05 Schriftelijke vragen en antwoorden Reglement van orde en verordening op de dialoogvergaderingen.docx
Een raadslid stelde op 27 september 2022 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Eijsden-Margraten (21 vragen).
In het kort
21 vragen en wat het college antwoordt
- De titel van dit reglement. → De titel verwijst naar het feit dat in de verordening de regels zijn verwoord die gelden tijdens de vergaderingen van de raad.
- Artikel 3 De Griffier: a. lid 3 Deelname aan de beraadslagingen betekent ook een inhoudelijke deelname, is dit zo bedoeld of beperkt zich dit voor de griffier tot… → De griffier maakt geen deel uit van de gemeenteraad.
- Algemeen: volgens de verordening is de griffier bij elke vergadering aanwezig en kan zich eventueel laten vervangen. → De griffie vervult meerdere taken tijdens de raadsvergadering.
- Hoofdstuk 2 artikel 4 Onderzoek geloofsbrieven raadsleden. → Het wettelijk geregeld onderzoek van de ‘commissie onderzoek geloofsbrieven’ bestaat uit het controleren van de woonplaatsvereiste, de leeftijd, het feit of er sprake is van openbare…
- Artikel 6 lid 3 tot en met 6 Vraag: is dit anders dan in het vorige reglement, want de aanpak is niet herkenbaar in hoe het tot nu toe ging. → Alle administratieve voorwerk wordt door de griffie gedaan.
- Artikel 13 Hoe lang gebruiken we deze semi religieuze tekst al? → De tekst is dezelfde als gebruikt werd in Reglement van de raad 2011, 2014, 2018 en nu dus 2022.
- Artikel 15 Er is een verschil tussen deelnemen aan de vergadering (technisch) en deelnemen aan de beraadslagingen (inhoudelijk). → De wijze van deelnemen is afhankelijk van de aard van het onderwerp dat aan de orde is.
- Artikel 16 voorstellen van orde mogen op dit moment, onder deze burgemeester, niet toegelicht worden. → Het is aan de voorzitter hoe hij omgaat met ordevoorstellen.
Overgenomen uit de brief van het college; hieronder staan de volledige vragen en antwoorden.
Aanleiding
Raadsvergadering 27 september 2022 Schriftelijke vragen Raadsvoorstel 5:
Reglement van orde en andere werkzaamheden van de raad en Verordening op de Dialoogvergaderingen.
--
1. In het Artikel 21 van het Reglement van Orde inzake het spreekrecht van burgers wordt nog gesproken over de beeldvormende en oordeelsvormende vergadering. Verder wordt er aangegeven dat inspraak fysiek nu niet mogelijk is omdat het gemeentehuis in coronatijd gesloten is. Genoemde zaken zijn niet meer in overeenstemming met de actualiteit.
Antwoord:
In het nieuwe Reglement van Orde staat onder artikel 21 ‘Artikel 21 Sluiting van de vergadering: slotwoord’. Wellicht verwijst u naar het voorblad van het Spreekrecht zoals toegevoegd aan agendapunt 3. Hier wordt verwezen naar het spreekrecht van de vergadering op 27 september aanstaande. In díe vergadering is namelijk het huidige Reglement van Orde nog van toepassing.
De tekst die verwijst naar Corona is inderdaad een omissie. Vanaf de nieuwe cyclus (na vaststelling van het nieuwe Reglement van Orde), zal dat aangepast worden.
Zie de vergaderstukken voor de cyclus van oktober 2022.
--
--
1
Vragen en antwoorden
Vraag 1
De titel van dit reglement. Hoe moet deze titel worden uitgelegd en hoe dekt die de lading van dit document? Bijvoorbeeld: gelden de regels voor de raadsvergadering dan precies zo bij alle werkzaamheden van de raad? Wat valt onder werkzaamheden van de raad?
Antwoord van het college
De titel verwijst naar het feit dat in de verordening de regels zijn verwoord die gelden tijdens de vergaderingen van de raad. Onder de werkzaamheden van de raad vallen bijv. het Presidium, Onderzoek geloofsbrieven en het instellen van commissies. Het instellen van deze gebeurt in het Reglement. Het gaat dus verder dan alleen de raadsvergadering.
Vraag 2
Artikel 3 De Griffier: a. lid 3 Deelname aan de beraadslagingen betekent ook een inhoudelijke deelname, is dit zo bedoeld of beperkt zich dit voor de griffier tot informatieverstrekking?
Antwoord van het college
De griffier maakt geen deel uit van de gemeenteraad. Hij is wel een van de deelnemers aan de vergadering en derhalve bij elke vergadering aanwezig is. Desgewenst kan hem het woord worden verleend.
b. Lid 4 De griffier zorgt voor ondersteuning van wie tijdens de vergadering?
Antwoord:
De griffier ondersteunt de vergadering. In de praktijk is dat de voorbereiding, de vergadering en de uitwerking.
Vraag 3
Algemeen: volgens de verordening is de griffier bij elke vergadering aanwezig en kan zich eventueel laten vervangen. Waarom zijn er dan telkens twee personen aanwezig bij de vergaderingen. Waarom is er in plaats van een tweede (ondersteunende) griffier geen notulist zodat een wat uitgebreider inhoudelijk verslag gemaakt wordt?
Antwoord van het college
De griffie vervult meerdere taken tijdens de raadsvergadering. Een aantal voorbeelden daarvan zijn het ondersteunen van de voorzitter, het proces van de vergadering bewaken, bewaken van juiste besluitvorming en meerdere technische handelingen (live verbinding, digitale verslaglegging). Zoals afgesproken worden er geen notulen gemaakt, dus een notulist is ook niet aan de orde. De vorm van de verslaglegging is bepaald in het reglement van orde.
Vraag 4
Hoofdstuk 2 artikel 4 Onderzoek geloofsbrieven raadsleden. Waar wordt naar gekeken? Hoe verloopt het onderzoek? Wie schrijft het advies?
Antwoord van het college
Het wettelijk geregeld onderzoek van de ‘commissie onderzoek geloofsbrieven’ bestaat uit het controleren van de woonplaatsvereiste, de leeftijd, het feit of er sprake is van openbare functies die in strijd zijn met de gemeentewet en de opgave van de nevenfuncties. Dat is een administratief onderzoek op basis van de gegevens die worden aangeleverd door de kandidaat bij de benoeming en een uittreksel uit de basisregistratie van de gemeente. Het advies is niet meer en niet minder dan het vermelden dat de kandidaat raadsleden kunnen worden toegelaten en wordt ondertekend door de leden van de commissie. 2
Vraag 5
Artikel 6 lid 3 tot en met 6 Vraag: is dit anders dan in het vorige reglement, want de aanpak is niet herkenbaar in hoe het tot nu toe ging. De commissie wekte tot nu toe niet de indruk serieus onderzoek te hebben gedaan in die 10 minuten dat ze zich tijdens de vergadering terugtrokken. Wat ging daar dan aan vooraf?
Antwoord van het college
Alle administratieve voorwerk wordt door de griffie gedaan. Alle documenten die hiervoor nodig zijn worden door de commissieleden bekeken en onderzocht. Dit gebeurt vaak al op voorhand en zodat tijdens de vergadering het onderzoek formeel kan worden afgerond.
Vraag 6
Artikel 13 Hoe lang gebruiken we deze semi religieuze tekst al? Is een openingstekst als deze verplicht?
Antwoord van het college
De tekst is dezelfde als gebruikt werd in Reglement van de raad 2011, 2014, 2018 en nu dus 2022.
Vraag 7
Artikel 15 Er is een verschil tussen deelnemen aan de vergadering (technisch) en deelnemen aan de beraadslagingen (inhoudelijk). Hoe is dit artikel bedoeld?
Antwoord van het college
De wijze van deelnemen is afhankelijk van de aard van het onderwerp dat aan de orde is.
Dat kan bijvoorbeeld een inhoudelijke toelichting zijn of meer ceremonieel of bijv. de gouverneur die een profielschets komt ophalen.
Vraag 8
Artikel 16 voorstellen van orde mogen op dit moment, onder deze burgemeester, niet toegelicht worden. Bij de vorige mocht dat wel. Hoe is dit bij ons geregeld, wie bepaalt dat?
Antwoord van het college
Het is aan de voorzitter hoe hij omgaat met ordevoorstellen. Dat is in dit reglement niet geregeld.
Vraag 9
Artikel 19 lid 2 Waarom plaatst de griffier geen beeldregistratie op de website?
Antwoord van het college
Op de website staat bij het hoofdstuk gemeenteraad een link naar de beeldregistratie op youtube.
Vraag 10
Artikel 19 lid 4 a. Hoe ondervangt met deze besluitenlijst eventuele technische mankementen in de verslaglegging in beeld en geluid?
Antwoord van het college
Op drie verschillende manieren wordt de besluitenlijst gegarandeerd. Via het systeem van Webcast wordt een archiefopname gemaakt. Er wordt een beeld- en geluidsopname via Youtube gemaakt. En de griffie noteert de toezeggingen en besluiten tijdens de vergadering.
b. Hoe is deze besluitenlijst wettelijk voldoende, gezien het feit dat beeld en of geluid niet als officieel verslag geldt?
Antwoord:
Het is enkel verplicht de besluiten openbaar te maken. Geluid en beeld is aanvullend daarop.
c. Hoe lang wordt deze verslaglegging bewaard, incl. beeld en of geluid?
Antwoord:
Minimaal volgens de termijnen van de archiefwet.
3
Verordening op de raadsdialogen Wij zijn ons ervan bewust dat in het presidium is afgesproken dat na twee cycli geëvalueerd wordt hoe deze vergaderinvulling bevalt en eventueel zaken aangepast worden. De verordening moet echter toekomstbestendig zijn vandaar dat wij toch enkele zaken ter discussie stellen. Vooruitlopend daarop enkele vragen en opmerkingen.
Vraag 11
Algemeen: Uit deze verordening kunnen wij niet opmaken dat de wethouders aanwezig zijn en hoe zij meedoen. Datzelfde geldt voor de ambtenaren. Artikel 2 Waarom leggen we in de verordening de verdeling van de dialoogvergaderingen vast, terwijl dat iets is wat in december al kan wijzigen als we evalueren? Kan dat niet algemener geformuleerd worden.
Antwoord van het college
Gekozen is op verzoek van de raad om de wethouders meer in positie te brengen in deze vergadering. Daarnaast wilde de raad ook de positie van de ambtenaren in de beeldvormende vergadering behouden. Laat de praktijk nu eerst maar uitwijzen hoe daar mee wordt omgegaan.
De verdeling over de Dialoogvergaderingen is gekozen door een meerderheid van het Presidium. Ook hier geldt laat de praktijk de eerste maanden maar uitwijzen of dit juist is of niet.
Vraag 12
Artikel 3 Wat is een dialoog anders dan een gesprek of een gedachte-uitwisseling? Hier wordt het als een zelfstandig orgaan voorgesteld dat bij elkaar komt om te vergaderen. Zoals (wel klopt) in commissie en commissievergaderingen welke zijn vergaderingen van de commissie. Een dialoog kan dus ook niks doen of uitbrengen, er kan wel iets uit voortkomen bijvoorbeeld een advies. Taalkundig ‘Dialoog’ op deze wijze gebruiken is incorrect (complete onzin).
Antwoord van het college
Een Dialoogvergadering heeft wettelijk de status van een adviescommissie aan de raad.
Dus de vergadering brengt advies uit aan de raad. Dat kan een inhoudelijk advies zijn of een procedurele opmerking. Het is aan de raad vervolgens om iets met het advies te doen.
Vraag 13
Artikel 4 lid 1 Waarom mogen burgerraadsleden niet zonder raadslid deelnemen aan de dialoogvergadering? Ze zijn immers door de raad aangesteld en beëdigd door de burgemeester. In de dialoogvergadering vindt geen besluitvorming plaats, wat alleen aan raadsleden is voorbehouden.
Antwoord van het college
Door deze constructie is gekozen voor continuïteit in de terugkoppeling naar de farcties.
Vraag 14
Artikel 12 Is de conclusie (niet) rijp voor beraad ook een advies?
Antwoord van het college
De Dialoogvergadering brengt een advies uit aan de raad. Dus of een onderwerp rijp voor beraad is of juist niet is advies.
Vraag 15
Artikel 15 Definieer raadsaangelegenheden. Wat bieden wij mensen die iets willen vertellen aan de raad, wat niet past binnen deze omschrijving?
Antwoord van het college
4
De dialoogvergadering is een voorbereidende vergadering voor de raadsvergadering.
Fracties zijn voor inwoners bereikbaar via de eigen kanalen van fracties, kunnen in gesprek gaan met fracties, kunnen fracties uitnodigen etc.
Vraag 16
Lid 4 Waarom de vermelding dat de voorzitter kan toestaan om iets te vragen aan insprekers, waarom mogen deelnemers van de dialoogvergaderingen dit niet standaard doen? Eventueel met een beperking in tijd.
Antwoord van het college
De voorzitter moet de vrijheid hebben om te oordelen of dit onderwerp wel/niet aan de raad toekomt.
Vraag 17
Artikel 18 Waarom is er een verslag en een advies, waarom is dat niet één geheel, waarbij de adviezen in het verslag zijn opgenomen?
Antwoord van het college
In de handelingen aan de deelnemers, de adviezen en de toezeggingen indien aan de orde.
Vraag 18
Lid 2 b Wie zijn de afwezigen in dit geval? Wij nemen aan de afwezigen die wel aangemeld waren om deel te nemen.
Antwoord van het college
Helemaal correct. Aangemelde deelnemers die om een of andere reden toch niet deelnemen.
Vraag 19
In geval een aangemelde spreker verhinderd is, mag die dan vervangen worden op het laatste moment?
Antwoord van het college
Bepalend is wie bij aanvang van de vergadering is aangemeld voor de vergadering. Dus een mutatie kan tot het begin van de vergadering plaatsvinden.
Vraag 20
Lid 6 Vallen onder elektronische verslageen ook geluidsopnamen?
Antwoord van het college
Ja.
Vraag 21
Binnen welke termijn is het verslag beschikbaar? Dit is immers nodig ter voorbereiding op de besluitvormende vergadering.
Antwoord van het college
Het streven is voor het weekend voorafgaand aan de vergadering de handelingen klaar te hebben.
5
Bron: raadsinformatie van de gemeente Eijsden-Margraten (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.