Raadsvragen - Beantwoording POV - Bestemmingsvoorstel 2021 GR GGD Zeeland

Vraag 1

Hoe werkt in de jeugdhulp inkooporganisatie eigenlijk precies. Wat kopen ze in, hoeveel en op wiens verzoek? Wie betaald de hulporganisaties en hoe moet het controle mechanisme werken.

Antwoord van het college

De Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland (IJZ) is in 2014 door de 13 Zeeuwse gemeenten ingericht om in het kader van de Jeugdwet 2015 jeugdhulp in te kopen voor jeugdzorgregio Zeeland. Als uitvoeringsorganisatie is IJZ ondergebracht bij de GR GGD Zeeland en gepositioneerd onder een speciaal daarvoor opgerichte bestuurscommissie jeugdhulp. Periodiek wordt onder de coördinatie van de IJZ een meerjarige aanbesteding jeugdhulp georganiseerd. Het thans lopende contract gaat over de periode van 2020 t/m 2023. Op dit moment wordt besluitvorming voorbereid over het vervolg. Met gemeenten en zorgaanbieders onderhoudt de IJZ een digitaal berichtenverkeer, waarin wordt aangegeven wanneer een jeugdhulptraject start of wordt beëindigd. Na beëindiging van een traject sturen zorgaanbieders een factuur naar de IJZ en deze verzorgt de uitbetaling ten laste van de gemeente waar de cliënt onder valt. Hiertoe wordt de IJZ volgens de verdeelsleutel van het macrobudget maandelijks door de gemeenten bevoorschot op basis van de vastgestelde jaarbegroting voor jeugdhulp. De controle vindt plaats door de accountant van de IJZ op basis van verantwoordingen van de jeugdhulpaanbieders enerzijds en steekproeven op individuele beschikkingen bij gemeenten anderzijds.

Vraag 2

De jaarstukken 2021 geven geen aanleiding om een afzonderlijke zienswijze te geven naast de zienswijze op de begrotingswijziging die behoort tot het bestemmingsvoorstel. is dit een uitleg over hoe het procedureel gaat of is dit een conclusie die u trekt? De accountantsverklaring vind ik namelijk wel ruimte geven voor een zienswijze. a. Accountantsverklaring: De accountant heeft een controleverklaring met een oordeelonthouding over rechtmatigheid en een beperking met betrekking tot getrouwheid afgegeven. Dit zou ik graag uitgelegd willen zien: Als er niet vastgesteld kan worden dat er recht is op zorg waarom wordt er dan wel zorg betaald? Als er geen productieverantwoording kan worden overlegd waarom gaat de GGD dan over tot betaling.

Antwoord van het college

De IJZ werkt op basis van een landelijk ingericht digitaal berichtenverkeer. Bij melding van een beëindiging van een hulptraject wordt de factuur van de aanbieder getoetst aan de afgegeven zorgtoewijzing van de gemeentelijke toegang. Wanneer dit klopt voert IJZ de betaling uit, wanneer dit afwijkt, gebeurt dit niet en vindt eerst onderzoek plaats bij aanbieder en betrokken gemeente om tot een correcte afhandeling te komen. Voorts heeft onze gemeente zijn eigen interne controle, zie verder antwoord op 2 b.

De accountscontrole is per definitie achteraf en loopt via de productieverantwoording van aanbieders enerzijds en de aanwezigheid van beschikkingen bij gemeenten anderzijds.

Oordeelonthoudingen jeugdhulp door accountants speelt overigens niet alleen in Zeeland maar ook in andere jeugdzorgregio’s. Door de herziening van het landelijk controleprotocol en verbeteringen in het proces met betrekking tot recht op jeugdzorg is in 2021 is het bedrag aan onzekerheden in Zeeland al fors verminderd (van € 41,6 miljoen in 2020 naar € 19,6).

b. Deze problemen met rechtmatigheid en getrouwheid vallen samen met oorzaken buiten de GR GGD; zoals het niet kunnen vaststellen van het recht op jeugdzorg en het niet overleggen van controleverklaringen van jeugdzorgaanbieders bij productieverantwoordingen. Dit wordt veroorzaakt door het ontbreken van gemeentelijke beschikkingen (€ 10,7 miljoen) en ontbreken van (goedkeurende)

 controleverklaringen bij productieverantwoordingen van zorginstellingen (€ 8,9 miljoen). Welke verbeteringen zijn hiervoor in Vlissingen ingezet en moeten nog ingezet worden?

ANTWOORD:

Binnen de gemeente Vlissingen wordt 2 keer per jaar een interne controle (door een interne auditor) op jeugddossiers uitgevoerd. In samenspraak met de accountant Deloitte wordt het aantal dossiers bepaald. Deze controle richt primair op het recht op zorg c.q. de aanwezigheid van de beschikking.

De laatste interne controle over het 1e halfjaar 2022 is er bij 1 dossier sprake van een tekortkoming.

Tekortkomingen worden direct, waar dit mogelijk is, gerepareerd en besproken binnen het team Wmo Jeugd van de gemeente Vlissingen. In 2022 zijn er ook 2 kwaliteitsadviseurs binnen het team Wmo Jeugd aangesteld, welke o.a. kijken naar de volledigheid van dossiers.

Daarnaast wordt in 2023 gestart met een nieuwe applicatie Zorgned. Met de inrichting van Zorgned zal rekening worden gehouden met complete dossiervorming (o.a. het recht op zorg/aanwezigheid beschikking, bepaling, gerechtelijke uitspraak). In samenspraak met de IJZ worden er jaarlijks ook aanvullende dossiers gecontroleerd. Deze dossiers dienen ter voorbereiding dienen van de accountantscontrole bij de GGD zelf. Overall worden er voldoende dossiers gecontroleerd en vinden er herstelacties plaats waar dit mogelijk is. Aandachtspunt is de bezetting binnen het team Wmo jeugd. Deze zal voldoende moeten zijn, om de volledigheid van dossiers te kunnen garanderen.

Met betrekking tot de productieverantwoordingen zijn die gebaseerd op accountantsverklaringen van de jeugdhulpaanbieders zelf. Soms ontbreken deze of komen ze niet op tijd binnen ten opzichte van de gemeentelijke jaarcontrolecyclus. Overigens betekent dit niet dat de zorg niet geleverd is. Het is een probleem dat niet alleen in Zeeland maar ook in andere jeugdzorgregio’s speelt.

c. Een verbetering van 42 miljoen naar 20 miljoen is een verbetering maar waarom bestaat het probleem nog? Hoe gaat u zorgen dat dit volgend jaar niet meer aan de orde is?

ANTWOORD:

Zie ook bovenstaand antwoord voor de gemeentelijke kant. Wat betreft de productieverantwoording is dit in die gevallen onderwerp van gesprek tussen IJZ en de betrokken jeugdhulpaanbieders.

d. Wij hebben tijdens onze controle niet-gecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd voor een bedrag van € 1.066.000. Dit betreft nagekomen kosten voorgaande jaren jeugdhulpverlening (2015-2020) ad € 1.066.000. Is het niet ongebruikelijk om nog rekeningen te krijgen van jeugdhulpverleners zolang na het opmaken van de jaarrekeningen en zonder dat er blijkbaar een voorziening was opgenomen.

ANTWOORD:

De IJZ zet al lange tijd er op in dat alle declaraties vanuit zorgaanbieders binnen een maand binnen zijn. Dit wordt in elk contractgesprek aangekaart. Hiermee willen we het zogenaamde na-ijleffect zoveel mogelijk tegengaan en onze kostenontwikkeling tijdig in beeld krijgen. Via de IJZ monitor worden wij hierover maandelijks geïnformeerd en hebben we hierop steeds beter beeld.

Echter hebben jeugdhulpaanbieders het recht tot 5 jaar na dato rekeningen voor verleende zorg in te dienen. En sommige deden dat. De IJZ heeft in 2021 al deze af te wikkelen balansposten uit voorgaande jaren in een keer afgehandeld, dat is het bedrag van € 1.066.000.

Vraag 3

De gezamenlijke (gemeente)secretarissen in Zeeland zijn verantwoordelijk voor een adequate samenstelling van de per gemeenschappelijke regeling ingestelde begeleidingscommissie. Hoe is de samenstelling van de BC van de GR GGD. Is Vlissingen voldoende op de hoogte en betrokken?

Antwoord van het college

De begeleidingscommissie GR GGD bestaat uit 8 medewerkers uit de verschillende Zeeuwse gemeenten die beschikken over vakinhoudelijke (volksgezondheid en jeugd) en financiële kennis.

Vlissingen is betrokken en vakinhoudelijk vertegenwoordigd namens jeugd.

Vraag 4

Werd het tekort aan personeel ook gevoeld in de dienstverlening voor veilig thuis?

Antwoord van het college

In het jaarverslag 2021 van Veilig Thuis wordt geen melding gemaakt van problemen in de dienstverlening. Wat speelt is dat vacatures lastig tijdig konden worden ingevuld vanwege het late en incidentele karakter van het subsidie 2021 via het CZW-bureau en de centrumgemeente. De GGD heeft een overleg met een vertegenwoordiging namens CZW en de centrumgemeente geïnitieerd om te onderzoeken hoe dit in de toekomst kan worden voorkomen.

Vraag 5

De begeleidingscommissie maakt een kanttekening bij het voornemen om hiervoor twee begrotingswijzigingen voor te leggen aan de gemeenteraden. De begeleidingscommissie ziet hier de nut en noodzaak niet van in. Er is sprake van één organisatie met één resultaat. Waarom wordt deze suggestie niet gevolgd?

Antwoord van het college

Het is aan ons hoe wij het advies van de begeleidingscommissie beoordelen en we zijn het op dit punt niet eens. Om geen vermenging van onvergelijkbare programma’s en grootheden te krijgen vinden we het wel van groot belang het onderscheid tussen GGD en IJZ te blijven maken.

Vraag 6

In dit voorstel wordt duidelijk dat de weerstandscapaciteit van de GR GGD niet op peil is. Dit feit ligt in lijn met de recente berichtgeving in de pers over financiële tekorten bij de GR GGD. Dus de pers publiceert over financiële tekorten en dan is het waar dat de eerstandscapaciteit niet op orde is?

Antwoord van het college

De constatering over de weerstandcapaciteit is niet gedaan op basis van de publicatie in de pers, maar op basis van de gegevens die zijn aangeleverd door de GR GGD Zeeland.

Vraag 7

In het RVS staat: “Daarnaast wordt voorgesteld om het overige bedrag van € 306.693 te gebruiken om de algemene reserve aan te vullen. De gemeenteraad wordt wel geadviseerd om als voorwaarde te stellen dat het resterende deel vanuit Veilig Thuis van € 263.743 als een bestemmingsreserve voor Veilig Thuis wordt ingezet”. We kunnen het niet én toevoegen aan de Algemene reserves én bestemmingsreserve. Dit lijkt onjuist geformuleerd. Kunt u dit herformuleren?

Antwoord van het college

Hieronder een herformulering:

Daarnaast wordt voorgesteld door de GR GGD om het overige bedrag van € 306.693 te gebruiken om de algemene reserve aan te vullen. De gemeenteraad wordt geadviseerd om een positieve zienswijze te geven, maar wel als voorwaarde te stellen dat het deel dat afkomstig is vanuit Veilig Thuis (van € 263.743) niet wordt toegevoegd aan de algemene reserve maar dat daar een bestemmingsreserve

 van wordt gemaakt ten behoeve van Veilig Thuis. Voor de toevoeging aan de algemene reserve van het resterende saldo dat na aftrek van de bestemmingsreserve overblijft van € 42.950 geldt:

Jaarstukken:

1. (blz. 63 jaarrekening) De kosten voor Jeugdhulp zijn € 4,1 miljoen hoger dan begroot er is € 521.000 in de kosten opgenomen voor de Corona-meerkostenregeling voor de Jeugdwet. Ik meende ergens anders gelezen te hebben dat corona maatregelen volledig door het Rijk worden gedekt. Waarom zijn deze kosten dan hier opgenomen?

ANTWOORD:

De gemeenten hebben de IJZ gevraagd om de uitvoering van de meerkostenregeling Jeugd voor haar rekening te nemen. Het klopt dat de gemeenten voor de meerkosten jeugd een bijdrage van het Rijk hebben ontvangen. Hieruit is de IJZ door de gemeenten op dit onderdeel bekostigd.

1. Tekortkomingen in de interne (financiële) beheersingDeze interim-controle is primair gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. De bevindingen naar aanleiding van deze controle hebben wij opgenomen in onze managementletter 2021. Wij verwijzen u hiernaar. De inhoud van de brief heeft vast onder meer betrekking op het voorbehoud dat gemaakt is Wat is de inhoud van deze brief en wat gaat de GGD daarmee doen?

ANTWOORD:

De managementletter is voor de GGD en beschikken wij niet over. Navraag leert dat de aanbevelingen van de accountant voor de GGD zich richten op het verder versterken van het controleplan met daarin tenminste aandacht voor de toetsingscriteria, rechtmatigheidsrisico’s, procesbeschrijvingen, maatregelen binnen het proces om de risico’s af te dekken, systeemgerichte en gegevensgerichte (verbijzonderde) interne controles en de inbedding van dit alles in de P&Ccyclus. De GGD neemt de aanbevelingen van de accountant over en volgt deze op.

2. 123 miljoen aan Jeugdzorg / 360.000 inwoners / 71.000 jongeren in zeeland (0-18 jaar) / landelijk maken 15% van de jongeren gebruik van jeugdhulp is 11.000 jongeren = 11.181 euro per jongere. Het komt mij heel hoog voor zeker omdat er ook hele kleine zorg verleend wordt. Kunt u hier iets overzeggen?

ANTWOORD:

De gemiddelde kosten aan jeugdzorg voor een jongere is een resultante van veel variabelen. Je moet eerst definiëren welke zaken je daar in meeneemt, zeker als je een vergelijking wilt maken met landelijk. We hebben inzicht in aantal cliënten, leeftijd, inzet van typen jeugdzorg (duur en minder duur), stapeling van meer producten enzovoorts. Het algemene beeld tot dusver was dat afgelopen jaren niet zozeer het aantal cliënten toenam, maar wel de duur of intensiteit van de zorg bij cliënten.

En daarmee de uitgaven. Met name de zwaardere zorg lijkt complexer te worden, dit speelt ook landelijk. Een ander beeld is dat in Zeeland sprake lijkt van relatief meer uithuisplaatsingen hetgeen kan leiden tot verblijfszorg buiten het gezin zoals pleegzorg, gezinshuiszorg en residentiele zorg.

Langdurige verblijfszorg is ook dure zorg. Wij vinden dit een ongewenste situatie en zien dit als een belangrijk onderwerp voor nader onderzoek en aanpak.

3. Wij merken op dat enkele zorgaanbieders worden bevoorschot. Op het moment dat de bevoorschotting hoger is dan aan productie is gemaakt en de betreffende instelling niet aan

 haar betalingsverplichtingen kan voldoen loopt de Inkooporganisatie risico. Wij hebben geconstateerd dat de bevoorschotting in 2021 fors is opgebouwd ten opzichte van 2020. Wij geven het management in overweging te bezien of bevoorschotting aan zorginstellingen nog plaats dient te vinden. Kunt u bevestigen dat u dit advies ter harte neemt.

ANTWOORD:

Dit advies is al ter harte genomen en inmiddels komt bevoorschotting in deze mate vanaf 2022 vrijwel niet meer voor. In het recente verleden is een enkele grote zorgaanbieder bevoorschot omdat de interne administratieve organisatie en het facturatieproces achterliep op de maandelijkse betalingsverplichtingen zoals lonen e.d. De IJZ heeft bij deze partijen steeds meer druk uitgeoefend hierin verbetering te brengen. In het afgelopen half jaar is dit gelukt, waardoor een eind is gekomen aan deze bevoorschotting.

Er worden nu slechts nog twee partijen bevoorschot. Dit kan niet anders omdat bij deze partijen sprake is van een andere financieringssystematiek en een aparte contractuele afspraak.

4. De Inkooporganisatie krijgt ten behoeve van financiële uitvoering informatie met betrekking tot afgegeven zorgmeldingen van de Zeeuwse gemeenten middels het digitale berichtenverkeer, behoudens enkele zorgaanbieders. Deze informatie is niet voldoende om het recht op zorg vast te stellen aangezien de Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland geen toetsing (kan) uitvoeren aan de hand van de geldende beleidsregels van de Zeeuwse gemeenten. Geldt dit ook voor Vlissingen?

ANTWOORD:

Dat klopt. Wat wij zelf doen aan het controleren van het recht op zorg loopt via de interne controle zoals beschreven bij het antwoord op 2B

5. het niet kunnen overleggen van beschikkingen door de gemeenten leidt tot onzekerheden ten aanzien van de rechtmatigheid in de jaarrekening van de GR Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Zeeland. Kan het ook zijn dat er geen beschikking is afgegeven en dat de zorg dus onterecht is verleend of ingekocht? in dat geval ligt het probleem wel bij de GGD.

Kunnen deze onzekerheden wel toegewezen worden aan een specifieke gemeente of worden de onzekerheid pro rate verdeeld?

ANTWOORD:

Navraag bij de IJZ leert dat er wel beschikkingen waren. Echter waren die vanwege de beperkte aanwezigheid op kantoor in coronatijd in een aantal gevallen niet ondertekend. Dat was de reden van onrechtmatigheid. Er zijn wel beschikkingen afgegeven als sluitstuk van het proces van de toegang, maar ongetekend. Alle zorgopdrachten zijn wel verstrekt via het berichtenverkeer. Er is geen sprake van onterecht verleende zorg. De geschetste situatie deed zich voor bij één gemeente.

De accountantsverklaring heeft echter betrekking op het totaal van de lasten en baten van de hele GGD, die door de omvang van de onrechtmatigheid helaas heeft geleid tot een controleverklaring met een oordeelonthouding over rechtmatigheid.

6. Wij merken op dat er in de jaarrekening bestemmingsreserves met betrekking tot de inkooporganisatie zijn opgenomen waarbij mogelijk sprake is van een terugbetalingsverplichting. Wij adviseren u voor deze bestemmingsreserves vast te stellen of er daadwerkelijk sprake is van een terugbetalingsverplichting en indien dit het geval is deze te her classificeren naar de overlopende passiva. Kunt u bevestigen dat u deze aanwijzing ter harte neemt.?

ANTWOORD:

 Bij de totstandkoming van de jaarrekening 2022 wordt deze aanwijzing door de IJZ c.q. GGD ter harte genomen en wordt heroverwogen of het als bestemmingsreserves of als overlopende passiva in de balans wordt opgenomen.