het VVV-informatiepunt winterperiode

Vraag 1

De fractie van CDA Katwijk is van mening dat de regie en communicatie over locatie en openingstijden van het VVV-kantoor in Katwijk gedurende de wintermaanden op z’n zachts gezegd nogal knullig overkomt. Hoe beoordeelt het college deze situatie?

Antwoord van het college

Als het college ook niet tevreden is over de situatie, welke actie heeft het college ondernomen of gaat het ondernemen?

Het college is blij met de oplossingsgerichtheid van Rederij Van Hulst bij het ad hoc vinden van een alternatieve locatie na de plotselinge sluiting van ’t Klaslokaal. Het staat de exploitant vrij zijn eigen keuze te maken, als de locatie voldoet aan de gestelde eisen. Dat is hier het geval. De plek bevindt zich 70 meter van de vaste zomerbasis en er wordt ter plaatse vanaf de kiosk met doorverwijzing gewerkt. De VVV kiest ervoor om de primaire communicatie te blijven richten op de vaste stek, omdat 'de locaties bijna naast elkaar liggen en er geen vindbaarheids-probleem is', aldus de VVV. Met name omdat de alternatieve locatie slechts tijdelijk is, prevaleert volgens Van Hulst deze eenduidigheid in de communicatie over de vestigingsplek. Desalniettemin zijn wij van mening dat de VVV het tijdelijke adres op haar site had kunnen zetten.

De gemeente heeft de VVV inmiddels gevraagd dat ook te doen.

Vanzelfsprekend blijven we continu met elkaar in gesprek over verdere optimalisatie van de communicatie en dienstverlening.

Vraag 2

Kan het college verklaren hoe het kan dat zowel vanuit de gemeente als vanuit de huidige exploitant geen enkele berichtgeving/communicatie naar buiten is gekomen over locatie en openingstijden van het VVV-kantoor in Katwijk gedurende de wintermaanden?

Antwoord van het college

Aanvullend op de beantwoording van vraag 1: de fysieke openingstijden van de VVV staan gepubliceerd op het VVV-huisje in de Zwaaikom. Daarnaast is de VVV telefonisch en per mail bereikbaar. Op de website van de VVV staan de meest actuele openingstijden. Onze veronderstelling was dat dit daarmee afdoende duidelijk zou zijn. Wellicht hadden we zowel vanuit gemeente als VVV een expliciet persbericht of nieuwsartikel hieraan kunnen wijden. Dat is een goede les voor een volgende keer.

 3/5

Ons kenmerk:

Z3352589D3354636

Vraag 3

Hoe kijkt het college naar het feit dat bezoekers én inwoners van Katwijk dus niet weten waar ze terecht kunnen in de wintermaanden voor hun toeristische informatie, informatie over wat er gaande is in Katwijk, Rijnsburg en Valkenburg, kaartverkoop, folders etc.? De VVV ontvangt de mensen graag in de Zwaaikom. Dit staat ook online. Met de duidelijke fysieke verwijzing ter plaatse naar de naastgelegen locatie, is ons inziens nog steeds helder waar mensen terecht kunnen. 4. a. Hoe kan het dat de informatie die de CDA-fractie heeft gekregen in november, namelijk dat het VVV-kantoor blijkbaar in de winkel van L. van Duijn is gevestigd, niet klopt met de informatie op de website van de VVV Katwijk waar het volgende te lezen staat: “De gastvrije medewerkers van VVV Katwijk heten je van harte welkom in de Zwaaikom/Prins Hendrikkade in Katwijk aan Zee. Wij voorzien je van unieke tips en informatie voor een fijn verblijf, maar je kunt hier ook plattegronden, folders en lokaal gemaakte cadeaus kopen. VVV Katwijk is in de winter geopend van dinsdag t/m zaterdag, van 11.00 tot 15.00 uur.” Wij zijn het met u eens dat het goed geweest zou zijn als het nieuwe, tijdelijke adres op de VVV-site had gestaan. We hebben dat inmiddels aan Van Hulst gevraagd om aan te passen. b. Op de website van de gemeente Katwijk staat het volgende te lezen en ook dit komt niet overeen: Locatie en openingstijden VVV-kantoor Maart tot 1 november: Zwaaikom/Prins Hendrikkade, Katwijk 1 November tot 1 maart: ’t Klaslokaal, Emmaplein 5, Katwijk VVV Katwijk is geopend van maandag t/m zaterdag van 10.00 tot 17.00 uur. Terecht punt, we zullen een doorverwijzing maken naar de VVV-site. Daar wordt alles actueel bijgehouden. Is het college het eens met de CDA-fractie dat deze verschillende informatie uiterst verwarrend, knullig en onduidelijk overkomt en kan het college helderheid verschaffen over waar momenteel het VVV-kantoor is gebleven? Het vaste VVV-kantoor staat in de Zwaaikom. Er staat daar ook een fysieke doorverwijzing naar de tijdelijke locatie bij L.J. van Duijn. De vermelding van het nieuwe, tijdelijke adres op de VVV-site en een directe link hiernaartoe vanaf onze eigen gemeentelijke website, beschouwen wij als goede verbeteringen. 5. Kan het college helderheid verschaffen over het feit dat de winkel waar het VVVkantoor nu gevestigd zou zijn, te huur staat bij een bedrijfsmakelaar (https://basis.nl/bedrijfspand/haven-3) en over de eventuele consequenties m.b.t. het VVV-kantoor dat hier blijkbaar in de wintermaanden is gevestigd? Zoals in eerdere antwoorden aangegeven, wordt de VVV hier tijdelijk gevestigd voor deze winterperiode. Dit is een afspraak tussen de exploitant en Van Duijn. Vanwege de plotselinge sluiting van ‘t Klaslokaal heeft Van Hulst dit 4/5 Ons kenmerk: Z3352589D3354636 voorgesteld en zijn wij hiermee akkoord gegaan. Van Hulst maakt nog plannen voor het volgende laagseizoen, wij wachten deze af. 6. a. Is het college het eens met de CDA-fractie dat het de taak van de gemeente is om erop toe te zien dat de gemaakte afspraken over een jaarronde exploitatie van de VVV-frontoffice worden nagekomen en correct worden uitgevoerd, getoetst en geëvalueerd? Ja, dat beschouwen wij als een taak van de gemeente. b. Is het college het met de CDA-fractie eens dat het nogal zwak overkomt dat de eerder toegezegde SLA (service level agreement) die na afronding van de aanbesteding zou worden opgesteld, er nog niet is en er blijkbaar niet komt (antwoord 9 informatieve vragen CDA Katwijk). Er wordt ge

Antwoord van het college

“In de aanbestedingsdocumenten staan alle afspraken genoemd”.

Nee. Hierover bestaat klaarblijkelijk verwarring; voor nu beschouwen we de afgeronde tenderdocumenten (met concessieovereenkomst) gezamenlijk als de SLA. Alle juridische zaken staan namelijk al uitgebreid beschreven in de aanbestedingsstukken. De huidige concessieovereenkomst van een jaar loopt van 19 april 2023 t/m 18 april 2024. Bij een positieve evaluatie wordt daarna maximaal 7 jaar achtereen een nieuwe concessieovereenkomst opgesteld met evaluatiepunten. De nieuwe concessieovereenkomst vanaf 19 april 2024 geven we nadrukkelijker de vorm van een SLA en zullen we proactief met u delen.

c. Is het college alsnog bereid deze SLA op te stellen en te delen met de gemeenteraad zodat deze op een goede en zorgvuldige manier zijn controlerende functie kan uitoefenen?

Zie ook onder 6b. De aanbestedingsdocumentatie heeft u als raad enige tijd geleden reeds ontvangen. Op basis hiervan is het mogelijk om op een goede en adequate manier uw controlerende taak te vervullen. Indien u er prijs op stelt, kunnen we altijd de documentatie nogmaals aan u sturen.

7. Hoe ziet het college het bovenstaande in het licht van het feit dat toerisme en recreatie economisch gezien van groot belang zijn voor Katwijk? Vindt het college dat dit recht doet aan de Economische Agenda van Katwijk waar een van de lopende projecten ‘De toeristische promotie van Katwijk’ is? En strookt dit met de Omgevingsvisie van Katwijk. Graag met toelichting.

De VVV-functie is belangrijk voor het faciliteren van bezoekers aan onze gemeente, wat ook voortvloeit uit zowel de Economische Agenda als de Omgevingsvisie. Het begint met een optimale vindbaarheid.

8. Hoe gaat het college zorgen dat locatie, openingstijden, uitstraling van het VVVkantoor zowel ’s zomers als ’s winters op een goede manier worden geborgd?

Wij zullen in nauw contact met Rederij Van Hulst blijven en met hen samenwerken. We koesteren de korte lijnen en zijn beide scherp op de informatievoorzieningen en overige dienstverlening.

In een niet-openbare bijlage volgen nog twee vragen over informatie uit de aanbesteding die de raad onder geheimhouding heeft ontvangen. Voor zover mogelijk ontvangt de fractie bij de beantwoording de vragen en de antwoorden in de

 5/5

Ons kenmerk:

Z3352589D3354636

openbare beantwoording.

Dat is prima mogelijk. Hieronder zetten we ook deze vragen van u uiteen, gevolgd door onze beantwoording.

9. In de antwoorden op onze vragen staat dat de openingstijden van het VVV-kantoor gelijk zijn aan de openingstijden van de winkel van L. van Duijn, namelijk di. t/m za. van 10.00 tot 16.00 uur. Op de VVV-website staat dus: di. t/m za. van 11.00 tot 15.00 uur. In de afspraken uit de aanbesteding staat dat de openingstijden in het laagseizoen worden gekoppeld aan die van ’t Klaslokaal (di. t/m za. van 10.00 tot 17.00 uur). Rederij Van Hulst heeft zelfs aangegeven in de aanbesteding dat de openingsdagen en -tijden in overleg met de gemeente worden bepaald waardoor openstelling op maandag ook tot de mogelijkheden behoort. Hoe gaat het college ervoor zorgen dat de afspraken uit de aanbesteding wat betreft openingstijden worden uitgevoerd?

In de aanbesteding hebben we een jaarronde exploitatie gevraagd, maar geen exacte openingstijden geëist. De invulling daarvan is aan de exploitant. In de antwoorden op eerdere vragen staat dat Van Hulst vanaf november 2023 een test uitvoerde qua openingstijden, passend bij de openingstijden van L. van Duijn. En dat daarna zou worden bekeken hoe de aanloop geweest is. Op basis daarvan worden de laagseizoen-tijden bepaald. Uitkomst voor nu: VVV is fysiek open van maandag t/m vrijdag van 11-15u en op zaterdag van 10-13u. Dit wordt continu geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. Wij zijn van mening dat het zonde is om een VVV fysiek open te hebben als er niemand komt. En des te belangrijker om op volle sterkte te zijn zodra het druk wordt. Bovendien is de VVV 7 dagen per week bereikbaar en kan men ook op afspraak voorlichten. Dit alles wordt actueel bijgehouden op de VVV-site.

10. In de aanbesteding scoorde Rederij Van Hulst beter op het aspect van VVVuitstraling. De gemeente heeft bij de aanbesteding aangegeven dat aan de buitenzijde van het gebouw duidelijk moet blijken dat het om het VVV-kantoor gaat. In het kantoor zelf zal de balie waar men voor vragen terecht kan ook duidelijk gepresenteerd worden als het fysieke VVV-contactpunt. Hoe verklaart het gemeentebestuur dat deze uitingen afwezig zijn (als al duidelijk is waar het VVVkantoor is gebleven)?

Van Hulst heeft aan de buiten- en binnenzijde van de nieuwe, tijdelijke locatie aangegeven dat hier ook de VVV gevestigd is.