zh Beantwoording raadsvragen Sluiting VVV kantoor en aanbesteding 3110019

Vraag 1

a. Is het college het met onze fracties eens dat de timing van het sluiten van het VVV- kantoor in Katwijk zeer ongelukkig is, zo vlak voor het toeristenseizoen?

Antwoord van het college

Het VVV is niet gesloten als gevolg van de aanbesteding. Er was een contract met de huidige VVVexploitant tot 31 maart en afhankelijk van de uitkomst van de aanbesteding zouden er afspraken worden gemaakt over de eventuele overdracht. Bij voorlopige gunning heeft huidige exploitant besloten om meteen te stoppen met het VVV. De nieuwe exploitant start vanaf begin mei in de nieuwe locatie van het VVV. Daarnaast wordt de digitale informatievoorziening en het mailverkeer via de backoffice in stand gehouden.

b. Wat had het college kunnen doen om dit gat (zonder VVV-kantoor in Katwijk) te voorkomen?

De verlenging van de huidige exploitant liep af waardoor de overgangsdatum van 1 april 2023 vaststond. Als bij een voorlopige gunning een andere partij naar voren zou komen, zouden we met hen afspraken maken om de korte overbruggingsperiode zo goed mogelijk te laten verlopen; bijvoorbeeld overname foldermateriaal en emailadres. Zie verder het antwoord onder 1a.

gemeente Katwijk: Koningin Julianalaan 3, 2224 EW Katwijk, Postbus 589, 2220 AN Katwijk, website: www.katwijk.nl, (T) 071 - 406 5000, (F) 071 - 406 5065, IBAN: NL13BNGH0285120271, BIC: BNGHNL2G, KvK: 27.37.09.56 Op alle opdrachten zijn, tenzij anders overeengekomen, de algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten gemeente Katwijk 2017 van toepassing. Deze zijn te raadplegen op www.katwijk.nl en www.overheid.nl

*3110019*

 2/4

Ons kenmerk:

Z3017792D3110019

Vraag 2

Op woensdag 29 maart zijn de betrokken partijen geïnformeerd over het voornemen tot gunnen. Half april zou de definitieve gunning bekend zijn en er informatie komen over wat dit betekent voor de VVV. En dat terwijl het contract voor het de huidige VVV- exploitant op 31 maart afliep. a. is het college bewust afgestevend op deze periode van start van het toeristenseizoen zonder VVV-kantoor?

Antwoord van het college

Uiteraard is het college niet bewust afgestevend op een start van het toeristenseizoen zonder fysiek VVV-kantoor, maar had zich simpelweg te houden aan de aanbestedingstermijnen welke ruim van tevoren aan de betrokken partijen zijn gecommuniceerd.

b. Aangezien het college wist dat de aanbestedingstermijn niet tijdig zou worden afgerond en de continuïteit van de VVV in gevaar zou komen, is de gemeenteraad hier toch niet bij voorbaat over geïnformeerd door het college en moest dit via de media vernemen. Waarom is de gemeenteraad wederom (net als bij het SKA debacle) niet geïnformeerd?

De gemeente informeert de raad bij de definitieve gunning. Vanwege de benodigde procedure heeft de gunning niet eerder plaats kunnen vinden. Deze is ondertussen afgerond. De gemeente is gebonden aan deze procedure. De huidige exploitant heeft haar contacten geïnformeerd over de voorlopige gunning en dit is opgepikt door de media. Het betreft hier overigens om een heel andere situatie dan bij het SKA. Bij de VVV gaat het om een aanbesteding.

3. Aan de huidige VVV-exploitant is gevraagd de VVV-functie in 2023 3 maanden langer in te vullen waardoor haar contract tot 31 maart 2023 doorliep. In de gesprekken hierover heeft exploitant aan de gemeente (ambtenaren en wethouder) het advies gegeven de termijn van 1 april los te laten.

De waarschuwing was dat als de VVV- functie in andere handen zou vallen, er dan een gat zou ontstaan. Het advies was om het over het seizoen te trekken zodat er een goede overdracht zou zijn en een eventuele nieuwe concessiehouder de winter kon gebruiken om een VVV op te zetten.

Hier viel niet over te praten vanuit de gemeente.

a. Waarom heeft het college het advies van de huidige exploitant niet opgevolgd om de datum van 1 april los te laten zodat er een goede overdracht kon plaatsvinden? Waarom viel hier niet over te praten?

Het klopt dat de huidige VVV-exploitant aangeboden heeft om het VVV nog een seizoen langer te exploiteren. Aangezien de gemeente tot langjarige afspraken wilden komen (waarvoor een aanbesteding nodig is) en er al een aantal jaren is verlengd, is na de marktconsultatie de aanbesteding gestart. De planning die hierbij hoort is gedeeld via de aanbestedingsprocedure. De ondernemers die hierop hebben ingeschreven wisten van de termijnen en de planning. Met de huidige exploitant zijn afspraken gemaakt betreffende de compensatie van de opstartkosten van het nieuwe jaar. Hierbij is gecommuniceerd dat, indien er sprake is van een nieuwe exploitant, contracten kunnen worden overgenomen. De inzet was om in het geval van een nieuwe exploitant de overdracht op een goede manier te realiseren in onderlinge afstemming en met goede (financiële) afspraken.

b. Hoe kijkt het college naar het feit dat er per 1 april dus geen professioneel VVV- kantoor in Katwijk is?

Dit hadden wij graag anders gezien. Toen we wisten dat dit de situatie was, is ingezet op goede digitale bereikbaarheid om in de tijd tot de definitieve gunning toch toeristen te kunnen voorzien van informatie. De backoffice speelt hierin een belangrijke rol.

4. a. Kan het college toelichten hoe het aanbestedingsproces is verlopen?

Het aanbestedingsproces is als volgt verlopen:

- Oktober-november 2022: Marktconsultatie om concept Programma van Eisen te toetsen en te vervolmaken.

- December 2022-januari 2023: Gereedmaken Programma van Eisen en overige aanbestedingsdocumenten.

 3/4

Ons kenmerk:

Z3017792D3110019

-

2 februari 2022: Start aanbesteding met vastgestelde termijnen (duur EU- openbare aanbesteding is minimaal 45 kalenderdagen.) Indientermijn was 9 maart 2023.

Tussen 9 maart (indiendatum) en 29 maart (datum communicatie met partijen en versturen brieven): Grondige beoordelingsproces en de brieven met het voornemen tot gunning en afwijzing opgemaakt. 29 maart: Voornemen tot gunning bekend. Partijen zijn hiervoor eerst telefonisch op de hoogte gesteld waarna via TenderNed de gemotiveerde brieven zijn verstuurd.

Tussen 30 maart en 17 april: Wettelijke stand-stil periode. 18 april: Definitieve gunning bekend bij uitblijven kortgeding via rechtbank Den Haag.

b. Kan de gemeenteraad inzage krijgen in de onderliggende documenten, eventueel vertrouwelijk? Zo nee, waarom niet?

Ja dat kan mits het geen gevoelige bedrijfsinformatie bevat.

c. Zijn bij het behalen van punten/scores tijdens het aanbestedingsproces ook zaken als kennis, expertise en ervaring meegewogen? Zo nee, waarom niet? Zo ja, hoe is dit meegewogen?

Ja, deze punten zijn meegewogen en omvatten onder andere lokale kennis/ervaring en (regionaal) netwerk). De weging tussen kwaliteit en prijs is 70/30. De expertise, kennis en ervaring zijn eveneens getoetst in de gevraagde referenties van navolgende kerncompetenties: a) Inschrijver heeft gedegen en aantoonbare ervaring op het gebied van toeristische promotieactiviteiten. b) Inschrijver heeft gedegen en aantoonbare toeristische kennis over Katwijk en omgeving.

5. In de Najaarsbestuursrapportage 2022 staat op pag. 37 dat er een meerjarige SLA wordt opgesteld met VVV Katwijk en Leiden Marketing ten behoeve van marketing en promotie van Katwijk als aantrekkelijke badplaats. De meerjarige SLA heeft naast het trekken van recreanten en bezoekers ook als doel om het imago van Katwijk als aantrekkelijke plek om te wonen en te werken te verstevigen. In Q4 worden aanbestedingstrajecten gestart voor de front en backoffice van VVV-Katwijk. Dit moet resulteren in SLA ’s voor genoemde activiteiten die begin 2023 ingaan.

Welke partijen de front- en backoffice gaan invullen wordt bekend na de aanbesteding.

a. Kan het college verklaren waarom de planning niet is gehaald en er nog geen SLA’s (service level agreements) liggen die begin 2023 zijn ingegaan?

Door een tekort aan ambtelijke capaciteit was dit niet mogelijk en moest dit uitgesteld worden. Dit proces is, zoals omschreven bij punt 4a, in oktober 2022 opgestart. Het verwerken van de marktconsultatieresultaten in het Programma van Eisen heeft meer tijd gevergd dan was voorzien.

Daarbij is extra tijd genomen om de inschrijvingen grondig te beoordelen. Er is niet gekozen om de bestaande overeenkomst opnieuw te verlengen met als reden om een mogelijk nieuwe exploitant van het toeristenseizoen te laten profiteren zodat investeringen voor 2023 ook nog terugverdiend kunnen worden. Tenslotte kan pas na de afronding van een aanbesteding een SLA opgesteld worden.

b. Waarom kiest het college voor meerjarige SLA’s en betekent dit dat de gunning voor het Katwijkse VVV-punt dan ook meerjarig is?

Het klopt dat er voor meerjarige SLA’s gekozen wordt en dat de gunning voor het Katwijkse VVV-front en backoffice ook meerjarig is; 8 jaar. Indien dit jaarlijks geschiedt, zou ieder jaar een aanbesteding moeten plaatsvinden wat mogelijk telkens een andere aanbieder oplevert, wat de continuïteit van de Katwijkse VVV niet ten goede komt en veel ambtelijke capaciteit kost. Jaarlijks houden we een tussentijdse evaluatie zodat de VVV optimaal ingezet blijft worden voor de toeristische informatievoorziening. Hierbij toetsen we de uitvoering en geoffreerde kwaliteit.

 4/4

Ons kenmerk:

Z3017792D3110019

c. Van de frontoffice van VVV-Katwijk is dus nu bekend dat deze naar een andere partij gaat. Kan het college melden in welke handen de backoffice van VVV Katwijk komt/blijft?

Leiden&Partners, die het huidige backoffice invult, zal ook voor de nieuwe VVV-periode de backofficeactiviteiten uitvoeren.

d. Hoe is volgens het college de samenwerking tussen Leiden Marketing (tegenwoordig Leiden&Partners) en het voormalig VVV-punt in Katwijk verlopen? Is de backoffice van de VVVKatwijk (Leiden&Partners) nog op enigerlei betrokken geweest bij de uitkomst van de keuze voor de frontofficepartij?

Voor zover wij dit kunnen beoordelen, is de samenwerking naar tevredenheid verlopen. De backoffice is niet betrokken geweest bij de keuze van de frontoffice, aangezien dit de objectiviteit van de keuze had kunnen beïnvloeden.

6. a. Kan het college concreet aangeven wat er in de tussentijd wordt gedaan om de volwaardige VVV-functie op professionele manier in stand te houden?

Bezoekers die bij het voormalige VVV-kantoor komen, worden doorverwezen naar de nieuwe locatie (toezegging huidige exploitant), informatiemateriaal wordt overgenomen en het e-mailadres van de VVV wordt overgenomen. De backoffice is niet uit de lucht geweest wat betreft informatie over de toeristische aspecten van Katwijk. Vanuit de backoffice wordt ook het voorzitterschap van het toeristisch platform overgenomen.

b. Hoelang gaat het duren, schat het college in, voordat de nieuwe exploitant de VVV- faciliteiten op orde heeft, inclusief ingerichte ruimte en ingewerkte medewerkers?

De start van het op orde krijgen van de nieuwe faciliteiten is begonnen. Alles wordt in gang gezet om een ander zo snel mogelijk op te starten. Hierover zijn we in gesprek met de huidige exploitant. De verwachting is dat begin mei het nieuwe kantoor zal opengaan met de benodigde faciliteiten. De medewerkers zullen overigens snel ingewerkt zijn aangezien men veel dienstverlenende ervaring heeft met andere activiteiten van Rederij Van Hulst.

c. Is het gesprek gevoerd over de openingstijden die het nieuwe VVV-kantoor gaat hanteren? Kan het college aangeven of de VVV evenveel open zal zijn?

In het Programma van Eisen hebben we een jaarronde exploitatie gevraagd maar geen exacte openingstijden geëist. De invulling hiervoor is aan de exploitant.

d. Kan het college aangeven waar de nieuwe VVV wordt gevestigd?

De nieuwe VVV wordt tegenover Zwaaikom 11 gevestigd.