dienstreizen en handelsmissies
Een raadslid stelde op 20 maart 2024 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Den Haag.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Typ tekstTyp tekstTyp tekst
Jan van Zanen Burgemeester
001
Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag
Ons kenmerk
Aan de voorzitter van de commissie Bestuur
BSD/10699634 RIS318068 Contactpersoon
Tona Belderbos Dienst
Bestuursdienst Afdeling
Directie Internationaal Telefoonnummer
14070 Datum
E-mailadres
27 februari 2024
Onderwerp
Beantwoording vragen commissie Bestuur 10 januari 2024
Geachte voorzitter, Tijdens het debat over het initiatiefvoorstel van Hart voor Den Haag Dienstreizen in Dienst van de Stad in de commissie bestuur van 10 januari 2024 hebben we u toegezegd om per brief terug te komen op een aantal vragen. De vragen betreffen de definiëring van dienstreizen en handelsmissies, het aantal Haagse handelsmissies, deelname van de pers aan dienstreizen, de opname van een strategische reisagenda in het RIS, het format van het dienstreisverslag, de dekking van de kosten van dienstreizen, keuze en registratie vervoermiddel ambtelijke dienstreizen, en scherpere verantwoording van ambtelijke dienstreizen.
Bestuurlijke dienstreizen Definiëring dienstreis en handelsmissie In het gewijzigde initiatiefvoorstel zijn definities van dienstreizen en handelsmissies opgenomen die het onderscheid duidelijk maken.
Aantal handelsmissies Den Haag Voor de periode 2022-2023 heeft er één dienstreis plaatsgevonden waar een Haagse bestuurder samen met bedrijven aan deelnam. Dit betreft de deelname van wethouder Bruines aan de ‘ChangeNOW’ conferentie in Parijs in mei 2023. Vanuit Den Haag namen 19 Haagse impact ondernemers, NGO’s, investeerders en vertegenwoordigers van innovatiehubs deel aan de reis.
Daarnaast hebben op ambtelijk niveau meerdere handelsmissies plaatsgevonden in deze periode. De uitvoering van de Haagse handel- en acquisitie activiteiten zijn belegd bij de regionale ontwikkelmaatschappij Innovation Quarter en The Hague Business Agency. Zo namen Haagse en regionale ondernemers deel aan handelsmissies naar Mobile World Congress (IT & Tech), Barcelona;
RSA Conference (Cyber Security), San Francisco; en in relatie tot het Partner in Business Programma (PIB) met Washington (Impact Economy).
Gemeente Den Haag
Spui 70 Den Haag
Postbus 12600 2500 DJ Den Haag
Telefoonnummer 14070 www.denhaag.nl
Gemeente Den Haag Ons kenmerk
BSD/10699634
Verder hebben er in de periode 2022-2023 vier bestuurlijke dienstreizen plaatsgevonden die geen handelsmissie zijn, maar wel een economische inslag hebben of te relateren zijn aan acquisitiebevordering (bijvoorbeeld van sportevenementen). Denk aan dienstreizen met als doel het acquireren van de Tour de France (Femmes) en het bezoek van wethouder Van Asten aan de internationale vastgoedbeurs Expo Real 2023 in München.
Daarnaast faciliteert de gemeente Den Haag ondernemers in de stad in hun internationale ambities op verschillende andere manieren dan handelsmissies. In het Uitwerking Internationaal Economisch Beleid Gemeente Den Haag wordt beschreven welke handelsprogramma’s er zijn voor MKB’s. Het Global Market Entry Programme (GMEP) is een begeleidingsprogramma dat ondernemers praktische, financiële en juridische ondersteuning biedt bij het betreden van een Europese markt.
Deelname pers op dienstreis Het al dan niet uitnodigen van één of meerdere journalisten van de pers is onderdeel van de afweging die per reis wordt gemaakt. In de periode 2022-2023 hebben er geen dienstreizen vanuit de gemeente Den Haag plaatsgevonden waarbij pers is meegereisd.
Bij bestuurlijke dienstreizen waar geen pers meereist wordt per reis bekeken hoe verslaglegging in de media over de reis kan worden bevorderd. Dit wordt bijvoorbeeld gedaan via het actief uitsturen van persberichten naar lokale en nationale media. In de jaren 2022 en 2023 is er over meerdere bestuurlijke dienstreizen aandacht geweest in de pers.
Strategische reisagenda De strategische reisagenda wordt gepubliceerd in de openbare registers van het college op www.denhaag.nl. De reisagenda wordt elk kwartaal door het college geactualiseerd. De raad wordt hierover geïnformeerd en de geactualiseerde reisagenda wordt opgenomen in RIS en in het openbare register. De eerste publicatie staat gepland voor maart 2024.
Format dienstreisverslag Conform de toezegging van de burgemeester bij de bespreking van de Programmarekening 2022 in de vergadering van de commissie Bestuur van 21 juni 2023 zal in het vervolg met een vast format voor het verslag van de dienstreis worden gewerkt, zodat de verantwoording aan de raad meer eenduidig is. In elk reisverslag wordt aandacht besteed aan het doel van de reis, de activiteiten, en de opbrengsten van de reis. Daarnaast ook het vervoermiddel, het reisgezelschap, de gemaakte kosten, CO2 uitstoot en kilometers, en de toegevoegde waarde van de reis ten opzichte van bijvoorbeeld een digitaal overleg.
Dekking kosten reisgezelschap dienstreizen Kosten voor dienstreizen worden als volgt gedekt:
Collegeleden: kosten worden gedekt door ofwel algemeen programma 2 ofwel door het specifieke beleidsprogramma. Incidenteel worden reizen vanuit nevenfuncties door de betrokken organisaties gefinancierd, dat betreft bijvoorbeeld de VNG en het Strong Cities Network.
Ambtenaren: kosten worden gedekt door ofwel algemeen programma 2 ofwel door het specifieke beleidsprogramma.
Raadsleden, die al dan niet samen reizen met college en/of andere stedelijke partners: programma 1.
Journalisten: kosten voor eigen rekening.
Ondernemers die meegaan met een handelsmissie: voor eigen rekening of betalen een vooraf vastgesteld bedrag.
2/3
Gemeente Den Haag Ons kenmerk
BSD/10699634
Ambtelijke dienstreizen Afwijking keuze vervoer ambtelijke dienstreizen In het reisregister staan voor de jaren 2022 en 2023 tien ambtelijke dienstreizen geregistreerd die met het vliegtuig hebben plaatsgevonden naar locaties die binnen acht uur per trein bereikbaar zijn. Dit betreffen ambtelijke dienstreizen naar Londen, Lille, München en Parijs. Uit intern onderzoek blijkt dat bij de meerderheid van deze ambtelijke dienstreizen niet ten onrechte een ander vervoermiddel is gebruikt dan wat passend zou zijn.
Bij vier van de tien reizen bleek de reis via trein te hebben plaatsgevonden en stond ten onrechte het vliegtuig geregistreerd als vervoermiddel in het digitaal reisregister. Helaas blijkt dat het reisbureau waarmee de gemeente samenwerkt foutieve informatie heeft aangeleverd over het gekozen vervoermiddel. Het reisbureau werkt momenteel hard aan een oplossing om dergelijke problemen in de toekomst te voorkomen.
Bij drie dienstreizen waren er geen treinkaartjes beschikbaar, waardoor gekozen is voor het vliegtuig.
Bij twee van deze reizen vond enkel de terugreis via vliegtuig plaats, en is op de heenweg met de trein gereisd. De geldende richtlijnen staan toe dat in uitzonderlijke gevallen gebruik wordt gemaakt van vliegvervoer. Het Haags Personeelsreglement noemt voorbeelden zoals "bij uitval van treinen" of "als terugkeer naar de gemeente vanwege een crisis met grote spoed vereist is". Op basis van deze richtlijnen kan het sporadisch voorkomen dat een vliegtuig wordt ingezet voor kortere afstanden.
Met betrekking tot drie ambtelijke dienstreizen is er geen geldige reden voor het gebruik van het vliegtuig als gekozen vervoermiddel. Deze gevallen zijn intern besproken, waarbij de richtlijnen opnieuw expliciet onder de aandacht zijn gebracht. Deze cijfers zijn aanleiding om de controle op het gekozen vervoermiddel verder aan te scherpen.
Scherpere verantwoording van ambtelijke dienstreizen en registratie vervoersmiddelen De constatering is juist dat de toezeggingen aan de Commissie Bestuur van 21 juni 2023 over de aanpassingen van het ambtelijk dienstreisverslag nog niet zijn nagekomen. Door personele wisselingen zijn deze toezeggingen onbedoeld nog niet herzien. Het huidige invulformulier van het dienstreisverslag voor ambtenaren vertoont enkele tekortkomingen doordat essentiële elementen ontbreken, waardoor het lastig is om volledige verantwoording af te leggen. Daarnaast heeft het ontbreken van de vraag over vervoersmiddelen in het register geleid tot onnauwkeurigheden, zoals hierboven vermeld. We zijn ons hiervan bewust en werken intern aan verbeteringen. Bij de implementatie besteden we vanzelfsprekend extra aandacht aan controle binnen het waarborgingsproces. Ons streven is om dit in het tweede kwartaal van 2024 volledig op orde te hebben.
Met vriendelijke groet, burgemeester Jan van Zanen wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport en Dienstverlening Hilbert Bredemeijer
3/3
Bron: raadsinformatie van de gemeente Den Haag (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.