vragen SGP uitbreiding gemeentehuis
Een raadslid stelde op 17 december 2024 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Altena (15 vragen).
In het kort
15 vragen en wat het college antwoordt
- 1 Wat is de overweging geweest om met bouwteampartners te gaan werken en niet te kiezen voor een meervoudige aanbesteding? → Een meervoudige aanbesteding is in dit geval niet toegestaan.
- Er is rekening gehouden met een post onvoorzien van 15%. → Het effect is 5% verschil op de bouwkosten en inrichtingskosten. 10% onvoorzien en nader te detailleren is gebruikelijk in de DO-fase en niet in de VO-fase. 2.2 Waarom heeft het college…
- “Bezuiniging”, AV-systeem (15), accupakket (16) en bijkomende kosten (17) betreft een bedrag van 985.000. → In de bijlage met bezuinigingsmogelijkheden is in beeld gebracht of er sprake is van een directe bezuiniging of dat het schrappen leidt tot lasten die in de exploitatie opgenomen moeten…
- De huur van een accupakket bedraagt 33.000 per jaar. → Als de netbeheerder kan voorzien in het noodzakelijke aansluitvermogen.
- Het AV-systeem wordt geleased in alle drie de scenario’s 5.1 Wat bedragen de jaarlijkse kosten voor lease van het AV-systeem? → Dit is sterk afhankelijk van het systeem en wat voor service, beheers- en vervangingsvoorwaarden er worden afgesproken.
- Losse inrichting geeft een bezuiniging van 198k. → Hoeveel ruimte is er nog in dit budget organisatieontwikkelingen?
- De kapitaalslasten dalen bij scenario 1 van 340k naar 225k terwijl de exploitatielasten 110k stijgen. 7.1 klopt het dat de totale structurele besparing van de… → Ja, dit is met de berekening in het raadsvoorstel inderdaad zo in beeld gebracht.
- Op blz. 6 van het RV wordt € 150.000 restant voorbereidingskrediet in mindering gebracht op het nog te voteren investeringskrediet. → De voorbereidingskosten tot en met VO zijn niet gepresenteerd in de totale investeringsraming.
Overgenomen uit de brief van het college; hieronder staan de volledige vragen en antwoorden.
Aanleiding
Fractie SGP Leden van de gemeenteraad Wethouder S. Sheikkariem 26-11-2024 Schriftelijke beantwoording vragen - Uitbreiding gemeentehuis Almkerk
1) We begrijpen dat er inmiddels al een aannemer en installateur is geselecteerd.
Dit klopt niet. De selectiefase van de niet-openbare Europese procedure is inmiddels doorlopen. De gunningsfase wordt gestart nadat de raad een besluit heeft genomen t.a.v. het investeringskrediet.
In het totaal hebben elf (11) partijen een aanmelding gedaan voor de selectiefase, waaronder ook twee lokale partijen. Deze aanmeldingen zijn gecontroleerd of geen van de gestelde verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden van toepassing zijn en of voldaan wordt aan de gestelde geschiktheidseisen. Uit de controle bleek dat twee partijen niet voldeden aan de gestelde geschiktheidseisen. Deze partijen zijn daarom uitgesloten van verdere deelname aan de selectiefase en zijn niet meegenomen bij de loting.
Aangezien het niet wenselijk is om met veel partijen de gunningsfase te doorlopen is per loting bepaald welke 5 partijen hiervoor in aanmerking komen Dhr. J.W.A.M. Bongers van De Rivieren Notarissen, te Rijswijk heeft op maandag 5 september 2024 de loting uitgevoerd. De eerste 5 partijen in de rangorde van de loting, worden uitgenodigd om deel te nemen aan de gunningfase. De twee lokale partijen zijn de in de rangorde geëindigd op plaats 7 en plaats 9.
Vragen en antwoorden
Vraag 1
1 Wat is de overweging geweest om met bouwteampartners te gaan werken en niet te kiezen voor een meervoudige aanbesteding?
Antwoord van het college
Een meervoudige aanbesteding is in dit geval niet toegestaan. De opdrachtwaarde ligt op basis van de raming boven de Europese aanbesteding drempel voor werken. De Europese aanbestedingsdrempel voor werken is € 5.538.000,- voor het jaar 2024. Dit betekent dat de opdracht “Aannemer uitbreiding gemeentehuis Altena” Europees dient te worden aanbesteed.
Er is voor een bouwteam gekozen zodat de aannemer deel kan nemen aan de uitwerking van het technisch ontwerp. Hiermee ontstaat er meer zekerheid over een maakbaar ontwerp. De uitwerking van het bouwkundig en installatietechnisch werk wordt op elkaar afgestemd. De uitvoeringsrisico’s worden hiermee verkleind. 1
Of is gekozen voor de aannemer en installateur welke ook de nieuwbouw gemaakt hebben om zo efficiency voordeel te halen?
Nee, er is nog geen keuze gemaakt. Alleen de selectiefase is doorlopen. 1.2 Op welke criteria is tot deze selectie gekomen?
De partijen zijn op basis van de volgende aspecten geselecteerd: -
In bezit VCA** of gelijkwaardig.
In bezit van ISO9001 kwaliteitsmanagementsysteem of gelijkwaardig.
Ervaring op basis van referentieprojecten
Alles is openbaar gepubliceerd op Tenderned. 1.3 Welke besparing wordt behaald door te kiezen voor deze vorm?
De risico’s voor de uitvoering worden verminderd doordat de uitvoerende partijen meewerken aan de uitwerking van het technisch ontwerp.
Vraag 2
Er is rekening gehouden met een post onvoorzien van 15%. In een kostenraming wordt al met marges rekening gehouden en hier bovenop wordt dan nog onvoorzien toegerekend. Deze aanname is niet correct. Door een bouwkostendeskundige is een raming opgesteld voor de bouwkosten van alle separate projectonderdelen. Hierin zijn geen marges verwerkt. De geraamde bouwkosten zijn vervolgens verhoogd met een post onvoorzien/nader te detailleren van 15%. Deze 15% is een gangbaar percentage dat past bij de fase waarin het project zich verkeerd (VO-fase). 2.1 Wat is het financiële effect op de totale investering indien met de gebruikelijke 10% onvoorzien rekening wordt gehouden?
Antwoord van het college
Het effect is 5% verschil op de bouwkosten en inrichtingskosten. 10% onvoorzien en nader te detailleren is gebruikelijk in de DO-fase en niet in de VO-fase. 2.2 Waarom heeft het college afgeweken van de gebruikelijke percentage onvoorzien?
In een VO-fase is het gebruikelijk om 15% onvoorzien/nader te detailleren op te nemen. 2.3 In de Memo van 06-09-2024 is aangegeven dat de prijsverhogingen tot start bouw (740.000) en prijsstijgingen tijdens de bouw (350.000) zijn meegenomen in het investeringskrediet. Dit is samen een totaalbedrag van 1.090.000. Zit er dan geen dubbeling in om daarnaast over alle kosten een percentage van 15% onvoorzien te rekenen?
Nee, er zit geen dubbeling in omdat 15% niet berekend is over de prijsstijgingen tot start en tijdens de bouw.
De 15% onvoorzien/nader te detailleren zijn alleen berekend over de bouwkosten en inrichtingskosten en niet berekend op het anticiperen op een stijging van de bouwkosten.
Vraag 3
“Bezuiniging”, AV-systeem (15), accupakket (16) en bijkomende kosten (17) betreft een bedrag van 985.000. Dit is ruim de helft van de voorgestelde bezuiniging. 2 3.1 Dit is toch geen bezuiniging maar alleen maar een andere manier van “betalen”?
Antwoord van het college
In de bijlage met bezuinigingsmogelijkheden is in beeld gebracht of er sprake is van een directe bezuiniging of dat het schrappen leidt tot lasten die in de exploitatie opgenomen moeten worden.
Omdat de accu maar een beperkte periode noodzakelijk is (totdat de netbeheerder het vermogen verhoogd) vervallen deze kosten op termijn en is het wel een bezuiniging.
Vraag 4
De huur van een accupakket bedraagt 33.000 per jaar. Wanneer die overbodig is moet het contract afgekocht worden. 4.1 Wanneer/waardoor zou de accu overbodig worden?
Antwoord van het college
Als de netbeheerder kan voorzien in het noodzakelijke aansluitvermogen. Het is onbekend wanneer dit gebeurt. 4.2 Wat kost het om het contract af te kopen?
Dit is afhankelijk van het moment waarop je het wil afkopen en welke contractuele afspraken er zijn gemaakt met de verhuurder.
Vraag 5
Het AV-systeem wordt geleased in alle drie de scenario’s 5.1 Wat bedragen de jaarlijkse kosten voor lease van het AV-systeem?
Antwoord van het college
Dit is sterk afhankelijk van het systeem en wat voor service, beheers- en vervangingsvoorwaarden er worden afgesproken. Er is een inschatting gemaakt voor € 72.000 per jaar voor alle AV-middelen in het gehele gebouw.
Vraag 6
Losse inrichting geeft een bezuiniging van 198k. Er wordt aangegeven dat een deel van het meubilair (voorlopig) wordt behouden. Maar ook dat dit uit een lopend budget organisatieontwikkelingen betaald kan worden. 6.1 Hoe moeten we dit bovenstaande lezen?
Antwoord van het college
Hoeveel ruimte is er nog in dit budget organisatieontwikkelingen?
Van de € 198.000 wordt € 165.000 bezuinigd door het behouden van het meubilair. De resterende € 33.000 wordt vanuit het organisatie ontwikkelingsbudget betaald.
Het budget voor organisatieontwikkelingen bedraagt vanaf 2025 jaarlijks € 235.000. Indien de aanlandplekken vanuit dit budget gefinancierd worden, resteert voor desbetreffend jaar nog € 202.000 euro.
Het is een verantwoorde keuze om dekking te verkrijgen vanuit deze post voor de aanlandplekken, omdat deze noodzakelijk zijn voor een goede werking en verdere implementatie van het werkplek concept in de gemeente. Dit budget is reeds gereserveerd in de vastgestelde begroting en in het meerjarenperspectief. 6.2 Zouden dan alleen de aanlandplekken of al het meubilair uit de exploitatie betaald worden?
Alleen de aanlandplekken. Dit betreft ca. € 33.000. 6.3 Klopt het dat dit geen bezuiniging is maar voornamelijk een verschuiving van de posten? 3
Het behouden van het meubilair levert € 165.000 aan bezuiniging op.
Vraag 7
De kapitaalslasten dalen bij scenario 1 van 340k naar 225k terwijl de exploitatielasten 110k stijgen. 7.1 klopt het dat de totale structurele besparing van de bezuinigingsexercitie € 5.000 per jaar is op de totale lasten?
Antwoord van het college
Ja, dit is met de berekening in het raadsvoorstel inderdaad zo in beeld gebracht. Daarbij is defensief gerekend omdat in de extra exploitatielasten van €110.000 zowel de leaseconstructie voor AVmiddelen als de eventuele huur van een accu zijn verwerkt. Deze accu geldt alleen als een overbruggingsmaatregel die waarschijnlijk na een aantal jaar niet meer nodig is. In dat geval is de structurele besparing €5.000 + €33.000,- = €38.000,- per jaar.
NB : in dit geval is er niet alleen sprake van een besparing van minimaal 10% op het investeringskrediet maar dus ook van iets meer dan 10% op de kapitaallasten (oorspronkelijke namelijk €340.000 en dan dalend met €38.000)
Vraag 8
Op blz. 6 van het RV wordt € 150.000 restant voorbereidingskrediet in mindering gebracht op het nog te voteren investeringskrediet. Het totale voorbereidingskrediet was € 650.000. Er is dus reeds € 500.000 van dit krediet verbruikt. 8.1 Is dit laatste bedrag wel opgenomen in het totale investeringsbedrag van € 12.909.000,-?
Antwoord van het college
De voorbereidingskosten tot en met VO zijn niet gepresenteerd in de totale investeringsraming.
Vraag 9
Er wordt € 790.000 onttrokken uit de bestemmingsreserve onderhoud gemeentelijke gebouwen. 9.1 Welke posten in het uitbreidingsplan hebben betrekking op het uitvoeren van onderhoud?
Antwoord van het college
Graag een opsomming in hoofditems met deelbedragen.
•
•
•
Bouwkundig ca. € 351.000 Elektrotechnisch ca. € 67.000 Werktuigbouwkundig ca. € 372.000
Vraag 10
De vervanging van de huidige verlichting door LED lampen wordt in alle 3 de scenario’s uitgesteld. 10.1 Komt het vervangen van de verlichting niet te koste van bestemmingsreserve onderhoud gemeentelijke gebouwen?
Antwoord van het college
Dit klopt, het vervangen van de verlichting is niet opgenomen in de € 790.000. 10.2 Indien ja op de voorgaande vraag, kan deze bezuiniging wel uitgevoerd worden als deze post al in de raadsvergadering van 24 september is gevoteerd?
Zie antwoord op vraag 10.1 10.3 Wat is de structurele besparing in energiekosten als de lampen wel vervangen worden? 4
Door de installatie adviseur is berekend dat de besparing op energiekosten € 2800 per jaar bedraagt.
Daarnaast nemen de exploitatiekosten met € 2880 per jaar. Dit komt doordat de huidige lichtbronnen periodiek vervangen moeten worden.
Vraag 11
Er wordt een besparing op de installaties voorgesteld. We hebben begrepen dat we nu een zeer duurzame en goed werkende installatie hebben. 11.1 Is een alternatieve installatie dan een verantwoorde keuze?
Antwoord van het college
Technisch is dit mogelijk maar het klimaat in de ruimten is minder goed te regelen en wordt als minder behaaglijk ervaren vanwege luchtcirculatie. Dit kan resulteren in klachten. Dit wordt versterkt doordat er twee verschillende systemen in één gebouw aanwezig zijn die anders worden ervaren. 11.2 Wat is het verschil in energiekosten van deze alternatieve installatie?
Theoretisch gezien is er geen verschil omdat het koel- en verwarmingsvermogen niet wijzigt. 11.3 De besparing zou 147.000 bedragen. Wat zijn de totale kosten van de W-installatie om zo de voorgestelde bezuiniging in perspectief te kunnen beoordelen?
De totale kosten voor W-installaties bedraagt 2,7 miljoen inclusief staartkosten en 15% onvoorzien/nader te detailleren.
Vraag 12
In de Memo van 06-09-2024 is aangegeven dat er voor 30.000 aan groenelementen wordt toegevoegd. Nu wordt voorgesteld om dit achterwege te laten wat een besparing van 15.000 oplevert. 12.1 Betekent het dat de helft wat bedacht is nog wel wordt uitgevoerd?
Antwoord van het college
De overige kosten zijn bedoeld om het geroerde bouwterrein te voorzien van groen. De invulling wordt uitgewerkt in de DO-fase. De gepresenteerde besparing van €15.000 heeft alleen betrekking op het groen in het gebouw.
Vraag 13
In de Memo van 06-09-2024 is aangegeven dat er voor 640.000 aan planten en gordijnen is opgenomen. Hier wordt geen bezuinigingsvoorstel voor gepresenteerd. De in de memo gepresenteerde kostenpost heeft betrekking op de losse inrichting. Dit is dus niet alleen planten en gordijnen maar betreft werkplekken, belcellen, vergadermeubilair, meubilair voor het wachtgebied, inrichting EHBO ruimte, stoelen raadzaal, tribuneplaatsen en sfeerverlichting. 13.1 Zijn er op deze post geen significante bezuinigingen mogelijk?
Antwoord van het college
Zo ja hoe/wat?
Bezuinigingen voor de losse inrichting zijn meegenomen in het raadsvoorstel: 11 – bezuiniging op losse inrichting o.a. bureaus en aanlandplekken
€ 198.000
12 – geen groenelementen in het gebouw
€ 15.000
13 – weglaten sfeerverlichting
€ 35.000
Vraag 14
In de bezuinigingsvoorstellen wordt ook een alternatief ontwerp voorgesteld door aanpassing van de constructie van de raadzaal. 5 14.1 Is er naast deze bezuinigingen ook nog op andere delen van het casco te behalen?
Antwoord van het college
Binnen het alternatief ontwerp (scenario 3) is dit niet mogelijk. Verder bezuinigen op het casco is alleen mogelijk bij een verdergaande aanpassing van het Voorlopig Ontwerp. In dat geval zal steeds meer worden afgeweken van het Programma van Eisen.
Vraag 15
Portefeuillehouder heeft eerder aangegeven dat hij gebenchmarkt heeft bij de bouw van andere gemeentehuizen. 15.1 Kan deze benchmarkt ook aan de stukken toegevoegd kunnen worden?
Antwoord van het college
De benchmark komt uit bouwkostenkompas. Als benchmark is uitgegaan van een nieuwbouw gemeentehuis met meer gesloten gevel maar wel met een gasloze duurzame installatie. De toeslag voor duurzame installatie en koeling zijn meegenomen. De kosten per m2 BVO bedragen € 2835,00.
De benchmark gaat uit van een volledige nieuwbouw terwijl het raadsvoorstel een uitbreiding betreft. 15.2 En hoe ziet deze benchmarkt eruit i.r.t. de voorgestelde bezuinigen?
Bij het berekenen van de prijs per m2 bruto vloeroppervlak (BVO) zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:
- scenario 1 is berekend op basis van de kosten van het ontwerp van het raadsvoorstel september 2024 minus de bezuinigingen van de bouwkosten.
- scenario 3 is berekend op basis van het alternatieve ontwerp waarbij uitgegaan is van een kleinere raadzaal en kleiner entree gebied.
- scenario 2 is niet te bepalen omdat hier geen concreet ontwerp voor is gemaakt en daarom de vierkante meters niet bepaald kunnen worden.
Resultaten benchmark 1
Prijs per m2 BVO bouwkostenkompas gemeentehuis
€ 2835,00
2
Prijs per m2 BVO ontwerp raadsvoorstel september 2024
€ 3034,00
3
Prijs per m2 BVO scenario 1
€ 2969,00
4
Prijs per m2 BVO alternatief ontwerp
€ 2968,00
Alle bedragen zijn exclusief BTW
6
Bekijk de brief: beantwoording vragen SGP uitbreiding gemeentehuis
Bron: raadsinformatie van de gemeente Altena (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.