Archief(wet)

Vraag 1

1 Digitaal werken, digitaal archiveren. Stand van zaken (a) De basisuitgangspunten voor digitaal werken, digitaal archiveren zijn gedefinieerd. Het wijzigen of toevoegen van uitgangspunten blijft een continu proces, waarbij nieuwe ontwikkelingen soms nieuwe uitgangspunten behoeven. Denk hierbij als voorbeeld aan uitgangspunten voor het digitaal werken en archiveren voor MS Teams. (b) We werken nog niet overal volgens de uitgangspunten. Snelle ontwikkeling in de volle organisatiebreedte is lastig gebleken, waardoor we wel vooruitgang boeken, maar langzaam. Wat gaan we doen?

Antwoord van het college

We willen gericht door ontwikkelen. Onze strategie is om het digitaal werken en digitaal archiveren meteen goed in te richten én te borgen (PDCA-cyclus) daar waar we met nieuwe ontwikkelingen in de informatievoorziening bezig zijn.

Deze ontwikkelingen in de gemeentelijke ketens zijn afgeleid van de Informatievisie, waarbij maatschappelijke opgaven leidend zijn. Voor een overzicht van de ketens en processen waar we op inzetten, zie de laatste pagina van deze archiefvisie.

Tijdens het in werking stellen van de PDCA-cyclus voor deze set van processen, zullen we geleidelijk de volgende set van processen bepalen voor 2023.

Waarom?

Het is vitaal dat we ons richten op het “vanaf het begin goed doen”. Vernieuwing in dienst van het Goede Leven in Zeist geeft extra energie. Dat moeten we aangrijpen om onze mensen nog bewuster te maken van de keten waarin ze werken, hoe zij daarin hun waarde hebben, en waarom betrouwbare, vindbare en duurzame informatie daarbij zo belangrijk is. De focus op gerichte, snellere ontwikkeling én leercurve door vernieuwing dus, in plaats van de langzamere, stap-voor-stap ontwikkeling in de volle breedte. 1.2 Recordmanagementbeleid en –kader Stand van zaken (a) Het recordmanagementbeleid en –kader gemeente Zeist is voor een deel opgesteld

•

De informatieverordening is in 2019 geactualiseerd en vastgesteld door college en raad

•

Het recordmanagementbeleid en -kader is vastgelegd in de verschillende visie-, strategische-, handboek- en governance documenten o

Uitvoeringsplan bij de archiefvisie

o

Kwaliteitshandboek

o

Handboek vervanging

o

Governance MS Teams

12

 o

Bewaarstrategie

In Q1 2022, met uitloop naar april zullen alle bovenstaande beleids- en kaderdocumenten gereed zijn. (b) Aansluitend recordmanagement inrichten conform nieuw beleid

(c) Het collectiehulpverleningsplan voor de archieven in het beheer van het gemeentearchief is in 2019 vastgesteld door het college. Dit plan is in 2021 aangevuld met een calamiteitenplan voor de archiefbewaarplaats en de quarantaineruimte. Dit betreft de analoge archieven en het statische archief. Dus niet de semi-statische archieven, zowel analoog als digitaal.

Wat gaan we doen? (a) De uitgangspunten voor positionering en inrichting van het e-depot zijn in concept ambtelijk vastgelegd. De verdere uitwerking door middel van het bewaar- en continuïteitsbeleid voor het e-depot wordt gedurende de edepot pilot (2022 en 2023) volbracht.

Waarom?

Adequate inrichting van het informatie- en archiefbeheer veronderstelt dat op beleidsniveau een aantal zaken geregeld zijn. Dit zijn onder andere:

•

Informatieverordening, waarin de zorg voor en het toezicht op de overheidsinformatie/archieven geregeld is. (ex Archiefwet 1995 art. 30) en Besluit informatiebeheer en mandaatbesluit(en), waarin de verantwoordelijkheid voor het informatie- en archiefbeheer is belegd.

•

Record managementbeleid, waarin de doelstellingen, middelen, wegen en prioriteiten om het informatie- en archiefbeheer te ontwikkelen en uit te voeren zijn beschreven. Met onderliggend Record managementkader, waarin de beheerinstrumenten voor het informatie- en archiefbeheer zijn uitgewerkt.

•

Bewaarbeleid (preservation policy) en continuïteitsbeleid, waarin is vastgelegd hoe de duurzaamheid en de duurzame toegankelijkheid van de overheidsinformatie/archieven zijn geregeld. Bewaarbeleid en continuïteitsbeleid zijn primair gericht op het e-depot.

•

Collectiehulpverleningsplan (als onderdeel van het gemeentelijk calamiteitenplan) waarin is vastgelegd hoe gehandeld moet worden als er sprake is van een calamiteit waar de archieven (overgebracht en niet overgebracht) door beschadigd kunnen raken. Denk aan calamiteiten als brand, overstroming.

1.3 E-depot voor duurzame toegankelijkheid Stand van zaken (a) De positionering van- en uitgangspunten voor het e-depot zijn in concept opgesteld. Tijdens de e-depot pilot zullen we dit verder verfijnen, uitschrijven en vaststellen. (b) Een e-depot is aangeschaft eind 2021 Wat gaan we doen?

Het e-depot zal in 2022 (doorlopend in 2023) geleidelijk, projectmatig ingericht worden om de positionering en uitgangspunten in de praktijk te toetsen. Eind 2023 bepalen we de definitieve positie en daarbij horende doorontwikkeling van het e-depot.

Waarom?

Om de duurzame toegankelijkheid te realiseren heeft de gemeente Zeist een e-depot voorziening nodig. Een e-depot is “het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging

13

 en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.” 1.4 Kwaliteitssysteem Stand van zaken (a) Een kwaliteitssysteem met kwaliteitshandboek is gereed voor vaststelling. Zoals vereist volgens Archiefregeling 2009 art. 16. De basis van het kwaliteitssysteem is gelegd aan de hand van handreiking KIDOlight van VNG (b) Een nulmeting is in 2021 verricht aan de hand van het kwaliteitshandboek. Een analyse met aanbevelingen is gedaan en opgevolgd, de Plan-Do-Check-Act cyclus is daarmee in gang gezet.

Wat gaan we doen?

In 2022 zal de één-meting verricht worden bij team Informatievoorziening, inclusief de daarbij horende PDCA-cyclus met analyse en aanbevelingen.

Waarom?

Artikel 16 van de Archiefregeling stelt dat de gemeente Zeist ervoor moet zorgen dat het beheer van de archiefbescheiden (zowel analoog als digitaal) “voldoet aan de toetsbare eisen van een door haar toe te passen kwaliteitssysteem”. Met een kwaliteitssysteem is de gemeente Zeist in staat om het proces van informatie- en archiefbeheer zodanig in te richten dat de kwaliteit van de informatie (denk aan authenticiteit, betrouwbaarheid, vindbaarheid, toegankelijkheid, duurzaamheid) geborgd kan worden én continu verbeterd kan worden.

14

 Werkpakket 2: analoge en digitale archieven op orde.

Dit werkpakket bevat activiteiten die bijdragen aan het realiseren van principe 1 “informatie is een onmisbare grondstof met (toekomst)waarde, principe 2 “overheidsinformatie is vindbaar, toegankelijk en duurzaam” en principe 3 “het geheugen van Zeist is lokaal geborgd”. De werkzaamheden richten zich op het op orde brengen (conform artikel 3 van de Archiefwet 1995) van de archieven (niet overgebracht en overgebracht) die al bij de gemeente Zeist aanwezig zijn en het inrichten van vervanging van analoge door digitale documenten.

Vraag 2

1 Overzicht van digitale informatie Stand van zaken Als onderdeel van het kwaliteitssysteem zijn als eerste de informatiestromen voor de eerste kritische processen binnen team Informatievoorziening beschreven. Wat gaan we doen?

Antwoord van het college

In 2022 zullen de informatiestromen verder uitgebreid worden voor de opgesomde geprioriteerde processen (zie laatste pagina van deze archiefvisie), inclusief de Plan-Do-Check-Act cyclus. Dit betekent dat we jaarlijks opnieuw de informatiestroom toetsen en waar mogelijk verbeteren. Zo werken we de komende jaren geleidelijk toe naar een overzicht, beschrijving én PDCA voor alle gemeentelijke processen.

Waarom?

Binnen de gemeente Zeist wordt digitale informatie niet alleen beheerd in het zaaksysteem, de netwerkschijven en de (individuele) outlook-mailboxen, maar ook in diverse andere applicaties. Denk aan geo-informatie in ArcGis, de website, in het financieel systeem, etc. De gemeente Zeist is, op basis van Archiefwet 1995 art. 3, er verantwoordelijk voor dat

•

deze informatie in goede, geordende en toegankelijke staat wordt beheerd; en

•

deze informatie op termijn (conform de bewaartermijnen in de gemeentelijke Selectielijst) wordt vernietigd of wordt overgebracht naar het gemeentearchief.

Dat betekent dat bekend moet zijn welke informatie in welke applicaties wordt gecreëerd, beheerd of gebruikt. 2.2 (analoge/digitale) Dossiers op orde

Stand van zaken (a) We hebben de werkarchieven in kasten medewerkers geschoond en archiefmateriaal opgenomen in dossiers tijdens drie grote opschoonacties, genaamd wervelwind (1 t/m 3). De laatste opschoningsactie eindigt begin 2022. (b) We hebben los materiaal toegevoegd aan dossiers en overgebracht naar het gemeentearchief, dit is gereed tot aan 2009.

Wat gaan we doen (a) We ondernemen geen grootscheepse opschoonacties meer. Medewerkers kunnen vanaf nu zelf actief deponeren bij het team Informatiemanagement. (b) We gaan los materiaal voor de periode 2009 - 2013 gereed maken voor overbrenging naar het gemeentearchief,

15

 Waarom?

Het aantal analoge dossiers is erg klein, bijna alle dossiervorming is digitaal. We gaan vanaf 2022 ook geleidelijk vervanging toepassen, waardoor het vormen van analoge dossiers niet meer nodig is. 2.3 Van hybride situatie naar digitaal leidend Stand van zaken Het Handboek Vervanging gemeente Zeist voor te bewaren en te vernietigen materiaal is opgesteld en wordt op korte termijn (Q1 2022) definitief gemaakt; vervolgens wordt dit handboek aangeboden aan het college voor collegebesluit Vervanging conform Archiefbesluit 1995 art 6; en besluitvorming Vervanging

Wat gaan we doen?

In de lijn van de Informatievisie gaan we starten bij de keteninnovaties. We starten in 2022 dan ook met de processen in het nieuwe zaaksysteem voor de keten Product & dienstverlening. Daar worden de digitale documenten leidend, waarna we analoog materiaal vernietigen waarvan de digitale versie voldoet aan de vereisten die in het Handboek zijn gesteld. Als we in deze keten de vervanging op de rit hebben, breiden we de olievlek uit richting de andere keteninnovaties.

Waarom?

Om geleidelijk volledig digitaal werken en digitaal archiveren mogelijk te maken is het noodzakelijk om te komen tot papierloze werkprocessen. Om digitaal werken te realiseren dienen papieren documenten te worden vervangen door digitale documenten. Om digitaal archiveren mogelijk te maken, dienen deze digitale documenten te voldoen aan de eisen die de Archiefwet 1995 stelt. Ze worden daarmee leidend ten opzichte van de papieren versie. In de gemeente Zeist is vervanging door vaststelling van een handboek vervanging nog niet geregeld, documenten worden wel gedigitaliseerd. 2.4 Depot op orde Stand van zaken Een nieuwe Archiefbewerkingsproces voor de archiefbewaarplaats Zeist is opgesteld, het zwaartepunt is verschoven van beheer naar beschikbaarstelling. Dit conform de Informatievisie, met focus het proces afronden in plaats van in de volle breedte stapsgewijs vooruitgang boeken.

Wat gaan we doen?

Ook het komend jaar uitvoering geven volgens het archiefbewerkingsproces, dit is een meerjarentraject Waarom?

Een groot deel van de collectie in de archiefbewaarplaats van het gemeentearchief is in goede materiele staat, is geordend en toegankelijk en is raadpleegbaar in de studiezaal van de gemeente Zeist. Een kleiner deel voldoet nog niet aan deze kwaliteitscriteria, deze archieven zijn nog niet geordende en toegankelijk. Om het onderzoek in deze archieven mogelijk te maken, moeten de archieven bewerkt worden (materieel verzorgd, geordend en beschreven) en moeten eventuele openbaarheidsbeperkingen vastgesteld worden.

16

 Werkpakket 3: Geheugen van Zeist Dit werkpakket bevat activiteiten die bijdragen aan het realiseren principe 3 “het geheugen van Zeist is lokaal geborgd”. De werkzaamheden richten zich op het op het versterken van de rol van het gemeentearchief van Zeist in het erfgoedveld, het verder ontwikkelen van de dienstverlening en het planmatig (door)ontwikkelen van de collectie van het gemeentearchief tot een collectie waarin naast het overheidsarchief ook de archieven van bedrijven, maatschappelijke organisaties, personen en families zijn opgenomen.

Vraag 3

1 Acquisitiebeleid Stand van zaken (a) Acquisitiebeleid is opgesteld. (b) We verzamelen informatie rondom de coronacrisis, dit betreft onder meer beeldmateriaal vanuit de gemeenschap en coronapagina's in de Nieuwsbode en Stadspers. We willen toewerken naar een hotspotmonitor rondom dit thema, een digitaal archief waarin we voor deze bijzondere periode de ervaringen van personen en families, bedrijven en maatschappelijke organisaties willen verzamelen en blijvend bewaren voor de toekomst. Wat gaan we doen?

Antwoord van het college

(a) Het veiligstellen van coronagerelateerde informatie vanuit de samenleving wordt voorlopig gecontinueerd. Een eindpunt is gezien de ontwikkelingen nog niet aan te geven. (b) Voor 2022 willen we verder niet actief acquireren van particuliere archiefvormers, we richten onze aandacht op de beschikbaarstelling van bestaand archief.

Waarom?

Om in de toekomst het verhaal van Zeist ‘anno Nu’ te kunnen vertellen moeten de collectie steeds opnieuw worden aangevuld. De instroom van het overheidsarchief van de gemeente Zeist is gegarandeerd, omdat de Archiefwet 1995 verplicht om een deel van het overheidsarchief over te brengen naar het gemeentearchief. Particuliere archieven zijn onmisbaar, omdat ze de ontwikkeling van Zeist vanuit een ander perspectief laten zien dan het overheidsarchief. Een acquisitiebeleid helpt bij het maken van keuzes en geeft sturing aan het verwerven van particuliere archieven. 3.2 Door-ontwikkelen digitale dienstverlening Stand van zaken We hebben de nodige stappen gezet richting digitale dienstverlening in goede en fijne samenwerking met de erfgoedpartners. Steeds meer archieven worden gedigitaliseerd. Steeds meer historische data wordt digitaal beschikbaar. Wij zetten in op continue uitbreiding én op het met elkaar verbinden (linken) van deze data.

Wat gaan we doen?

Door ontwikkelen van de digitale dienstverlening, dit blijft actueel.

Waarom?

Samen met negen erfgoedpartners heeft het gemeentearchief de website Het Geheugen van Zeist ( http://www.geheugenvanzeist.nl ) ontwikkeld, inmiddels zijn er elf erfgoedpartners aangesloten. De toegangen tot de collecties van het gemeentearchief Zeist zijn te raadplegen via deze website. Het Geheugen van Zeist is daarmee te beschouwen als een eerste versie van een digitale studiezaal van het gemeentearchief, een faciliteit waarmee het online archiefonderzoek wordt gestructureerd en vergemakkelijkt. Om meer online onderzoek in de collecties van het gemeentearchief mogelijk te maken wordt de dienstverlening via deze digitale studiezaal verder uitgebreid.

17

 3.3 Samenwerken met erfgoedpartners Stand van zaken (a) Het beheer voor de gezamenlijke website is ingericht (b) De samenwerking verloopt goed.

Wat gaan we doen?

Uitbreiden, ook met bijzondere gebeurtenissen zoals de herdenking van het rampjaar 1672. Hiervoor ontsluiten we op digitale wijze archiefinformatie over die bijzondere tijd. Daarbij zetten we voor het eerst “data gedreven werken” in op oude archieven, waarbij moderne technologie versneld inzicht geeft, onder meer in wie er toen in Zeist woonden, en deze via een dashboard beschikbaar stelt.

Waarom?

Al enige jaren werken het gemeentearchief met negen andere erfgoedpartners samen in het samenwerkingsverband “Het Geheugen van Zeist”. Het doel van dit samenwerkingsverband is het verhaal en de geschiedenis van Zeist te vertellen en zichtbaar te maken. Dit doen de partners door het organiseren van tal van activiteiten voor een brede doelgroep. 3.4 Betrekken vrijwilligers Stand van zaken We hebben ervaring opgedaan met het betrekken van vrijwilligers. Dit op projectbasis, er zijn nog geen vaste vrijwilligers.

Wat gaan we doen?

Voorlopig blijven we vrijwilligers benaderen op projectbasis. Dit blijkt een goede benadering om inwoners te betrekken bij ons archief.

Waarom?

We willen, nog meer dan nu het geval is, inwoners betrekken bij het gemeentearchief en het Geheugen van Zeist.

Niet alleen als onderzoeker in de collecties die wij beheren, maar ook als vrijwilliger die vanuit zijn of haar expertise meehelpt in het verder laten groeien van het geheugen van Zeist.

18

 Werkpakket 4: naar een nieuwe (andere) organisatie van de archieffunctie van Zeist.

Dit werkpakket bevat activiteiten die bijdragen aan het realiseren van principe 4 “archieffunctie vervullen we in een netwerk” en principe 5 “Ik vorm het geheugen van Zeist”. De werkzaamheden richten zich op het de organisatorische inbedding van de archieffunctie binnen de gemeente Zeist en vanuit Zeist met netwerkpartners.

Vraag 4

1 Samenvoegen en versterken team DMA en team GAZ Stand van zaken Begin 2019 zijn de teams Document Management (DMA) en Gemeentelijk Archief Zeist (GAZ) samengevoegd tot het team Informatiemanagement (IM). Dit team is daarna ververst met nieuwe medewerkers die de nodige ervaring en kennis hebben van digitale archivering. Wat gaan we doen?

Antwoord van het college

We willen het team Informatiemanagement kwalitatief en kwantitatief structureel versterken. Dit is noodzakelijk om de versnelling te kunnen maken voor het digitale deel van de archiefketen, volgens de koers die we in deze archiefvisie uitzetten. Dit in lijn met de Informatievisie en in lijn met de verbeterpunten uit de toezichtsbrief van de Provincie.

Waarom?

Uit de inspectie komt naar voren dat we de goede dingen doen op het gebied van informatie- en archiefbeheer, maar dat het niet snel genoeg gaat.

4.2 Archieffunctie in een netwerk Stand van zaken -

We hebben de toezichts-functie van archiefinspecteur extern belegd.

-

Sommige digitaliseringsprojecten worden waar nodig ook extern uitgevoerd, als het gaat om snelheid en expertise.

-

Daarnaast is de samenwerking met de erfgoedpartners en vrijwilligers een belangrijke bron van mensen en expertise.

Wat gaan we doen?

We blijven ook in 2022 afwegen wat we zelf het beste kunnen doen en wat uitbesteed kan worden. Dit is telkens een afweging tussen expertise, snelheid en kosten.

Waarom?

Tot de archieffunctie horen verschillende informatie- en archiefbeheertaken. De uitvoering van deze taken wordt voor het grootste deel gedaan door medewerkers van de gemeente Zeist. Een pittige opgave, omdat het informatieen archiefbeheer een zich snel ontwikkelend expertisedomein. Daarom moeten we blijven afwegen of, en zo ja, welke taken we samen met andere partners kunnen gaan uitvoeren, vanuit de gedachte “lokaal wat moet, samen met anderen wat kan”.

4.3 Brede bewustwording en competentieontwikkeling

19

 Stand van zaken We werken aan het bewust maken van collega ambtenaren en bestuurders van het belang van een goed archief en hun rol, taak en verantwoordelijkheid daarin. We bieden via de Zeist Academie opleidingen aan voor veilig werken en MS Teams, waarbij informatiebeheer een duidelijke plek heeft. Bij indiensttreding is uitleg over het zaaksysteem een standaard onderdeel van het inwerken.

Wat gaan we doen We richten ons in 2022 op twee hoofdzaken: 1.

Bewustwording bij keteninnovaties: voor de keteninnovaties zal het belang van “werken in een keten” startonderdeel zijn van trainingen en workshops. Informatiegelijkheid betekent dat onze medewerkers zo actueel en betrouwbaar mogelijk sámen (ook met de inwoner) het archief moeten opbouwen. Onze inwoners en organisaties worden immers onderdeel van de keten, leveren digitaal gegevens aan en kijken met ons mee. Een voorbeeld van een keteninnovatie is de ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem.

2.

Sturing en “governance”: We zullen meer richting geven aan het juiste gebruik van de softwareondersteuning voor onze gemeentelijke processen. Denk hierbij aan regels rondom het aanmaken, wijzigen en verwijderen van teams in MS Teams, het correct en tijdig afsluiten van zaken in het nieuwe zaaksysteem. We zullen leidinggevenden de softwareondersteuning bieden om te monitoren op het juiste gebruik, zodat op basis van “inzicht in de keten” gehandeld kan worden.

Waarom?

Informatie wordt niet zomaar een ‘grondstof met toekomstwaarde’, daar moeten wij allemaal wat voor doen. In ons hoofd, onze handen en onze genen moet ingebed worden, dat iedere medewerker en iedere bestuurder verantwoordelijk is voor een volledig en betrouwbaar archief. Doen we dat niet, dan wordt digitaal werken een risicovolle onderneming. 4.4 Sturing en horizontale verantwoording Stand van zaken (a) Het Strategisch Informatie Overleg (SIO) wordt vanaf 2022 opnieuw vormgegeven. We willen dit overleg opgave overstijgend laten zijn. Daarmee gaan we nog meer sturen op één strategische lijn tussen de verschillende teams die met informatieopslag, beheer en ontsluiting bezig zijn. Het team informatiemanagement is er hier één van, daarnaast hebben we teams als Dataontsluiting, GEO-informatie en Gegevensmanagement. (b) De toezicht functie archiefinspecteur is extern belegd. Een externe houdt toezicht op de Gemeenschappelijke Regelingen, een andere externe inspecteert ons eigen informatie- en archiefbeheer. Zij maken jaarlijks de rapportage op, die vervolgens naar college/raad en de provincie gaat (interbestuurlijk toezicht).

Wat gaan we doen? (c) Herinrichten Strategisch Informatie Overleg (SIO) (d) De rol van gemeentearchivaris officieel beleggen volgens de nieuwe Archiefwet

Waarom?

Met deze activiteiten geven we sturing aan de inrichting en verbetering van het informatie- en archiefbeheer en realiseren we een structurele verantwoording hierover.

20

 Welke planning hanteert Zeist?

De stand van zaken en de gewenste resultaten per werkpakket voor 2022 zijn hierboven besproken. Voor onze planning in 2022 stappen we af van de planning op werkpakketten niveau zoals deze in de vorige Archiefvisie werd neergezet. De reden hiervoor is

dat die planning ingestoken was over de volle breedte van gemeentelijke informatie. Een valide benadering, maar lastig om vaart te make informatiehuishouding gaat. In plaats daarvan gaan we de planning en uitvoering volgens de methodiek van de Informatievisie vormgeven.

gemeentelijke ketens waar in 2022 digitale innovaties plaats vinden die een impuls aan onze dienstverlening gaan geven (zie onder de pl Van daaruit breiden we de planning en uitvoering verder uit voor 2023 en navolgende jaren. Op deze manier kunnen we de hele PDCA-cyclus rondom kwaliteit van informatie direct in werking zetten voor de gekozen ketens/processen, wat tot snellere resultaten op die plekken gaat leiden. Ook de leercurve van onze organisatie wordt hierdoor versneld.

Planning 2022 op kwartaalniveau:

De gekleurde blokken representeren het kwartaal waarin de actie wordt uitgevoerd; oplevermoment uiterlijk einde kwartaal.

Acties die aansluiten bij de verbeterpunten vanuit de provincie Acties die aanvullend gepland zijn vanuit ons informatie- en archiefbeheer Acties die reeds zijn afgerond per 1 maart 2022

2021 Acties 1

1.1 1.2 1.3 2

Omschrijving

Q4

Q1

Actualiseer de bestaande Archiefvisie en breng deze in samenhang met de I-visie, inclusief uitvoeringsplan Afronden actualisering Archiefvisie voor 2022-2026 Aanbieden Archiefvisie ter vaststelling (college en gemeenteraad) Bestuurlijke besluitvorming en vaststelling Archiefvisie 2022 -2026

X

X

2022 Q3

Q4

X

X

X

X

X

X

Q2

X X

X

Breng de informatiestromen voor de geprioriteerde processen in kaart, inclusief de digitale informatie in vakapplicaties en op netwerkschijven. Pas op deze bestanden de regels van de Archiefwet (waaronder selectie en vernietiging) en het Kwaliteitshandboek toe.

Opstellen plan van aanpak

2.1 X 2.3 3

3.1 3.2 3.3

4

Beschrijven informatiestromen voor de in 2022 geprioriteerde processen Voer de vervanging planmatig uit en werk zo toe naar het einde van de hybride situatie Afronden Handboek Vervanging Aanbieden Handboek Vervanging aan college ter vaststelling Start toepassen vervanging (start bij processen in het zaaksysteem) Werk fasegewijs de achterstanden in dossiervorming en in (digitale) vernietiging weg

21

X

X X

 4.1 4.2 4.3

Technische afronding migraties Inrichten en testen digitale vernietiging in nieuw zaaksysteem Uitvoeren digitale vernietiging in zaaksysteem, inclusief achterstanden

X X

X 4.4 4.5 4.6 4.7. 5

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 6

Voorbereiden vernietiging analoge dossiers (2021) Uitvoeren vernietiging analoge dossiers (2021)

X X

Opstellen richtlijnen voor opslag van informatie in MS Teams Organisatie adviseren rondom informatiebeheer in MS Teams Zorg voor de wettelijk verplichte instrumenten: digitale bewaarstrategie, richtlijnen migratie en conversie en een actueel metadataschema Opleveren concept-medatataschema Opleveren en ambtelijk vaststellen definitief metadataschema Toetsen metadataschema aan bepaalde kernapplicaties Opleveren stappenplan voor migratie en conversie Toetsen stappenplan aan migraties PerfectView en Corsa en vice versa

X

X X

X

X

X

X

X

X X X X X

X

Richt een kwaliteitssysteem in waarmee de kwaliteit van uw informatiehuishouding periodiek getoetst en waar nodig bijgestuurd wordt. Stel daarvoor een Kwaliteitshandboek vast Opleveren kwaliteitshandboek

6.1 X 6.2 6.3 6.5 6.6

6.4

7

7.1 7.2

Uitvoeren kwaliteitsmeting (1-meting team Informatievoorziening) Bijstellen plan van aanpak (zie 2.1) op basis van de 1-meting Toepassen kwaliteitsmetingen (obv geprioriteerde processen voor 2022) Evalueren en verbeteren kwaliteitsmetingen n.a.v. opgedane ervaringen Regelmatig uitvoeren van kwaliteitscontroles op het nieuwe zaaksysteem Laat de archiefbewaarplaats inclusief quarantaineruimte en de archiefruimten toetsen op de recente wet- en regelgeving.

Neem de nodige maatregelen om deze weer te laten voldoen aan de vereisten Laten uitvoeren inspectie van de Quarantaineruimte en de Archiefbewaarplaats Nader te bepalen acties n.a.v. inspectieresultaten

22

X X X

X

X

x

X

X

x

x

X

X

 8 8.1 8.2 9

9.1 9.2

Zorg bij de inrichting van het e-depot dat deze voldoet aan de wettelijke eisen Analyseren vereisten voor het e-depot, wettelijk en bedrijfsmatig Inrichten en experimenteren met het edepot

X X

X

Maak met alle verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen praktische beheerafspraken voor het archief- en informatiebeheer en toets deze afspraken periodiek via het kwaliteitssysteem Uitvoeren analyse op archief- en informatiebeheercomponent in GR'en Actualiseren overeenkomsten GR'en mbt informatie- en archiefbeheer

Aantal acties per kwartaal

X

X X

5

14

14

10

Toelichting op de 9 hoofdactiepunten:

1.

Dit punt gaat over het zorgen voor een actuele Archiefvisie, waarin de samenhang met de gemeentelijke I-visie duidelijk naar voren komt. De Archiefvisie biedt het fundament waarop het informatie- en archiefbeheer wordt ingericht.

2.

Het in kaart brengen van een diffuse informatiehuishouding over de volle breedte van de gemeente is een proces van de langere termijn. We hanteren de volgende methodiek om dit punt geleidelijk te volbrengen, in lijn met de Informatievisie.

We stellen een plan van aanpak op over hoe we met dit vraagstuk om kunnen gaan. De basis van dit plan is dat we de PDCA-cyclus “in kaart brengen/controle/bijsturing informatiestromen” stapsgewijs, obv een realistische planning, gaan oppakken. We starten in 2022 met de informatiestromen die gerelateerd zijn aan de grootste ontwikkelingen in de digitale dienstverlening en bedrijfsvoering van de gemeente voor 2022.

Dit zijn:

Keten Lokale Democratie

Ontwikkeling Wet Elektronische Publicatie

Lokale Democratie

Wet Open Overheid

Product & Dienstverlening

Herpositionering & herintroductie Zaakgericht Werken

Processen Alle wettelijk voorgeschreven bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van (voorgenomen) besluiten die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht

▪ Wet- en regelgeving;

▪ Organisatiegegevens;

▪ Raadsstukken;

▪ Bestuursstukken;

▪ Stukken van adviescolleges;

▪ Convenanten;

▪ Jaarplannen en -verslagen;

▪ Wob/Woo-verzoeken;

▪ Onderzoeken;

▪ Beschikkingen;

▪ Klachten.

▪

▪

▪

▪

23

Producten & diensten Burgerzaken Meldingen Openbare Ruimte Raads- en Collegevoorstellen Subsidieproces

10

 Ruimtelijke Ordening (de planning hiervan schuift mee met het uitstel van nieuwe omgevingswet) Bedrijfsvoering

3.

Invoering nieuwe omgevingswet met Digitaal Stelsel Omgevingswet

▪

▪

▪

▪

Vergunningsproces APV Toezicht & Handhaving Reguliere vergunningenproces Complexe vergunningenproces

Basis op orde

▪

▪

▪

▪

▪

▪

▪

▪

▪

Scan- en registratieprocessen Systeembeheerprocessen Applicatiebeheerprocessen Migratieprocessen Contractmanagement Service Level Management Leveranciersmanagement Overbrenging Vernietiging

Dit punt gaat over het gaan vervangen van analoge informatie door digitale kopieën. Hiervoor is een Handboek Vervanging benodigd, dat de kaders schetst waarbinnen vervanging kan worden toegepast. Dit Handboek is voor de gemeente Zeist zo goed als af, en zal aan het college worden aangeboden ter vaststelling. Vanaf het moment dat het Handboek Vervanging is vastgesteld kan vervanging toegepast worden. We beginnen met het toepassen van vervanging bij de processen die in het nieuwe zaaksysteem worden ondergebracht. Bij de aanbesteding van dit systeem is actief beoordeeld op dossiervormingsen archiveringsfunctionaliteiten, dus de technische basis voor vervanging is in het zaaksysteem als beheersysteem aanwezig.

Vanaf dat punt kijken we verder naar processen die in specifieke vak applicaties zijn ondergebracht, denk bijvoorbeeld aan het Sociaal Domein. Vanuit die basis wordt vervanging geleidelijk maar gericht meer en meer toegepast.

4.

Dit punt gaat er onder meer over dat digitale vernietiging in het oude zaaksysteem niet mogelijk was. Dit moet alsnog georganiseerd worden. Met de geplande acties komt voor dat specifieke gedeelte de digitale vernietiging op het peil waar het zou moeten zijn.

5.

De instrumenten zoals hierboven benoemd ontbraken nog in de gemeente Zeist, maar worden allen in Q1 2022 opgeleverd.

Deze instrumenten hanteren we om op gestructureerde wijze de grip op onze informatiehuishouding te vergroten. We zullen de instrumenten in de praktijk toetsen en aanscherpen.

6.

De gemeente Zeist had nog geen Kwaliteitssysteem of een Kwaliteitshandboek. Hier is in 2021 hard aan gewerkt, en het Kwaliteitshandboek is inmiddels opgeleverd. Op basis van dit Kwaliteitshandboek is in Q1 2022 op de kritische processen bij team Informatievoorziening een één-meting uitgevoerd. Met de resultaten uit deze analyse scherpen we het plan van aanpak uit punt 2 aan.

7.

Een inspectie en toets van de quarantaineruimte en archiefruimten wordt meegenomen in de jaarlijkse archiefinspectie.

8.

Gemeente Zeist heeft de e-depotvoorziening aangeschaft voor een periode van twee jaar. In deze periode gaan we pionieren en experimenteren met hoe we het e-depot willen gaan inzetten. In dat proces worden de wettelijke eisen aangehouden, zodat de voorziening niet alleen functioneert zoals wij willen dat hij doet, maar dat daarbij ook wordt voldaan aan de wettelijke eisen die aan een e-depotvoorziening worden gesteld. Periodieke toetsing van het functioneren van de applicatie maakt onderdeel uit van het pionier-proces.

9.

Een analyse wordt uitgevoerd van de mate waarin het archief- en informatiebeheer binnen gemeenschappelijke regelingen is gedocumenteerd. Hiervoor worden de overeenkomsten van alle gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeente Zeist deelneemt onder de loep genomen. Vanuit daar worden waar nodig actualisaties aangebracht in de

gemeenschappelijke regelingen rondom het archief- en informatiebeheer. De daadwerkelijke actualisaties zullen doorlopen richting 20 archivaris benoemen die zich onder meer hierop zal richten.

24

 25