mislukking VTH-systeem Omgevingsdienst.pdf
Een raadslid stelde op 28 mei 2025 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Groningen (16 vragen).
In het kort
16 vragen en wat het college antwoordt
- Welke concrete signalen waren er in 2024 (of eerder) dat de implementatie mislukte en waarom is er toen niet direct ingegrepen? → Na interne signalen heeft de directie van de ODG sinds oktober 2023 ingrepen gedaan in het implementatietraject van Omnimap om de voortgang te bewerkstellingen door diverse gesprekken met…
- Hoe en wanneer is het bestuur van de ODG hierover geïnformeerd? → Wanneer was het College op de hoogte en waarom is de gemeenteraad niet eerder geïnformeerd?
- Waarom liep de samenwerking tussen ODG en Omnimap niet goed en wat is er geprobeerd om deze samenwerking te laten slagen? → Zie ons antwoord op vraag 1.
- Hoe heeft het onafhankelijke inkoopadviesbureau de aanbesteding in 2022 begeleid en waarom is voor deze specifieke leverancier gekozen? → In 2022 is de ODG door een inkoopadviesbureau begeleid bij de aanbestedingsprocedure.
- Zijn er voorafgaand aan de gunning risicobeoordelingen uitgevoerd op de haalbaarheid en betrouwbaarheid van de gekozen leverancier en het gekozen systeem? → Met twee partijen is een Proof of Concept-proces doorlopen, waarin de partijen met de ODG een prototype van het systeem ontwikkelden.
- Op welke wijze is de leverancier getoetst op ervaring met vergelijkbare implementaties bij andere omgevingsdiensten? → De leverancier had ten tijde van de aanbesteding geen ervaring bij andere omgevingsdiensten, dit was bekend bij de ODG.
- Waarom is niet direct gekozen voor een standaard en bewezen systeem in plaats van een maatwerkoplossing die nu onbruikbaar blijkt? → Ten tijde van de voorbereiding van de aanbesteding (2021) en van de aanbesteding (2022) waren de VTH-systemen in de markt nog niet voorbereid op de Omgevingswet.
- Hoe wordt geborgd dat de selectie van de nieuwe leverancier beter verloopt en dat er dit keer wél een werkend systeem wordt geleverd? → Voor het nieuwe systeem vindt er een marktverkenning plaats waarbij o.a. voorwaarde is dat het systeem al bij andere omgevingsdiensten naar tevredenheid draait.
Overgenomen uit de brief van het college; hieronder staan de volledige vragen en antwoorden.
Aanleiding
Onderwerp
Beantwoording vragen ex art. 36 RvO van D66 over de bestuurlijke mislukking bij de implementatie van het VTH-systeem van de Omgevingsdienst Groningen Ter informatie
De leden van de raad van de gemeente Groningen te GRONINGEN
Telefoon Datum
14 050 19-03-2025
Bijlage(n) 1
Ons kenmerk
70859-2025
Uw brief van -
Uw kenmerk
-
Geachte lezer,
Hierbij doen wij u toekomen ons antwoord op de door mevrouw A. Poelstra-Bos (D66) gestelde vragen ex art. 36 RvO over de bestuurlijke mislukking bij de implementatie van het VTH-systeem van Omgevingsdienst Groningen (ODG). De brief van de vragensteller treft u als bijlage aan.
De Omgevingsdienst Groningen (ODG) is een gemeenschappelijke regeling van alle Groningse gemeenten en de provincie Groningen (en ook de provincies Friesland en Drenthe voor de Seveso taken). Het bestuur van de ODG bestaat uit een Algemeen bestuur, Dagelijks bestuur en een directie. De directie is belast met de dagelijkse aansturing van de ODG. Het algemeen bestuur is eindverantwoordelijk en legt daarover verantwoording af aan de deelnemers. Het dagelijks bestuur bereidt beslissingen van het algemeen bestuur voor en voert de beslissingen van het algemeen bestuur uit. Het algemeen en dagelijks bestuur neemt daarmee beslissingen over het beleid van de ODG. Vanuit elke gemeente en de provincie zit een wethouder/gedeputeerde in het Algemeen bestuur, het Dagelijks bestuur (DB) is een afvaardiging hiervan.
Voor de gemeente Groningen houdt de ODG zich bezig met vergunningverlening bij en toezicht op het milieugedeelte van de Omgevingswet.
In 2022 is gestart met de aanbesteding en implementatie van een nieuw VTH-systeem.
Volgvel 1
Vragen en antwoorden
Vraag 1
Welke concrete signalen waren er in 2024 (of eerder) dat de implementatie mislukte en waarom is er toen niet direct ingegrepen?
Antwoord van het college
Na interne signalen heeft de directie van de ODG sinds oktober 2023 ingrepen gedaan in het implementatietraject van Omnimap om de voortgang te bewerkstellingen door diverse gesprekken met Omnimap te voeren en een onafhankelijke audit op de implementatie. In maart 2024 heeft de ODG een onderzoek (second opinion) laten doen over de haalbaarheid van de implementatie.
Uit de second opinion bleek dat de implementatie nog succesvol afgerond zou kunnen worden, door o.a. een strakkere sturing, een beter opdrachtgeverschap en versterking van de projectorganisatie. Dat heeft geleid tot een bijgestelde planning met tussentijdse opleveringen van onderdelen van het systeem en betere monitoring voor 2024.
Echter bleek dat de deadlines voor opleveringen meermaals opschoven en de kwaliteit onvoldoende was. Ondersteund door een advocaat is meermaals overleg gevoerd met de leverancier om verbeteringen te bewerkstelligen. Helaas is dit onvoldoende gelukt.
De directie van de ODG en de leverancier hebben daarom besloten te stoppen met de implementatie.
Vraag 2
Hoe en wanneer is het bestuur van de ODG hierover geïnformeerd?
Antwoord van het college
Wanneer was het College op de hoogte en waarom is de gemeenteraad niet eerder geïnformeerd?
De directie van de ODG heeft het AB tijdens de reguliere bestuursvergaderingen over de voortgang van de implementatie op de hoogte gehouden. In de ontwerp-begroting ODG 2025 (mei 2024) is uw raad voor het laatst geïnformeerd over de implementatie van het VTH-systeem. In december 2024 en januari 2025 zijn er extra vergaderingen geweest over de ontwikkelingen rondom de implementatie.
De gemeenteraad is toen niet geïnformeerd, omdat er nog geen besluit over was genomen. Het was ook de intentie om er met de leverancier uit te komen.
Vraag 3
Waarom liep de samenwerking tussen ODG en Omnimap niet goed en wat is er geprobeerd om deze samenwerking te laten slagen?
Antwoord van het college
Zie ons antwoord op vraag 1.
Vraag 4
Hoe heeft het onafhankelijke inkoopadviesbureau de aanbesteding in 2022 begeleid en waarom is voor deze specifieke leverancier gekozen?
Antwoord van het college
In 2022 is de ODG door een inkoopadviesbureau begeleid bij de aanbestedingsprocedure. Het bureau heeft daarbij het proces begeleid, om te borgen dat de aanbesteding conform de Aanbestedingswet werd uitgevoerd.
De leverancier is geselecteerd omdat deze tijdens de beoordeling van de inschrijvende partijen het beste aansloot op het programma van eisen dat de directie van de ODG had neergelegd.
Vraag 5
Zijn er voorafgaand aan de gunning risicobeoordelingen uitgevoerd op de haalbaarheid en betrouwbaarheid van de gekozen leverancier en het gekozen systeem?
Antwoord van het college
Met twee partijen is een Proof of Concept-proces doorlopen, waarin de partijen met de ODG een prototype van het systeem ontwikkelden.
Volgvel 2
Vraag 6
Op welke wijze is de leverancier getoetst op ervaring met vergelijkbare implementaties bij andere omgevingsdiensten?
Antwoord van het college
De leverancier had ten tijde van de aanbesteding geen ervaring bij andere omgevingsdiensten, dit was bekend bij de ODG. Wel had de leverancier bij een grote gemeente een systeem voor vergunningverlening geïmplementeerd. De leverancier is geselecteerd omdat deze het beste aansloot bij het toenmalige programma van eisen.
Ervaring bij andere omgevingsdiensten is in 2022 minder zwaar gewogen dan andere criteria.
Vraag 7
Waarom is niet direct gekozen voor een standaard en bewezen systeem in plaats van een maatwerkoplossing die nu onbruikbaar blijkt?
Antwoord van het college
Ten tijde van de voorbereiding van de aanbesteding (2021) en van de aanbesteding (2022) waren de VTH-systemen in de markt nog niet voorbereid op de Omgevingswet.
Alle omgevingsdiensten (en gemeenten en provincies) moesten hun systemen aanpassen op deze wet, voor de ODG gold aanvullend dat er een volledig nieuw VTHsysteem moest worden gezocht vanwege de maximale gebruikstermijn van het oude systeem. Het oude systeem bood op dat moment beperkte integratie van gegevensbronnen en andere systemen, hetgeen een wens was van de ODG. Ook was de gebruiksvriendelijkheid van het oude systeem beperkt en waren de kosten voor aanpassingen hoog.
In de aanbesteding in 2022 is gezocht naar een systeem dat flexibel was, eenvoudig gewijzigd kon worden als gevolg van wijzigingen in wet- en regelgeving, meerdere onderdelen in één systeem kon integreren en gebruiksvriendelijker was. De leverancier die geselecteerd is, leek hieraan te kunnen voldoen.
Vraag 8
Hoe wordt geborgd dat de selectie van de nieuwe leverancier beter verloopt en dat er dit keer wél een werkend systeem wordt geleverd?
Antwoord van het college
Voor het nieuwe systeem vindt er een marktverkenning plaats waarbij o.a. voorwaarde is dat het systeem al bij andere omgevingsdiensten naar tevredenheid draait.
Tegelijkertijd vindt er in opdracht van het Algemeen Bestuur een evaluatie plaats van de aanbesteding en uitvoering van dit VTH-systeem.
Vraag 9
Zijn er juridische stappen overwogen of gezet tegen de leverancier om (een deel van) de schade te verhalen?
Antwoord van het college
De ODG heeft juridisch advies gevraagd over de manieren waarop de beëindiging van de implementatie vorm kon krijgen. De verwachting was dat een eventuele juridische procedure een lang en kostbaar traject zou worden, waarbij van tevoren de uitkomst niet vast staat. Ook was de verwachting dat de leverancier procedures tegen de ODG zou opstarten. Daarom hebben de ODG en de leverancier afgesproken om door middel van een Vaststellingsovereenkomst (VSO) de samenwerking te beëindigen en afspraken te maken over de kosten.
Vraag 10
Kunnen de financiële gevolgen worden opgevangen in de bestaande begroting of moet o.a. de gemeente Groningen een eventuele extra bijdrage leveren?
Antwoord van het college
Zo ja, kan het College aangeven hoe groot de extra bijdrage voor Groningen (ongeveer) zal zijn?
De gemeente Groningen is samen met de andere gemeenten in de provincie en de provincie Groningen deelnemer in de gemeenschappelijke regeling. Voor de kosten is een verdeelsleutel opgesteld. Afhankelijk van de ingebrachte taken is de verdeelsleutel ingericht. De gemeente Groningen is voor 7,1% van de kosten verantwoordelijk.
Volgvel 3
Een groot deel van de kosten van het nieuwe VTH-systeem kan worden gedekt uit de begroting van de ODG, maar het is ook noodzakelijk gebleken dat de deelnemers gezamenlijk een eenmalige extra bijdrage van geschat € 1.090.000 doen. Deze bijdrage zal worden verwerkt in de eerstvolgende begrotingswijziging, die in april voor zienswijze wordt aangeboden aan raden en staten.
Voor de gemeente Groningen zou dit een bedrag van €77.390 euro betekenen. Het totale (geschatte) bedrag voor de kosten voor de nieuwe implementatie is €2.570.000.
Vraag 11
Hoe wordt gegarandeerd dat de extra bijdrage die Groningen mogelijk moet leveren niet ten koste gaat van andere publieke taken?
Antwoord van het college
Na vaststelling van de noodzakelijk eenmalige extra bijdrage, zoals genoemd in de beantwoording bij vraag 10, in het algemeen bestuur van de ODG nemen we deze aanvullende bijdrage mee in onze voortgangsrapportages. Naar verwachting zal dit niet ten koste gaan van andere publieke taken.
Vraag 12
Wat zijn de geschatte kosten voor de nieuwe implementatie en wanneer is duidelijk hoe dit opgevangen zal worden?
Antwoord van het college
Zie ons antwoord op vraag 10.
Vraag 13
Op welke wijze wordt de gemeenteraad op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen rondom de nieuwe implementatie?
Antwoord van het college
Het Algemeen Bestuur van de ODG verzorgt de communicatie richting raden en staten. Zij zullen de gemeenteraad informeren.
Daarnaast wordt uw raad periodiek geïnformeerd over de gemeenschappelijke regelingen via de P&C cyclus. Tot slot biedt de directie van de ODG jaarlijks in het voorjaar een toelichting aan uw raad aan op de jaarrekening en ontwerpbegroting en eventuele begrotingswijzigingen.
Vraag 14
Welke lessen heeft het College getrokken uit deze mislukking en hoe worden deze structureel verankerd in toekomstige ICT-projecten?
Antwoord van het college
Dit besluit heeft het Algemeen Bestuur van de ODG genomen, volgens de regeling Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Groningen.
Door middel van een evaluatie wordt onderzocht in welk stadium verbeteringen nodig zijn zodat dit in de werkprocessen geborgd kan worden om dit bij toekomstige ICTprojecten te voorkomen.
Vraag 15
Heeft er vertraging of verstoring plaatsgevonden van de dagelijkse werkzaamheden van de ODG door gebruik van het nieuwe systeem?
Antwoord van het college
Zo ja, welke?
Op dit moment werken medewerkers van de ODG met de tot nu toe opgeleverde onderdelen van het VTH-systeem, aangevuld met andere systemen. Daarmee kunnen de werkzaamheden doorgang vinden, echter zijn de doorlooptijden op onderdelen langer.
Volgvel 4
Vraag 16
Vindt er nu vertraging of verstoring plaats van de dagelijkse werkzaamheden van de ODG door terug te gaan naar het oude systeem?
Antwoord van het college
Zo ja, welke?
Het contract met het oude systeem is beëindigd, daar kan niet op teruggevallen worden. Zie ons antwoord op vraag 15 voor de huidige werkwijze.
Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Bron: raadsinformatie van de gemeente Groningen (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.