. Daarnaast is ons wel gebleken dat over de rollen en verantwoordelijkheden van zowel de gemeente als de organisatoren in dit proces ruis bestaat en tot verkeerde verwachtingen heeft geleid. Door deze vooraf duidelijk te communiceren willen we dit in de toekomst voorkomen. .
Vraag 3 Frequente discussies over het vergunningproces tussen gemeente en evenementenorganisatoren/ondernemers komt niet ten goede aan de ondernemersklimaaten moraal. Is het college dat met ons eens? Op welke wijze heeft het college overleg met evenementenorganisatoren/ondernemers om evenementen te organiseren?
Antwoord Het college is van mening dat het vergunningenproces voor iedereen helder en transparant moet zijn zodat discussies niet nodig zijn. Het college heeft met regelmaat direct overleg met diverse organisaties, stichtingen en evenementenorganisatoren (en potentiele organisatoren) over hun ideeën en plannen. Daarnaast is er frequent bestuurlijk overleg (8* per jaar) met Koninklijke Horeca Nederland en de Vlissingse Ondernemerscentrale waarbij ook evenementen op de agenda staan. Het college is ook vertegenwoordigd bij de stakeholdersbijeenkomsten welke plaatsvinden in de aanloop naar een nieuwe evenementenvisie. Daarnaast vinden er met grote regelmaat bedrijfsbezoeken en schouwen plaats waarbij evenementen ter sprake komen.
Vraag 4 Het niet doorgaan van evenementen doet geen goed aan de beeldvorming van Vlissingen als evenementenstad. Is het college ons dat met ons eens? Zo ja, wat gaat het college er aan doen om deze beeldvorming positief te veranderen?
Antwoord De verminderde aanvragen voor evenementen passen niet bij de beeldvorming als evenementenstad. Het college wil dat de ambities vanuit de strategische visie en het coalitie akkoord in de nieuwe evenementenvisie en –uitvoeringsagenda vorm worden gegeven. Hier wordt op dit moment aan gewerkt. Een eerste stap welke genomen wordt is, in overleg met de branche, het creëren van structureel overleg met de stakeholders.
Vraag 5 Vlissingen wilt zich profileren als evenementenstad. Is er voor organisatoren subsidie beschikbaar? Kan het college inzichtelijk maken welke subsidiemogelijkheden er zijn? Op welke wijze worden de subsidiegelden verstrekt? Welke partijen/organisatie krijgen subsidie? En op welke wijze worden de verstrekte subsidie gemonitord aan de hand van bijvoorbeeld subsidieafspraken- en verantwoording?
Blad 3 behorend bij 2221319 / 2226545
Kortom: kan het college ons een totaaloverzicht geven van subsidiestromen met betrekking tot evenementen en economische promotie/ontwikkeling van de (binnen)stad en de verantwoording daarvan?
Antwoord Er zijn verschillende subsidiestromen voor evenementen. Er is een structureel budget van ongeveer €206.000 (in 2022) welke nu verdeeld wordt onder drie grote terugkerende evenementen, Bevrijdingsfestival, Onderstroom en Film by the Sea. Daarnaast is er een budget van circa €106.000 onder de naam Aanjaagfonds Cultuur. Dit zijn eenmalige subsidies ter bevordering van culturele activiteiten binnen de stad Vlissingen waaronder evenementen. Denk hierbij aan HZ Kickoff, Kamermuziek festival of de Boulevard Experience. Voor breedte sportevenementen is er een budget van €38.050. De aanvragen hiervoor worden beoordeeld door de Sportraad. Om aanspraak te maken op een structurele subsidie moet je deze aanvragen voor 1 juni van het voorgaande jaar en de aanjaagsubsidie wordt minimaal 12 weken voorafgaand het evenement aangevraagd. De aanvragen worden op juridische en financiële haalbaarheid gecheckt. Na inhoudelijke toetsing wordt gekeken of de aanvraag in aanmerking komt voor subsidieverlening. De partijen krijgen daarna een verleningsbeschikking met daarin prestatie eisen die zij moeten leveren voor de verleende subsidie. In de verleningsbeschikking staat ook de uiterlijke datum voor het inleveren van de verantwoording. Op basis daarvan gaan wij de controle uitvoeren of alles is gedaan wat wij verwacht hadden.
Vraag 6 Op welke wijze betrekt het college lokale organisatoren, ondernemers, etc. bij het opstellen van de nieuwe evenementenvisie?
Antwoord Allereerst zijn organisatoren, horeca-ondernemers, retailondernemers, onderwijs, bedrijfsleven, culturele instellingen betrokken bij de evaluatie van het beleid.…
Bekijk de brief: Raadsvragen - Beantwoording LPV - Evenementenbeleid en vergunningverlening
Bron: raadsinformatie van de gemeente Vlissingen (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.