Raadsvragen - Beantwoording POV - Inkoop- en aanbestedingsprocessen
Een raadslid stelde op 27 januari 2023 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Vlissingen.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Fractie POV
UW BRIEF VAN
UW KENMERK
6 januari 2023
ONS KENMERK
DATUM
2240749 / 2242439
25 januari 2023
BEHANDELD DOOR
BEZOEKADRES
TELEFOON
BIJLAGEN
R Scheffer
Paul Krugerstraat 1
+31118487121
1 (collegebesluit 6 december 2022)
ONDERWERP
Beantwoording art 34 RvO vragen inkoop- en aanbestedingsprocessen
Geachte heer/mevrouw, Naar aanleiding van de door uw fractie ingediende vragen ex artikel 34 RvO informeren wij u als volgt.
Uw inleiding Al vaker heeft de POV aandacht gevraagd voor de manier waarop de inkoop-en aanbesteding processen van de gemeente Vlissingen worden uitgevoerd. Dit lijkt niet altijd in overeenstemming te zijn met het “Inkoop-en aanbestedingsbeleid van de gemeente Vlissingen” zoals dat in 2022 is vastgelegd. Aanleiding voor deze nieuwe vragen is dat in de openbare besluitenlijst van de collegevergadering d.d. 6 december 2022 te lezen is dat het college het besluit bekrachtigt om gemotiveerd af te wijken van het Inkoop-en aanbestedingsbeleid gemeente Vlissingen 2020 voor de opdracht voor het cascoherstel van de Machinefabriek -en deze in de markt te zetten met een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure. Dit is misschien niet zozeer een vreemd besluit als wel dat de timing hiervan merkwaardig is, aangezien de werkzaamheden al een aantal maanden geleden een aanvang namen. Wij hebben naar aanleiding van het besluit de volgende vragen:
Vraag 1 Wij ontvangen graag het genoemde besluit (6 december 2022, gemotiveerde afwijking van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Vlissingen 2020).
Ons antwoord U heeft dit besluit reeds ontvangen.
POSTBUS 3000, 4380 GV VLISSINGEN TELEFOON 0118-487000 EMAIL [email protected] FAX 0118-410218 IBAN: NL36BNGH0285008889 BIC: BNGHNL2G
Vraag 2 Waarom zijn er vooruitlopend op het besluit van het college al verdere acties (aanbesteden, gunnen, start van de werkzaamheden) ondernomen en werd er dus afgeweken van het beleid dat we daarvoor hebben afgesproken?
Ons antwoord Wij verwijzen naar ons collegebesluit naar de alinea “Motivatie afwijking inkoop- en aanbestedingsbeleid” dat u inmiddels heeft ontvangen. Abusievelijk is de keuze voor de te doorlopen procedure niet vooraf aan het college voorgelegd ter besluitvorming en heeft dit via bekrachtiging achteraf plaatsgevonden. Bekrachtiging heeft plaatsgevonden binnen het jaar waarin de inkoopprocedure heeft gespeeld en is afgerond middels definitieve gunning.
Hiermee is nu in formele zin binnen het inkoop- en aanbestedingsbeleid van onze gemeente de inkoopprocedure op de correcte wijze doorlopen en inmiddels afgerond.
Vraag 3 Op wiens gezag en wanneer? Was het college op de hoogte van de aanbesteding en wanneer? Was het college op de hoogte van de afwijking? Zo ja, waarom werd een formeel besluit niet afgewacht? Zo nee, waarom niet? Wie zou hierop toe moeten zien en waarom is dit niet gebeurd? Hoe gaat u zorgen dat er niet meert wordt afgeweken van het beleid?
Ons antwoord Deels verwijzen wij naar ons antwoord onder vraag 2. Onderstaand de relevante momenten binnen de inkoopprocedure: Opdracht onderzoek cascoplus herstel Machinefabriek 12 december 2019 Collegebesluit ontwerp, kennisname aanbesteding 5 april 2022 Ontvangst inschrijvingen 13 mei 2022 Gemeenteraad budget cascoherstel 7 juli 2022 Versturen gunningsbeslissing 11 juli 2022 Definitieve gunning cascoherstel aan BGP 12 september 2022 Collegebesluit bekrachtiging aanbesteding 6 december 2022 Aanvullend daarop het volgende. Er is sprake geweest van het abusievelijk voeren van een inkoopprocedure die goed gemotiveerd was, maar niet op de formele wijze volgens de interne procedure vanuit het inkoop- en aanbestedingsbeleid vooraf ter besluitvorming aan het college is voorgelegd. De voorbereiding op de aanbesteding is zowel op de inhoud als op de gemotiveerde overwegingen voor de gevolgde procedure zorgvuldig geweest, maar bevat een onzorgvuldigheid aangaande de formele besluitvorming door het college tot gemotiveerde afwijking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Wij, alsmede de gemeentelijke organisatie, zijn ons er terdege van bewust dat het gevolgde interne inkoopproces onjuist is verlopen. Wij hebben hier ook lering uit getrokken. Echter, indien het besluit conform de vastgestelde procedure vooraf aan het college was voorgelegd, had het college hetzelfde besluit genomen.
Reeds vorig jaar is een wijziging doorgevoerd in het aanbestedingsproces waarmee onder andere de procedurekeuzes voor alle aanbestedingen vooraf worden vastgelegd en ter goedkeuring voorgelegd. Dit is van toepassing op alle aanbestedingen (onderhands en openbaar) en hier wordt strikt op toegezien.
Blad 2 behorend bij 2240749 / 2242439
Vraag 4 Wat zijn de consequenties van het niet naleven van het inkoop- en aanbestedingsbeleid?
Voor de gemeentelijke financiën, voor degenen die de procedures niet naleven en degenen die erop toe moeten zien dat deze wel worden nageleefd? Zijn er nog andere, wellicht juridische, consequenties denkbaar?
Ons antwoord Juridische consequenties zijn niet aan de orde. Het volgen van de vastgestelde aanbestedingsregels vanuit het inkoop- en aanbestedingsbeleid is een gemeentelijke aangelegenheid, waarbij middels het collegebesluit dd. 6 december 2022 op passende wijze de afwijking van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid - met terugwerkende kracht - is geformaliseerd.
In het collegebesluit is sprake geweest van het benoemen van geleerde lessen van de recent doorlopen aanbestedingen, waarbij de geleerde lessen omgezet zijn in de werkprocessen binnen de gemeentelijke organisatie, waaronder het standaard opstellen van een inkoopstartdocument.
Vraag 5 Wat is het verschil tussen het budget dat de gemeenteraad beschikbaar stelde voor het casco herstel en het bedrag waarvoor de huidige aannemer heeft ingeschreven? Graag uitgebreide uitleg.
Ons antwoord De aannemer heeft opdracht gekregen voor een bedrag van € 6.297.000,- . De gemeenteraad heeft een bedrag voor het cascoherstel van de Machinefabriek ter beschikking gesteld van € 6,6 mln.
Het verschil tussen het nieuwe budget en de opdracht is bedoeld voor de post onvoorzien en overige bijkomende kosten (5%) als omschreven in het raadsvoorstel (2129555: raadsbesluit beschikbaar stellen door aanvullend budget cascoherstel Machinefabriek).
Vraag 6 Zijn er nog meer recente inkoopactiviteiten (2021/2022) waarbij de eigen beleidsregels niet werden gerespecteerd?
Ons antwoord Nee, die zijn er niet.
Daarnaast blijkt uit de jaarrekeningcontroles een duidelijke positieve ontwikkeling met betrekking tot onrechtmatigheden op de aanbestedingsdossiers. De meest recente (tussentijdse) inkoopanalyse 2022 heeft géén bevindingen.
Vraag 7 Wat gaat u doen om het inkoopproces te professionaliseren en bij voorkeur een afdeling inkoop te installeren en te zorgen dat de geldende regels worden verbeterd en nageleefd?
Ons antwoord We verwijzen naar de begrotingsraad van 11 november jl. waarin deze vraag van gelijke strekking is beantwoord.
Blad 3 behorend bij 2240749 / 2242439
Wij gaan ervan uit u hiermee in voldoende mate te hebben ingelicht.
Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Vlissingen, de secretaris, de burgemeester,
drs. R.D.A. Wiskerke
drs. A.R.B. van den Tillaar
Blad 4 behorend bij 2240749 / 2242439
Bekijk de brief: Raadsvragen - Beantwoording POV - Inkoop- en aanbestedingsprocessen
Bron: raadsinformatie van de gemeente Vlissingen (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.