vragen informatieavond ABG Huisvesting 17 januari 2023
Een raadslid stelde op 8 februari 2023 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Baarle-Nassau.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Beantwoording van vragen, gesteld in de informatiebijeenkomst van de drie gemeenteraden, op dinsdag 17 januari 2022, over het onderwerp c.q. raadsvoorstel huisvesting ABG-organisatie. 23 januari 2023.
Inleiding Tijdens de informatiebijeenkomst op 17 januari 2023 is toegezegd een aantal gestelde vragen schriftelijk te beantwoorden.
Dit als aanvulling op de toelichting en de reeds gegeven antwoorden tijdens de bijeenkomst.
Motivatie voor de locatie / voormalige hockeyvelden in Rijen In het rapport “Met het oog op de toekomst” van april 2021 is aangegeven dat bovengenoemde locatie voldoet aan de bestuurlijke en ambtelijke wensen en voorkeur voor de nieuwe huisvesting.
Hieronder worden alle argumenten die pleiten voor de voorgestelde locatie kort op een rij gezet: 1 De grond is (reeds) in bezit van de gemeente Gilze en Rijen 2 De locatie is gunstig gelegen ten opzichte van de OV-voorzieningen, met name het NS-station Rijen (dit punt heeft een hoge prioriteit bij de ambtelijke organisatie) 3 De locatie is geschikt voor een kantoorlocatie: er is voldoende ruimte en is goed bereikbaar (voor zowel fiets als auto) 4 In de directe omgeving van de locatie is bekend dat aldaar in de toekomst bebouwing zal worden gerealiseerd 5 Ligging van de locatie aan de doorgaande weg van Breda-Tilburg (die in de toekomst ook nog verbreed gaat worden, waardoor bereikbaarheid nog verder verbetert) 6 Er is voldoende ruimte op de locatie om een voldoende parkeergelegenheid te realiseren 7 De nabijheid van groene buitenruimte en bos draagt bij aan een gezonde werkomgeving 8 De procedure voor herziening bestemmingsplan kan snel in gang worden gezet 9 Doordat de locatie nu bekend is, kan snel een aanvraag worden gedaan voor aansluiting op het energienet (zoals bekend is hieraan schaarste in Brabant en daardoor langere wachttijd voor nieuwe aansluitingen) 10 De locatie van het nieuwe kantoor biedt facilitaire voorzieningen in de nabijheid, zoals horeca- en sportvoorzieningen/fitness Aantal medewerkers in relatie tot benodigde ruimte Bij het opstellen van de ruimtestaat (zie rapport HEVO, onderdeel ruimtelijk en functioneel programma van eisen) is uitgegaan van 343,9 fte. Het aantal medewerkers is overigens groter dan het aantal fte; dit heeft te maken met het feit dat een aantal medewerkers parttime werkt. Voor parttimers is gerekend met een ruimte van een “halve” medewerker.
Naast de vaste formatieplaatsen moet ook rekening worden gehouden met extern ingehuurde medewerkers, die wel een werkplek behoeven. Dit zijn gemiddeld 60 medewerkers.
De flexnorm is 0.6 per medewerker.
Gevraagd is waar het verschil in zit met eerder opgegeven aantallen medewerkers in eerdere rapporten.
Dit betreft het rapport van BBN, van 24 april 2019, dat opgesteld is in het toenmalige onderzoek in het kader van het zogenoemde Audax-gebouw.
In dat rapport worden de volgende cijfers gehanteerd, gebaseerd op de personele samenstelling van begin 2019, te weten: 344 vaste medewerkers en 18 externe inhuur binnen de vastgestelde formatie.
Tezamen 362. De externe inhuur buiten de vastgestelde formatie is toen echter buiten beschouwing gelaten. In het voornoemde rapport werd uitgegaan van een flexnorm van 0.8 per medewerker. 1
Investeringskosten In het raadsvoorstel is voor nieuwbouw een investeringsbedrag aangegeven van 17.2 miljoen euro.
De opmerking is gemaakt dat in 2020 een investeringsbedrag is genoemd van 25 miljoen euro.
Voornoemd bedrag is gebaseerd op een indicatieve aanname van een adviseur van BBN, gebaseerd op algemene referenties van andere gemeentehuizen in ons land met ongeveer dezelfde oppervlakte als het Audax-gebouw.
Bovendien was de globale raming van 25 miljoen euro gebaseerd op een bruto oppervlak van afgerond 6.000 m2, dat is 1000 m2 meer dan in huidige plannen voor nieuwbouw (5.023 m2).
Dit verschil heeft vooral te maken met het feit dat in de berekening in 2020 rekening werd gehouden met ruimte voor raad en publieksservice. Dat is nu niet aan de orde omdat in het nieuwe kantoorgebouw voor de ABG geen ruimte is opgenomen voor het onderdeel bestuurszetel ca.
De totale investering zoals opgenomen in het raadsvoorstel is 17.2 miljoen euro.
De grondkosten zijn 1.262.300 euro, de bouwkosten 10.470.200 euro, bijkomende kosten 4.240.000 euro, onvoorzien 1.196.200 euro.
Onder bijkomende kosten vallen onder meer: planontwikkeling en -begeleiding, architect, procesmanagement, loon- en prijsstijgingen, heffingen, verzekeringen.
Exploitatielasten, onderdeel energie en overige exploitatielasten De geraamde energiekosten voor het nieuwe ABG-kantoor zijn 55.000 euro.
De energiekosten voor de huidige situatie (3 gebouwen) zijn ongeveer 143.000 euro (dit is exclusief recente gevolgen in verband met energiecrisis). In dit bedrag zit ook het aandeel van de bestuurszetels in het energiegebruik. Van de 143.000 euro heeft naar raming ongeveer 82.000 euro betrekking op het onderdeel ambtelijke organisatie.
Voor een eerlijk vergelijk tussen de situatie nu en de toekomstige situatie -met betrekking tot de ABG organisatie- dalen de energiekosten van 82.000 euro naar 55.000 euro, een besparing van 27.000 euro.
Dit alles is een raming met de kennis van nu; zoals bekend zijn de energiekosten door geopolitieke omstandigheden aan hevige fluctuaties onderhevig.
In het raadsvoorstel van Alphen-Chaam is een bedrag van in totaal 309.000 euro opgenomen voor exploitatielasten. Dat bedrag is juist. Daarvan heeft 228.000 euro betrekking op kapitaallasten en onderhoudslasten (zie het gezamenlijke raadsvoorstel) en 81.000 euro op overige exploitatielasten.
Hierbij moet gedacht worden aan verzekeringen, schoonmaakkosten etc. De overige exploitatielasten bedragen in totaal 330.000 euro, waarvan 81.000 euro voor Alphen-Chaam (71.000 euro voor Baarle-Nassau en 178.000 euro voor Gilze en Rijen).
Kosten renovatie kantoren Gilze en Rijen en Alphen Chaam bij handhaving huidige situatie Wanneer de huidige situatie, dat is de drie gebouwen zouden worden gehandhaafd dan moeten twee van de drie kantoren grondig worden aangepakt.
In het rapport van BBN van 2020 werd alleen al voor het onderdeel energie (van label F naar A) gerekend met een investering van ruim 8 miljoen euro.
In hetzelfde rapport wordt voor het geschikt maken van de 3 kantoren conform het uitgangspunt tijd- en plaatsonafhankelijk werken nog ettelijke miljoenen geraamd.
Intussen zijn de financiële omstandigheden ten opzichte van 2019/2020, toen de bovengenoemde ramingen zijn opgesteld, zeer aanzienlijk gewijzigd, lees verhoogd.
2
In het thans voorliggende raadsvoorstel wordt renovatie van het huidige gemeentehuis van Gilze en Rijen voor de ABG-organisatie geraamd op een bedrag van 15.3 miljoen euro.
En dan biedt het gebouw enkel en alleen ruimte voor de ambtelijke organisatie, niet voor de bestuurszetel, die dan elders in de gemeente een nieuwe plek moet vinden, met alle investeringen van dien.
Voorbereidingskrediet Het voorgestelde voorbereidingskrediet van 1 miljoen euro maakt onderdeel uit van het totale investeringsbedrag van 17.2 miljoen euro. Het bedrag van 1 miljoen kan zoals het zich thans laat aanzien uit de liquide middelen van de ABG-organisatie worden betaald. Mocht eventueel een lening -geheel of gedeeltelijk- toch noodzakelijk zijn dan zal die worden afgesloten met de BNG.
In dat geval moet rekening worden gehouden met een rentepercentage van 3%. De rente zou in dat geval maximaal 30.000 euro op jaarbasis zijn, die verrekend wordt met de 3 gemeenten op basis van de bekende verdeelsleutel uit de nota “Betalen en Genieten”.
Voor het eind 2023 / begin 2024 beschikbaar te stellen investeringskrediet, op basis van het definitief ontwerpplan, moet door het ABG-bestuur in ieder geval een lening bij de BNG worden afgesloten.
Met de financiële gevolgen daarvan is rekening gehouden in de raming voor de exploitatielasten voor het nieuwe kantoorgebouw van de ABG-organisatie (waarbij in de berekening tot nu toe is uitgegaan van een rentepercentage van 2%).
Ten besluit In het vertrouwen dat met deze reactie een voldoende reactie en toelichting is gegeven op de nog openstaande vragen van dinsdagavond 17 januari 2023.
Het ABG-bestuur
3
Bekijk de brief: Beantwoording vragen informatieavond ABG Huisvesting 17 januari 2023
Bron: raadsinformatie van de gemeente Baarle-Nassau (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.